導入事例

導入の決め手はLanScope Anならではの操作ログ管理! 利用状況を「見える化」し、スマートフォンの活用を促進!!

株式会社池下設計
株式会社池下設計
基本情報
設立
昭和48年
業種
建設設計業
デバイス数
465台(Android)
従業員数
539名
URL
http://www.ikeshita-sekkei.com/
事業内容
建築設計・生産設計(施工図)・施工管理等
利用用途
業務用スマートフォンの紛失対策、アプリ管理、操作ログ管理
1973年の会社設立以来、企業や公共施設、交通機関など日本を代表する建築物の設計・監理に携わってきた池下設計。2015年4月にさいたま市と金沢市に事業所を開設し、2016年4月には京都にも開設を予定している。事業の拡大には社員一人ひとりの生産性の向上は不可欠と考え、新たな取り組みとしてスマートフォンの支給を決めた。 スマートフォン導入後の社員の働き方の変化について、代表取締役社長の池下氏、システム担当者の小原氏にお話を伺った。
株式会社池下設計

同社設計・監理の東京メトロ浦安駅。平成25年度鉄道建築協会賞(作品部門)「入選」に入賞した。

「スマートフォンの導入と
CAMCARD・Google Appsの活用で生産性を向上

「営業にとっては社外からでもメールを簡単に確認、返信できるので、とても好評です。弊社はスマートフォンと一緒に名刺管理アプリのCAMCARDも導入しました。これまで社員が交換した名刺は個人で管理していましたが、スマートフォン導入後は、CAMCARDを使いデータを取り込むことで、名刺情報を会社全体の資産として管理ができています。社員が異動・退職しても取引先情報が簡単に引き継げる点は大きなメリットと考えています。」(小原氏)

また同社ではスマートフォンの導入前からGoogle Appsを導入していた。メールやスケジュール管理、会議室など会社施設の予約、異なる拠点間での会議用にハングアウトを駆使しており、これら全てをスマートフォンから利用できる点も社員の生産性向上に大きく寄与している。

株式会社池下設計 システム部 小原様

株式会社池下設計 システム部 小原様

導入の決め手は、利用状況を「見える化」できる操作ログ管理

順調に見えるスマートフォンの活用だが、導入前には懸念事項があったと同社代表取締役社長の池下氏は語る。

「スマートフォンの導入によりアプリの利用やWebサイトの閲覧など社員ができることの幅は拡がります。しかし一方で、業務外の操作やプライベートの電話を社員がしてしまうのではないか・・・スマートフォンの導入を検討する上で、コストに見合う活用ができるのかが、経営者としては気になりました。」(池下氏)

スマートフォンの管理方法を検討しはじめた当初は、アプリのインストール禁止や利用そのものを制御することも考えたが、『あれもダメ、これもダメ』ではせっかく導入したスマートフォンもフィーチャーフォンと変わらなくなってしまう。そこで社員に自由に使ってもらうために、その利用状況を把握したいと考え、同社が導入したのが、「LanScope An」だ。

LanScope Anは電話の発着信や不在着信、アプリの利用状況など、スマートフォンがどのように使われているのかを見える化することができる。

「アプリの利用回数や時間、電話の発着信ログを取得するだけでなく、利用傾向を様々な切り口で自動分析される点がわかりやすく、とても気に入りました。利用制御を加えることはせず、社員には自由にスマートフォンを使ってもらう。一方で過度な業務外の操作をしている場合には注意喚起で抑止効果を発揮できると期待しました。」(池下氏)

コストをかけて導入したスマートフォンを、ルールを守ってしっかり活用してほしい。池下氏が目指す「利便性とセキュリティの両立」は、LanScope Anだからこそ実現できる管理体制と言えるだろう。

株式会社池下設計 代表取締役社長 池下様

株式会社池下設計 代表取締役社長 池下様

端末別活用レポート画面(クリックで拡大)

端末別活用レポート画面(クリックで拡大)

アプリの起動回数・時間を分析し、
スマートフォンの有効活用へ

操作ログの取得は業務外操作の抑止につながるだけでなく、スマートフォンを社員が適切に活用しているか、導入後の投資対効果の見える化にも効果的だ。同社では名刺管理アプリCAMCARDの利用状況をLanScope Anのアプリ活用分析の機能を利用して確認している。

「当初は思った以上に名刺情報の取り込みが進んでいませんでした。そこでスマートフォンを利用している全社員の、CAMCARDの起動回数・時間の合計を確認すると、1ヶ月間で445回・9時間16分の利用時間でした。一見すると多いように思えたのですが、端末ごとの利用状況に偏りがあり、中にはほとんどアプリを起動していない社員もいました。そこでアプリを利用して積極的に名刺情報を取り込むよう社内通知を行いました。」(小原氏)

社内通知の結果、前月比1.5倍の724回・14時間26分と、利用時間が大幅に増加していることを数値で確認。ほとんどアプリを起動していなかった社員も、通知によって徐々に利用するようになり、集まってくる名刺情報も順調に増えていったという。

また社員がどのようなアプリをインストールしているかを把握することは、今後のスマートフォンの活用促進にもつながると小原氏は考える。

「社員の中には、自分の業務に活かせるアプリをインストールしている人もいて、逆に私が勉強させてもらうこともありました。スマートフォンの使い方は社員が持つ知識やノウハウに大きく依存すると思っています。そのため今後はスマートフォンを有効活用している社員の使い方を社内事例として発信することで、社員全体の生産性向上につながるのではないかと考えています。」(小原氏)

LanScope Anではアプリごとにインストールされている端末や台数を一覧で確認することができる。社内でインストール数が多いアプリが実際にはどのくらい使われているかを確認し、有効活用できていれば、社員に推奨アプリとして通知するなど、より活用を促進する展開を考えていきたいと小原氏は話す。

アプリ活用集計画面(クリックで拡大)

アプリ活用集計画面(クリックで拡大)

万が一の時も、位置情報の自動取得が紛失端末の発見に貢献

同社では操作ログの管理だけではなく、全国11拠点に点在するスマートフォンのセキュリティ・紛失対策を徹底している。例えば最小文字数6桁以上、10回連続で入力に失敗すると端末を初期化するなど、パスワード設定のルールをLanScope Anで一括適用している。

また万が一の紛失時に発見の確率を上げるため、LanScope Anで位置情報を自動取得している。これまでに3度、紛失したと連絡があったが、最後に取得した位置情報と移動履歴情報を社員に教えると、全て無事に発見し手元に戻ってきた。

「紛失連絡があった社員に『今日はこの様に移動して、最後に示されている場所はこの辺りだよ』と伝えると、実は紛失したのではなく、家に忘れて出社してきただけということもありました。1日どこで何をしていたかというのは、紛失に気がついた直後は冷静でいられなくなり、思い出せないようです。LanScope Anの位置情報は、社員のその日の行動を思い出してもらうために、抜群の機能ですね。」(小原氏)

移動履歴画面(クリックで拡大)

移動履歴画面(クリックで拡大)

部門の責任者がスマートフォンの活用を促進できる環境へ

現在は営業担当者にスマートフォンを支給している同社。今後はスマートフォン支給先の拡大も視野に入れている。また部門の責任者にLanScope Anの管理画面を閲覧できる権限を与えて、部門や現場でスマートフォンの利用状況の確認・促進を行える仕組みも検討しているという。

「システム担当者だけで管理するのではなく、部門の責任者も巻き込んで、スマートフォンの適正利用を部門・部署単位で促進できる環境が理想だと考えています。紛失・セキュリティ対策はもちろんですが、活用状況の把握と促進といった観点で今後もLanScope Anを積極的に利用していきたいです。」(小原氏)

同社はこれからも、「LanScope An」を利用し、スマートフォン活用による生産性の向上を促進していく。

小原様(左)、池下様(右)

小原様(左)、池下様(右)