近年、クラウドサービスやWebアプリケーションの普及に伴い、企業における業務のデジタル化が進んでいます。

それに伴い、利用するシステムやサービスが増加し、ID・パスワードやアクセス権限などのアカウント情報を適切に管理する重要性が高まっています。

そこで本記事では、アカウント管理が重要な理由や運用上の課題、効率的にアカウント管理を行うためのポイントについてわかりやすく解説します。

アカウント管理の必要性やアカウント管理を効率化する方法を知りたい方は、ぜひ最後までご覧ください。

アカウント管理とは

アカウント管理とは、システムやWebサービスを利用する際に必要となるID・パスワードやアクセス権限などのアカウント情報を、安全かつ適切に管理することを指します。

個人の場合は、SNSやネットショッピングなど、自身が利用するアカウントが管理対象となるため、その数は比較的限られます。

一方、企業・組織では、従業員一人ひとりが利用するさまざまなシステムやサービスのアカウントを管理する必要があるため、管理対象は膨大になります。

また、入社・異動・退職に伴うアカウントの作成・変更・削除や、アクセス権限の管理なども、アカウント管理に含まれる重要な業務です。

仮に管理が不十分な場合、アカウントが乗っ取られ、不正アクセスや情報漏洩などのセキュリティインシデントにつながる恐れがあります。

そのため、企業・組織では、アカウント情報を適切かつ効率的に管理することが求められています。

企業が管理すべき主要な情報

企業が管理すべきアカウント情報には、主に以下のようなものが挙げられます。

特に、基本情報や権限情報は、入社・異動・退職といった従業員のライフサイクルに合わせて、正確かつ迅速に更新することが求められます。

仮に更新が遅れたり、対応が後回しになったりすると、不要な権限が残り、情報漏洩や不正アクセスにつながる恐れがあります。

また、本来必要なシステムやサービスを利用できず、業務に支障をきたす可能性もあります。

ID管理との違い

アカウント管理と似た言葉に「ID管理」がありますが、それぞれ管理対象や役割が異なります。

ID管理とは、ユーザーを識別するためのID（識別子）を管理することです。例えば、社員番号やログインID、メールアドレスなど、「誰であるか」を一意に識別するための情報を管理します。

一方、アカウント管理は、IDに紐づく認証情報やアクセス権限、利用状況などを含め、アカウント全体を管理することを指します。

例えば、新入社員に対して「Microsoft Teamsや営業管理システムの利用を許可する」「経理システムへのアクセス権限は付与しない」「管理者権限は付与しない」といった設定を行うのは、アカウント管理の業務です。

つまり、ID管理が「ユーザーを識別するための情報を管理すること」であるのに対し、アカウント管理は「ユーザーがどのシステムを利用できるか、どのような権限を持つかまで管理すること」といえます。

実務においても、この違いは重要です。

たとえID管理が適切に行われていても、権限管理が適切でなかったり、退職者のアカウントが削除されずに残っていたりすると、不正アクセスや情報漏洩につながる恐れがあります。

そのため企業では、IDを管理するだけでなく、認証情報やアクセス権限、アカウントのライフサイクルまで含めた統合的なアカウント管理が求められます。

アカウント管理の重要性

アカウント管理が重要な理由としては、以下が挙げられます。

詳しく確認していきましょう。

不正アクセスを防止するため

アカウント管理が不十分な場合、不正アクセスのリスクが高まります。

例えば、退職者のアカウントが削除されずに放置されていると、そのアカウントが悪用され、攻撃者による不正アクセスにつながる恐れがあります。

また、従業員に必要以上の権限を付与していると、本来はアクセスできない機密情報を閲覧・持ち出されるなど、情報漏洩につながるリスクも高まります。

このようなリスクを低減するためには、不要なアカウントを速やかに削除するとともに、「最小権限の原則」に基づいて、業務に必要な範囲の権限のみを付与・管理することが重要です。

業務効率化を図るため

適切なアカウント管理を行うことで、部署異動に伴う権限変更や、新入社員の入社時におけるアカウントの作成、退職者のアカウント削除などをスムーズに実施できます。

また、アカウント管理システムを導入することで、ID・パスワードの管理やアカウントの作成・変更・削除といった作業を自動化することも可能です。

その結果、管理者の負担を大幅に軽減できるだけでなく、本来注力すべき業務にリソースを割けるようになります。

コンプライアンス強化のため

多くの企業では、情報セキュリティに関する法令や各種ガイドラインへの対応が求められています。

万が一アカウント管理が適切に行われていない場合、不適切な権限管理やアカウント運用が原因となり、監査での指摘や法令・社内規程への違反につながる恐れがあります。

また、ログの取得やアクセス権限の適切な管理を行うことで、「誰が・いつ・どのシステムに・何をしたのか」を追跡できる状態を維持できるようになり、内部統制の強化や監査対応にも役立ちます。

アカウント管理で陥りやすい課題

アカウント管理は、企業のセキュリティや業務効率を支える重要な業務ですが、運用方法によってはさまざまな課題が生じます。

ここでは、企業・組織が陥りやすいアカウント管理の主な課題を3つ紹介します。

それぞれ詳しく見ていきましょう。

クラウド利用による管理の複雑化

クラウドサービスやSaaSの利用が拡大している近年、企業・組織では複数のシステムやサービスを併用することが一般的になっています。

セキュリティを確保するためには、サービスごとに適切な認証情報やアクセス権限を管理する必要があり、アカウント管理はますます複雑化しています。

このような状況では、以下のような問題が発生しやすくなります。

万が一、把握できていないサービスやアカウントが存在すると、管理対象から漏れてしまい、不正アクセスや情報漏洩につながる恐れがあります。

業務負担の集中

アカウント管理業務は、新入社員の入社や人事異動が集中する時期に業務量が増える傾向があります。

特に年度初めは、多数のアカウント作成や権限設定に加え、入社手続きや各種事務作業も重なるため、担当者の負担が大きくなりがちです。

万が一、権限設定やアカウント情報の更新が後回しになると、本来必要な権限が付与されずに業務へ支障をきたしたり、不要な権限が残存したりする恐れがあります。

また、設定ミスや対応漏れが発生し、セキュリティリスクの増加や手戻り対応につながる可能性もあります。

手動管理の限界

アカウント管理をExcelや管理台帳などで手動管理している企業・組織は少なくありません。

しかし、アカウント数や対象システムが増えると、すべての情報を手作業で更新・維持し続けることは現実的ではなくなります。

例えば、記載漏れや更新漏れが発生すると、以下のような問題につながる恐れがあります。

このような状態が続くと、「どの情報が正しいのか分からない」「どこまで更新されているのか分からない」といった状況に陥り、正確な判断や迅速な対応が難しくなります。

また、手作業によるアカウント管理では、担当者の負担が増えるだけでなく、人的ミスも発生しやすくなり、結果としてセキュリティリスクの増加や運用コストの肥大化につながる恐れがあります。

そのため、管理対象の増加を見据え、アカウント管理を効率化・自動化できるツールの導入を検討することが重要です。

アカウント管理を効率化する方法

アカウント管理の課題を解決するためには、運用方法を見直すとともに、ツールや外部サービスを活用して仕組み化を進めることが重要です。

主な方法として、以下の2つが挙げられます。

それぞれの特徴を確認していきましょう。

アカウント管理ツールの導入・活用

複数のシステムやサービスを利用する企業では、手作業だけでアカウント情報を管理し続けることは容易ではありません。

そこで、アカウント管理ツールを導入し、管理業務を効率化・一元化する企業が増えています。

ツールを活用することで、例えば、システムごとに分散しているアカウント情報を一元管理できるようになるため、アカウントの把握漏れや不要なアカウントの放置を防ぎやすくなります。

また、入社・異動・退職に伴うアカウント作成や権限変更などの作業も効率化できるため、担当者の負担軽減だけでなく、設定ミスや対応漏れの防止にもつながります。

業務代行（アウトソーシング）の活用

アカウント管理業務を外部に委託することも、有効な手段のひとつです。

特に、アカウントの作成や権限変更などの定型業務をアウトソーシングすることで、社内担当者の負担を軽減し、より優先度の高い業務へリソースを振り向けられます。

また、専門知識を持つ外部ベンダーへ委託することで、運用品質の向上や人的ミスの削減も期待できます。

なお、委託先を選定する際は、対応可能な業務範囲だけでなく、情報セキュリティに関する認証の取得状況や、運用体制、サポート体制なども確認すると安心です。

効率的にアカウント管理を実施するためのポイント

アカウント管理を効率的かつ安全に運用するためには、「定期的な棚卸し」と「最小権限の原則」の2つを徹底することが重要です。

定期的に棚卸しする

アカウント情報は、一度登録したら終わりではなく、定期的に見直す必要があります。

例えば、最新の退職者や異動者の情報と照らし合わせながら、不要になったアカウントを無効化・削除するとともに、現在の業務内容や役職に応じてアクセス権限が適切に設定されているかを確認することが重要です。

このような棚卸しを定期的に実施することで、不要なアカウントや過剰な権限付与を早期に発見・是正でき、セキュリティリスクの低減につながります。

最小限の権限のみを付与する

企業・組織では、機密情報や個人情報など、さまざまな重要情報を取り扱うことから、役職や業務内容に応じて、業務に必要な範囲に限定したアクセス権限を付与することが重要です。

万が一、必要以上の権限が付与されていると、誤操作によるデータの削除・改ざんや、不正な情報の持ち出し、さらにはサイバー攻撃を受けた際の被害拡大につながる恐れがあります。

そのため、「最小権限の原則」に基づき、必要最小限のアクセス権限を付与・管理することで、セキュリティリスクを抑えながら、安全なアカウント運用を実現できます。

アカウント管理ツールに求められる主な機能

アカウント管理を効率的かつ安全に行うためには、前述の通り、運用を支援するツールの活用が有効です。

特に、アカウント管理ツールを選定する際は、日々の運用負担を軽減しながら、セキュリティを確保できる機能が備わっているかを確認することが重要です。

ここでは、アカウント管理ツールに求められる代表的な機能を6つ紹介します。

それぞれの機能について詳しく見ていきましょう。

アカウントライフサイクル管理

アカウントライフサイクル管理とは、プロビジョニング（アカウントの作成・変更・削除）を含む、アカウントのライフサイクル全体を一元的に管理する機能です

企業では、入社・異動・役職変更・退職などの人事イベントに応じて、アカウントやアクセス権限を適切に変更する必要があります。

アカウントライフサイクル管理機能を活用すれば、こうした人事イベントに合わせたアカウントや権限の更新を自動化・効率化できるため、不要なアカウントの放置や、権限の付与・変更・削除漏れを防ぎやすくなります。

また、手作業を減らせるため、担当者の負担を軽減するとともに、ヒューマンエラーの防止にもつながります。

多要素認証（MFA）

アカウント管理では、アカウント情報を適切に管理するだけでなく、登録されたアカウントを安全に利用できる仕組みを整えることも重要です。

そのため、多くのアカウント管理ツールには、多要素認証（MFA）機能が搭載されています。

「多要素認証（MFA）」とは、ユーザーの本人確認のために、「知識情報」「所持情報」「生体情報」のうち、2つ以上の認証要素を組み合わせる認証方式です。

例えば、パスワード（知識情報）に加え、スマートフォンの認証アプリやセキュリティキー（所持情報）、指紋や顔認証（生体情報）を組み合わせることで、認証の安全性を高めることができます。

これにより、万が一パスワードが漏洩した場合でも、追加の認証が必要となるため、不正ログインのリスクを大幅に低減できます。

シングルサインオン（SSO）

利用するシステムやクラウドサービスの数が増えると、サービスごとにID・パスワードを入力・管理する必要があります。

セキュリティを維持するために、それぞれ異なる複雑なパスワードを設定しようとすると、ユーザーの負担が大きくなり、結果として、同じパスワードの使い回しや、推測されやすいパスワードの設定など、かえってセキュリティリスクが高まる恐れがあります。

こうした課題の解決に役立つ機能が、シングルサインオン（SSO）です。

シングルサインオン（SSO）とは、一度の認証で複数のシステムやクラウドサービスにアクセスできる機能です。

ユーザーはサービスごとにID・パスワードを入力する必要がなくなるため、利便性が向上するとともに、認証情報を管理する負担の軽減にもつながります。

また、認証を一元化することで、管理者側も認証ポリシーを統一しやすくなり、運用負担の軽減やセキュリティの向上が期待できます。

権限管理

権限管理とは、ユーザーごとに利用できるシステムや操作範囲を制御する機能です。

役職や業務内容に応じて適切なアクセス権限を設定・管理することで、「必要な人に必要な権限だけを与える」という最小権限の原則を実現できます。

また、人事システムやアカウントライフサイクル管理機能と連携することで、入社・異動・退職などの人事イベントに応じて権限の変更・見直しを効率的に行うことも可能です。

これにより、不要な権限の付与や権限の変更漏れを防ぎ、誤操作や不正利用による情報漏洩のリスクを抑えることができます。

監査ログ

アカウント管理では、アカウントを適切に管理するだけでなく、「誰が・いつ・どのシステムを利用し、どのような操作を行ったのか」を把握できることも重要です。

そのため、多くのアカウント管理ツールには、監査ログ機能が搭載されています。

監査ログとは、ユーザーのログイン履歴や操作履歴などを記録・保存する機能です。

記録されたログを確認することで、セキュリティインシデント発生時の原因調査や、不正アクセス・不適切な操作の早期発見につながります。

また、内部監査や外部監査の際にも、適切にアカウントが運用されていることを証明するための記録として活用できます。

外部システムとの連携機能

アカウント管理ツールと人事システムやディレクトリサービス、各種SaaSなどを連携することで、アカウント情報を一元的に管理できるようになります。

例えば、人事システムやディレクトリサービスと連携することで、利用者情報や所属情報などを複数のシステム間で共有・同期することが可能です。

これにより、利用しているサービスごとに同じアカウント情報を個別に更新する手間を削減できます。

また、一度更新した情報を連携先のシステムへ反映できるため、更新漏れやシステムごとの情報の不整合を防ぐことにもつながります。

アカウント管理を支える「IDaaS」とは？

ここまで紹介したように、アカウント管理を効率的かつ安全に行うためには、アカウント情報の一元管理やアクセス権限の適切な管理、認証強化、外部システムとの連携など、さまざまな機能が求められます。

こうした機能を包括的に提供し、企業・組織のアカウント管理を支援するサービスが「IDaaS（Identity as a Service）」です。

IDaaSとは、クラウド上でIDやアカウント、認証、アクセス権限などを一元管理するクラウドサービスを指します。

例えば、人事システムと連携して入社・異動・退職に伴うアカウント管理を効率化したり、シングルサインオン（SSO）や多要素認証（MFA）によって利便性とセキュリティを両立したりすることが可能です。

さらに、複数のシステムやクラウドサービスに分散しているアカウント情報を一元管理できるため、管理者の運用負担の軽減や設定ミス・更新漏れの防止にもつながります。

クラウドサービスの利用が拡大する現在、IDaaSはアカウント管理の効率化とセキュリティ強化を実現する有効な手段として、多くの企業・組織で導入が進んでいます。

効率的なアカウント管理を支えるIDaaS「LANSCOPE ID アクセスマネージャー」

前述の通り、IDaaSはアカウント情報の一元管理や認証強化、アクセス権限の管理などを通じて、企業・組織のアカウント管理の効率化を支援するサービスです。

「LANSCOPE ID アクセスマネージャー」は、アカウント管理をはじめ、プロビジョニング、シングルサインオン（SSO）、多要素認証（MFA）などの機能を備え、企業・組織のアカウント管理を安全かつ効率的に支援するIDaaSです。

アカウントの登録・変更・削除を行うプロビジョニング機能やアクセス権限の一元管理に加え、シングルサインオン（SSO）、多要素認証（MFA）、パスワードレス認証、パスキー（FIDO2）認証にも対応しています。

また、ユーザーやクラウドサービスごとに認証方式やアクセスルールを柔軟に設定できるため、運用負担を軽減しながら、組織のセキュリティポリシーに応じたアカウント管理を実現できます。

アカウント管理の効率化とセキュリティ強化を両立したい方は、ぜひ「LANSCOPE ID アクセスマネージャー」の活用をご検討ください。

製品の機能や特長、料金体系については、以下の資料をご確認ください。

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まとめ

本記事では、アカウント管理の重要性や課題、効率化するためのポイントについて解説しました。

クラウドサービスの業務利用が拡大する中、管理すべきアカウントやアクセス権限は増加し、アカウント管理はますます複雑になっています。

万が一、適切なアカウント管理が行われていないと、本来必要な権限が付与されず業務に支障をきたしたり、不要な権限が残存したりする恐れがあります。

また、それらが原因となり、不正アクセスや情報漏洩などのセキュリティインシデントにつながるリスクも高まります。

こうしたリスクを低減するためには、適切な運用ルールを整備するとともに、アカウント管理を支援するツールを活用し、安全かつ効率的に運用することが重要です。

「LANSCOPE ID アクセスマネージャー」は、アカウント管理をはじめ、プロビジョニング、シングルサインオン（SSO）や多要素認証（MFA）、パスワードレス認証などの機能を備え、企業・組織のアカウント管理を安全かつ効率的に支援するIDaaSです。

アカウントの登録・変更・削除やアクセス権限の管理を効率化し、管理者の負担軽減とセキュリティ強化を両立したい方は、ぜひ「LANSCOPE ID アクセスマネージャー」をご検討ください。

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