Microsoft Teamsを活用した社外とのコミュニケーション

Microsoft 365やOffice 365で提供されるMicrosoft Teamsは、ビジネスチャットの機能をベースとした様々な機能を有しています。チャット機能、テレビ会議機能、組織外ユーザーをTeamsの環境に招待しての共同作業、ファイル共有など、自分以外のユーザーとコミュニケーションを取りながら行う必要がある業務では、Teamsを活用することでより早く、効率的な作業が可能になります。

例えば、遠く離れた拠点にいる取引先と、顔を合わせて打ち合わせをしたい。同じファイルを同時に編集したい。細かい確認事項をチャットでスピーディにやり取りしたい、というような要望がある場合、まさにTeamsはぴったりのツールと言えるでしょう。

「現在、Teamsをビジネスチャットとしてしか活用できていない」という方は、ぜひその他の機能も活用してみましょう。Teams の機能として、ビジネスチャット以外に代表的な機能は下記のとおりです。

ゲストユーザー招待機能

メリット

組織外のユーザーとテレビ会議をしたい、取引先のユーザーと資料を同時に編集したい、などの共同作業を行いたい場合、ゲストユーザー招待機能がピッタリです。

ファイル共有機能

メリット

ミーティングの際に、スピーディにファイルを共有し共同作業をしたい場合、ファイル共有機能がピッタリです。

Teamsを使った社外とのコミュニケーションで注意したいリスク

しかし、上記のような社外とのコミュニケーションや情報共有にはリスクもあります。

例えばゲストユーザーを招待する際、「そのゲストのアクセス権限が適切なものになっているか」は重要なチェックポイントです。設定の内容によっては、フォルダに格納している別のファイルなど組織外のユーザーには見られたくない内容にアクセスされてしまう可能性もあります。

また、ファイル共有では、誤って社外秘のファイルを共有してしまうリスクや、悪意を持った組織内のユーザーから情報を漏洩されるリスクも考えられます。

Microsoft 365を利用して組織外のユーザーを自社環境に招待したり、ファイルを共有する際には、人的ミスや組織外の悪意のあるユーザーからの情報漏洩リスクに備える必要があります。

LANSCOPE セキュリティオーディターで支援するMicrosoft 365セキュリティ

Microsoft 365のセキュリティ対策として効果的な方法の一つが監査ログの管理です。ログを取得することで、いざという時の証拠として利用できます。さらに、リアルタイムにログを管理できていれば、異変があった際にはすぐに対応できるでしょう。Microsoft 365では機能の一つとして、「監査」というログ機能を提供しています。

しかし、Microsoft 365で提供されるログは、ユーザータイプなどの項目が一部数字で表記されており、ログだけではどのような操作をしたか読み解けない、というデメリットがあります。さらに、ログの保管日数は基本的に90日間である点や、ログ出力は1回につき5万件まで、というような制限もあります。そのため、Microsoft の標準機能では対応のハードルが高いと感じられる方が多くいらっしゃいます。

そこでお勧めしたいのが、Microsoft 365と連携し、ログを取得、レポート化することでセキュリティリスクを可視化できるLANSCOPE セキュリティオーディターです。

セキュリティオーディターの管理画面では、誰が、どこで、いつ、どのアプリで、何をしたか、一目でわかるため、今までMicrosoft 365の標準ログ機能を使いこなせなかった、というかたも安心です。

ホワイトペーパーでは、ゲストユーザー招待やファイル共有におけるさらなるリスク、LANSCOPE セキュリティオーディターでの対応をより詳細にご紹介しています。ぜひご活用ください！