会議前にTeams会議へ招待する方法

組織内のユーザーを会議前にTeamsの会議に招待するには、Teams予定表で会議を新しく作成もしくは編集するときに、「必要な出席者の追加」もしくは「オプションの出席者の追加」から招待したいユーザーを検索して追加します。このとき、「スケジュールアシスタント」機能を利用すると、チームメンバーのスケジュールを自動的にマッチングさせて全員が空いている時間帯を見つけることができます。
会議の名称や開催時間などの詳細を入力して「保存」をクリックすると、会議の情報が保存されて、自動的に出席者に追加されたメンバーに対して招待状がメールで送信されます。
組織外のユーザーを会議前にTeams会議に招待するには、招待したい相手のメールアドレスを用意した上で、Teams会議の新規作成画面で「必須出席者を追加」と表示されている画面を選択します。ただし、任意出席者の場合は「任意」を選択します。
続いて、追加したい組織外のユーザーのメールアドレスを入力して「招待」をクリックすると、会議へのリンクが記載された招待メールが送信されます。

会議中にTeams会議へ招待する方法

会議中にteams会議へ招待するには、会議中に会議コントロールのメニュー一覧から「参加者の表示」を行い、「ユーザーをチームに追加」ボタンをクリックします。その上で、既に会議へ招待を済ませているもののまだ会議に未参加のユーザーを選択して「参加を要求」をクリックすれば、招待済みで現在会議に参加していないユーザーへ会議への参加を促せます。
会議前に招待していないものの会議に参加してほしいユーザーに対しては、検索ボックスにユーザーの名前や電話番号を入力して招待することによって、会議に招待することも可能です。
ただし、組織外のユーザーに対しては、前述のように「その他の招待オプション」を使用する必要がある点に注意しましょう。

Teams会議へ招待：招待相手の指定方法による違い

招待相手の指定方法によっても、Teams会議への招待方法は異なります。ここでは、「チャネル」と「ユーザー」の2種類の方法について解説します。

「チャネル」を指定して招待

Teamsには指定されたユーザーが参加してファイルを共有したりチャットをしたりする「チャネル」という枠組みがあり、特定の「チャネル」に参加しているユーザーをまとめてTeams会議に招待することができます。
チャネルを指定して会議を行うためには、Teams予定表から「新しい会議」を選択し、「チャネルを追加」と表示されているフィールドに登録済みのチャネルの名称を入力します。
スケジュールアシスタントを使って会議に参加するメンバーの予定をマッチングし、全員が空いている時間帯に会議時間を設定したら、その状態で「送信」をクリックします。すると、チャネルのメンバー全員に招待状が送信されます。
招待状を一度送信すると、その後チャネルの編集や追加はできなくなるため注意しましょう。また、チャネルを指定した正体は公開されているチャネルのみに有効で、プライベートチャンネルでは使えない点も押さえておく必要があります。

「ユーザー」を指定して招待

「ユーザー」を指定して招待する方法は、前述の「会議前にTeams会議への招待する方法」でもご紹介したように、個別のユーザーを指定してTeams会議に招待する方法のことです。招待したいユーザーがさまざまなチャネルにまたがっていたり、組織外のユーザーが含まれていたりする場合は「ユーザー」を指定して招待する方法が役立ちます。

Teams会議へ招待：アプリによる違い

使用するアプリによっても、Teams会議への招待方法は異なります。ここでは、Teamsから招待する方法とOutlook予定表から招待する方法の2通りをご紹介します。

Teamsから招待

Teamsからユーザーを招待する方法は、前述の「Teams会議へ招待：会議前か会議中かによっての違い」の手順をご参照ください。会議前なら新規のTeams会議作成時に、会議中なら会議画面上のコントロールパネルから未参加のユーザーをTeamsへ招待できます。

Outlook予定表から招待

Outlook予定表からTeams会議へ招待するには、Outlookを立ち上げて予定表を開き、ホームメニューにある「新しいTeams会議」をクリックします。
その後、Teams会議の新規ウィンドウが立ち上がったら「メールの件名」「参加者のメールアドレス」「会議の開始時刻と終了時刻」を入力します。
本文が完成したら「送信」ボタンをクリックすると、組織内外のTeams会議参加ユーザーへ招待メールが送信されます。

招待を受け取った外部ユーザーが会議に参加する方法

Teamsへの招待を受け取った外部ユーザーがTeamsの会議に参加するためには、次の3つの手順があります。

招待メールを確認する

まずは、Teamsのチーム管理者がOutlookから送信した「招待メール」を確認します。管理者がゲストを招待するためには、招待される側のユーザーがMicrosoftのアカウントを持っている必要があるので注意しましょう。

Microsoft Teams会議にアクセスする

Teamsの管理者から送信された招待メールにはTeams会議のURLが記載されているため、そのURLをクリックすることによって、Google chromeやMicrosoft EdgeなどのWebブラウザから該当の会議に参加できます。
URLをクリックすると「Microsoft Teamsを開きますか？」というWindowsのポップアップ表示が出現するため、Teamsをインストールしている場合は「Microsoft Teamsで開く」をクリックすると参加準備に進みます。
Teamsをインストールしていない場合は会議に進めないため、「キャンセル」をクリックして「Windowsアプリをダウンロードする」からTeamsのインストールを完了させるか、「このブラウザーで続ける」を選択しましょう。「このブラウザーで続ける」を選べば、Teamsのインストールをしていなくても会議には参加可能です。

カメラやマイクの設定を確認する

会議の準備画面に移動すると、参加するゲストの情報を入力する画面が表示されます。「名前を入力」の欄に自身の会社名や名前を入力し、カメラやマイクのオン・オフおよび設定を完了させましょう。

「今すぐ参加」をクリックして会議に参加する

全ての設定が整ったら、画面に表示されている「今すぐ参加」をクリックすると、お使いのブラウザからTeams会議に参加申請できます。会議の主催者が参加申請を確認し、「参加許可」がクリックされると、参加申請を出したゲストはTeams会議に参加可能になります。

Teams会議に参加するときの注意点

Teams会議に参加する際は、音声やカメラなどの接続環境に問題がないかどうか事前に確認しておきましょう。せっかく参加したとしても、環境が悪いと十分な品質で会議に参加できず、会議の進行が遅れたり進まなくなったりするためです。
さらに会議で登場した重要事項をメモするための準備も事前に整えておくことをおすすめします。メモアプリや録音アプリなど、必要に応じて都合の良いものを選定しておきましょう。

Teams会議の終了方法

会議を開催している管理者は、全参加者の会議を強制的に終了するメニューが用意されています。会議画面のコントロールパネルから「退出」の横に表示されている下向きの矢印を選択して、「会議の終了」をクリックしましょう。
本当に会議を終了するのかどうかの確認を求められるため、「終了」をクリックすると全員の会議が即座に終了します。

Teams会議にゲスト（組織外ユーザー）を招待するにあたって、気になるセキュリティ

Teams会議にゲストを招待するときに、気になるのはセキュリティ面ではないでしょうか。ここでは、招待されたゲストのさまざまなセキュリティについてご紹介します。

招待されたゲストが、閲覧できる組織内情報の範囲は？

Teamsに招待されたゲストは、チャネル、会話、チャット、会議に参加可能です。基本的にファイル共有も可能であり、これらの中で投稿されたファイルやチャット、会話、会議の内容は閲覧できることになります。

招待されたゲストが、共有した情報を確認したい

招待されたゲストが共有した情報を確認するためには、Microsoftのコンプライアンスセンターを通じてTeamsの監査ログを参照する必要があります。「Microsoft Teams アクティビティ」 の中から「メッセージを読む」などの確認したい情報を選択すると、監査ログ上で該当のアクティビティを閲覧できます。

招待されたゲストのログイン状況を知りたい

前述のゲストの共有情報と同様に、Teamsのイベントの監査ログから招待されたゲストのログイン状況を確認できます。MicrosoftのコンプライアンスセンターからTeamsの監査ログを有効にしておき、監査ログからTeamsのデータを取得すると、「Microsoft Teams アクティビティ」から詳細なログの検索が可能です。

招待されたゲストのアクティビティ状況を知りたい

招待されたゲストのアクティビティ状況を知るためには、Teamsの「アクティビティログ」機能を使用します。チーム画面に表示されている「･･･」をクリックし、「チームを管理」を選択すると表示される「分析」タブをクリックすると、チーム全体のアクティビティ状況を管理できます。

招待されたゲストと共有されているファイル情報一覧を知りたい

ゲストとのファイル共有情報や共有リンク情報は、Microsoftのコンプライアンスセンターの中で取得したTeamsの監査ログの中から「SharePoint」や「OneDrive」として参照できます。監査ログ内の「SharePoint」から「SharingType」を参照するとゲストのアクセス許可の種類を、「SourceFileName」を参照するとゲストがアクセスしたファイルやフォルダの名前を確認可能です。
ゲストがどのようなアクセス許可を持っており、どういった行動を取っているのかを把握することによって情報の不正な持ち出しなどを防ぐセキュリティ対策にもなるため、監査ログを定期的にチェックしておくことは重要です。

まとめ

Teams会議を活用すると、組織内外のさまざまなユーザーと簡単にオンラインでビデオ会議を行うことができます。招待方法もさまざまであり、リンクやメールを使って都合の良い方法で招待できるため、相手の状況に合わせた使い方ができるのも魅力です。
Teamsは単体でも非常に高機能なツールですが、外部ツールと連携するとさらに機能強化を図って業務効率化が可能になります。SYNCPITならTeams内で社内FAQチャットボットを利用でき、管理部門の負担を軽減できます。

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