Written by 田村 彩乃
ITコンサルタントとして7年間システム提案に携わった後、フリーライターとして独立。IT、マーケティングに関するコラムを中心として、人材、ECなどにまつわる記事をWebをはじめとした多くのメディアで執筆。
目次
設定ミスによる情報漏洩を事前に察知
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クラウドサービスの設定ミスによる情報漏洩事故が増加しています。総務省のガイドラインでも推奨される適切な対策をご紹介します。
ビジネスを進めるにあたって組織やプロジェクト、取引先などさまざまな場面で相互にコミュニケーションを図る必要があります。しかし、従来のようにチャットやメール、ファイル共有などを複数のシステムやサービスで管理するのは手間がかかり、業務に支障をきたしているという企業も多いでしょう。
そんな時は、ビジネスに必要なあらゆる機能を一本化できるLINE WORKSが便利です。今回は、ビジネスに便利なLINE WORKSの基本機能や活用方法について詳しく解説します。
LINE WORKSとは
そもそもLINE WORKSとはどのようなツールなのでしょうか。まずはLINE WORKSの概要やメリット、プランなどについて分かりやすく解説します。
LINE WORKSとは
LINE WORKSとは、LINEの手軽さや利便性を備えたチャットに加えて、カレンダー機能や掲示板機能など、ビジネスに必要不可欠な機能を搭載したコミュニケーションアプリです。
トーク機能でプロジェクトメンバーと会話するだけでなく、スケジュール管理や資料管理、アンケート調査などビジネス上のさまざまな業務をLINE WORKSで完結できるため、業務効率を大きく向上させることが可能です。
リモートワークが広がっている近年では遠方にいる従業員同士でやり取りしなければならない場面もよくあります。LINE WORKSなら音声・ビデオ通話にも対応しているため、「テレビ会議ツールを使うほど長時間の連絡は必要ない」「少しだけ遠方にいる人と話したい」などの希望も叶えられます。もちろん、本格的な進捗会議や営業会議などにも対応できます。
LINE WORKSのメリット
LINE WORKSにはさまざまなメリットがありますが、代表的なメリットは「業務効率化をはかれる」「コミュニケーションが容易になる」「セキュリティ対策を強化できる」の3点です。
前述のように、LINE WORKSにはビジネスに必要不可欠なさまざまな機能が搭載されています。そのため、これまでは別々に管理していた複数の機能をLINE WORKSに一本化することが可能になり、あらゆる業務をスムーズに遂行できます。音声会議はテレビ会議システム、スケジュール管理はグループウェア、ファイル共有は社内サーバーなど複数のアプリケーションやシステムを用意していた場合、これら全ての機能をLINE WORKS上で完結できるのです。
さらに、LINE WORKSではトーク機能や音声・映像通話機能を利用できるだけでなく、掲示板やアンケート機能、メール機能なども搭載されており、多様なコミュニケーションを取ることができます。LINE WORKSを活用することで、社内コミュニケーションの活性化に繋がるでしょう。
またLINE WORKSはセキュリティ対策も万全です。LINE WORKSのメール機能は強固なセキュリティ対策が施されており、なりすましなど被害の大きい脅威への対策もできます。ファイルやフォルダを社内で共有できるDrive機能は、細かくアクセス権を設定できるため、第三者が閲覧できないようにするセキュリティ対策としても安心です。
LINE WORKSのプラン
LINE WORKSには、「フリー」「ライト」「ベーシック」「プレミアム」の4つのプランが設定されています。
・フリー
フリープランは利用料金が0円となっており、はじめてビジネスチャットを利用する会社が無料で100人まで利用できるプランです。ユーザー数100人、ストレージ5GBまでと上限が設定されていますが、まずはビジネスチャットを試してみたいという企業にはおすすめです。
フリープランでもチャット機能や音声・ビデオ通話・画面共有機能などは利用できますが、音声・ビデオ通話・画面共有機能については同時通話が最大4人、60分までと上限が設定されています。他にもグループ機能やカレンダー、タスク管理、アドレス帳、アンケート機能は他のプランと同じように利用できますが、メール・Drive機能はありません。
セキュリティ対策機能には一部制限があり、監査ログの確認は2週間まででダウンロードは不可という制約もあります。
・ライト
ライトプランは1ユーザーあたり1ヶ月300円（年間3,600円）の年額契約で、フリープランの内容に加えてユーザー数が無制限になり、基本ストレージが100GB（1ユーザー契約ごとにさらに＋1GB）用意されます。加えて音声・ビデオ通話・画面共有機能は同時に200人まで利用可能で、セキュリティ対策機能にも制限はありません。
監査ログの保存上限は6ヶ月間で、ダウンロードも可能です。さらにフリープランでは広告がつきますが、ライトプラン以上の場合は広告の表示義務がないというメリットもあります。SLA保証が付いており、カスタマーサポートを利用できるのも嬉しいポイントです。
・ベーシック
ベーシックプランは1ユーザーあたり1ヶ月500円（年間6,000円）の年額契約で、ストレージの基本容量が1TB（1ユーザー契約ごとにさらに＋1GB）になります。ライトプランのすべての機能に1ユーザーあたり30GBのメール機能とDrive機能が追加されます。
・プレミアム
プレミアムプランは1ユーザーあたり1ヶ月1,000円（年間12,000円）の年額契約で、ストレージの基本容量が10TB（1ユーザー契約ごとにさらに＋1GB）になります。さらに、メールの容量が無制限になり、Driveも1ユーザーあたり1TB利用可能です。加えて、トークやファイルのやり取りのログを最長10年間保存できる「アーカイブ」機能が使えます。
LINE WORKSの基本機能
LINE WORKSの基本機能には、次のようなものがあります。
トーク
トーク機能は、ビジネスに最適化されたメッセンジャー・音声通話・ビデオ通話機能です。トークアプリの「LINE」と似た感覚で使えるチャット機能をそのままに、ビジネスでも扱いやすくしたビジネスチャット機能です。1,000種類以上のスタンプが用意されているため、そのときの気持ちを表現しやすいのもポイントといえるでしょう。
LINE WORKSにもLINE同様に既読・未読確認があるため、重要なメッセージを呼んでいないメンバーがひと目で分かります。
グループトークも可能で、グループトーク内では情報共有に使える「ノート」機能や、スケジュール管理が可能な「予定」機能、ファイル共有のための「フォルダ」機能なども利用できます。
LINEユーザーであればLINE WORKSを利用していなくてもチャットができるため、お客様や取引先などとビジネスチャットでやり取りすることも可能です。
ホーム
ホームでは、LINE WORKSのメンバーがいつでも見られる掲示板機能を利用できます。社内の重要なお知らせなどをホームに掲示しておくことで、簡単に情報共有が可能です。チャットやメールは見逃しのリスクがありますが、毎日必ず目にする掲示板を利用すれば、見逃しのリスクを軽減できるでしょう。
掲示板はファイル添付や画像・動画の本文挿入にも対応しているため、さまざまなスタイルで投稿が可能です。あらかじめ用意されているテンプレートを選ぶだけで簡単に投稿することもでき、予約投稿や下書き保存機能も用意されていることから、忙しい担当者にもぴったりです。
カレンダー
カレンダー機能では、社内スケジュールの管理や会議の日程調整、各メンバーの空き時間の確認などを行えます。所属組織のメンバーのスケジュールを知りたい場面でパソコンからでもスマートフォンからでもすぐに確認できるため、メールやチャットで予定確認の連絡を入れる手間や時間の短縮に繋がります。
また、自分が作成した予定に他のメンバーを追加する際は、空き時間の検索機能を活用することで既存の予定と重複しない時間を簡単に検索できます。定期的な会議やイベントは繰り返し登録も可能なので、毎回同じ予定を登録するための手間も削減できるでしょう。プッシュ通知対応で、重要な予定はリマインド設定できるのも嬉しいポイントです。加えて、共用設備や備品の予約管理にも対応しています。
アンケート
アンケート機能は、LINE WORKSのメンバーに向けてアンケートを行う機能です。社内の意見収集や調査だけでなく、災害などの緊急時に安否確認などの用途でも活用できます。会食日程の調整や災害時の安否確認など、あらかじめ利用シーンに合わせたテンプレートが豊富に用意されているため、自分で1からアンケートを作らなくてもすぐに使えるのが魅力的です。
さらに、社内向けのアンケートだけでなく、LINEユーザーや他社のLINE WORKSユーザー向けのアンケートにも対応しており、お客様や取引先へのアンケートなども実施できます。回答結果は自動集計の上グラフ表示できるため、手間なくひと目で結果を確認できます。
アドレス帳
アドレス帳は、組織階層型表示に対応した連絡先管理・共有機能です。組織ごとのメンバーを一覧で表示できるため、すぐに名前が浮かばないメンバーであっても簡単に目的のメンバーへたどり着けます。
LINE WORKSの他の機能とシームレスに連携しているため、アドレス帳のメンバーを選択するとトークや音声通話、メール、スケジュールへの招待などをその場で行えるのもポイントです。
グループ作成機能はアドレス帳からも簡単に行えます。グループチャット、ノート、予定、フォルダ機能を利用したい場合は、アドレス帳から任意のグループを作成しておくと便利です。
メール
LINE WORKSでは、チャットだけではなくメールも使うことができます。メール機能は、LINE WORKS上で他のメンバーとメールを送受信できる機能です。新たに取得したドメインを登録することもできますが、現在ビジネスで使用しているメールアドレスもLINE WORKS上でそのまま利用できます。 Drive機能は、ファイルやフォルダを社内で共有・管理できる機能です。LINE WORKSのDrive上にファイルを保存しておけば、パソコンやスマートフォンなどを通じてどこからでも必要なファイルにアクセスできます。場所を選ばずにファイルを利用できるため、チームの共同作業やリモートワークなどでも安心です。 LINE WORKSは、外部サービスと連携して利用するとさらに利便性が向上して業務をスムーズに行うことができます。ここでは、外部サービスと連携するメリットや具体的な連携ツールをご紹介します。
LINE WORKSを外部サービスと連携させると、勤怠管理や会議室管理などにかかる手間を削減して業務の効率化をはかれます。例えばLINE WORKSのトーク上から「出勤」「退勤」といった特定のワードを送信すると打刻できたり、「会議室Aを〇時〇分から予約」と送信すると会議室を予約できたりするなどの連携方法があります。 LINE WORKSには、Bot API連携機能が用意されており、LINE WORKSユーザーであれば誰でも無料でチャットボットを登録・利用できます。選ぶだけで簡単にチャットボットを実装できるさまざまなテンプレートも用意されており、LINE WORKSをさらに便利に利用できます。 バックオフィス特化型FAQチャットボットのSYNCPITでは、LINE WORKSと連携して日常的に繰り返される社内の問い合わせをボットが代わりに自動応答させることができます。これによって情シス・総務の対応工数を削減し、社内の生産性を大幅に向上させることができるでしょう。
メール機能にはさまざまなセキュリティ対策が施されており、迷惑メールやスパムメールなどの悪質性の高いメールをブロックするほか、受信者の同意なく送信される広告メールへの対策も万全です。通信は暗号化されており、ウイルス・マルウェア対策やDKIM対応にも対策が行われています。
受信したメールの内容を判定して自動的に分類する機能や、確認漏れを防ぐためのリマインダー機能、社内メンバー同士の開封確認と送信取り消しなど、ビジネスを円滑にするためのさまざまな機能が用意されています。
Drive
さらにトーク、ノート、掲示板、メールなどの他の機能と連携が容易で、Driveからファイルを選択して添付したり、他の機能に添付されたファイルをDriveに保存したりすることもできます。最近使用したファイルの表示や、ファイル名の検索などで必要なデータにすぐにアクセス可能です。
ワンタイムパスワード認証に対応していることから、社外の第三者にファイルを共有したい場合も高いセキュリティを維持できます。
LINE WORKS連携ツールの紹介
外部サービスと連携するメリット
加えて、介護記録ソフトなどと連携させてLINE WORKS上からインシデントを報告し、重要事項の見落としを防いだり、プロジェクト管理や営業管理などと連携させて売上向上に結びつけたりする効果も期待できます。Bot API連携
勤怠管理などでよく使われるチャットボットのソースコードも無料で提供されているため、自社に合わせた簡単なコード修正を行うだけですぐに勤怠管理を開始することも可能です。FAQチャットボット「SYNCPIT」と連携してバックオフィス業務を効率化
自動応答であることから24時間365日稼働可能であり、情シス・総務の担当者が不在でも変わらずに問い合わせ対応を行える点もポイントです。
まとめ
LINE WORKSを活用することで、これまで管理が煩雑になりがちだったチャットやメール、ファイル管理、カレンダー機能などビジネスに必要なあらゆる機能を一本化できるでしょう。気軽にコミュニケーションをはかれるようになり、なおかつセキュリティ対策も強化できるというメリットもあります。
LINE WORKSは、ボット機能を活用して外部サービスと連携するとさらに高い効果を発揮します。SYNCPITでも情シス・総務の工数を削減できるバックオフィス特化型FAQチャットボットを提供しておりますので、社内業務の効率化にお悩みの方はぜひ導入をご検討ください。
設定ミスによる情報漏洩を事前に察知
Microsoft 365のセキュリティ対策
クラウドサービスの設定ミスによる情報漏洩事故が増加しています。総務省のガイドラインでも推奨される適切な対策をご紹介します。
