ChatGPTの業務利用が広がる中、「従業員がどのくらい業務で利用しているのか分からない」「どのような使い方をしているのか把握したい」と感じている企業・組織も多いのではないでしょうか。

ChatGPTをはじめとする生成AIは、文章作成や要約、情報整理などを効率化できる一方で、個人情報や機密情報の入力による情報漏洩リスクもあるため、企業・組織においては、利用実態を把握できる環境を整備することが重要です。

そこで本記事では「LANSCOPE エンドポイントマネージャー クラウド版」を活用して、従業員のChatGPTの利用状況を把握する方法を紹介します。

LANSCOPE エンドポイントマネージャー クラウド版では、Webアクセスログから、ChatGPTの利用日時や利用回数、よく利用している人や部署、書込み内容などを確認できます。

「LANSCOPEを使ってChatGPTの利用状況を確認したい」「生成AIの活用状況を把握したい」という方は、ぜひご一読ください。

ChatGPTの利用状況を把握する重要性

ChatGPTをはじめとする生成AIを利用することで、文章作成や要約、情報整理などを効率化できるようになります。

しかし、企業・組織が利用ルールやガイドラインを整備しないまま業務利用を進めると、例えば以下のようなリスクが生じる可能性があります。

また、利用ルールやガイドラインを整備していても、実際の利用状況を把握できなければ、ルールが守られているか確認できず、不適切な使い方を見逃す恐れがあります。

一方で、このようなリスクを回避するために、生成AIの利用を一律に禁止してしまうと、企業・組織の許可を得ずに従業員が業務利用する「シャドーAI」が発生する可能性もあります。

そのため、ChatGPTの利用状況を把握することは、単に利用の有無を確認するためだけでなく、リスクの早期把握や、利用ルールの周知・見直し、必要に応じた利用制限につなげるうえでも重要です。

利便性の高い生成AIを安全に活用するためにも、企業・組織は、従業員の利用実態を正しく把握できる環境を整えることが重要です。

ChatGPTの書込みログを取得するための事前設定

LANSCOPE エンドポイントマネージャー クラウド版でChatGPTの利用状況を確認するには、まずWebアクセスログを取得できる状態にしておく必要があります。

確認に使うのは「Webアクセスログ」

ChatGPTの利用状況は、LANSCOPE エンドポイントマネージャー クラウド版のWebアクセスログから確認することができます。

Webアクセスログでは、主に以下の内容を確認できます。

まずは、Webアクセスログを取得するための設定手順を確認していきましょう。

Webアクセスログを取得するための設定手順

ChatGPTの書込みログを取得するには、あらかじめWebアクセスログの取得設定を有効化する必要があります。下記の手順に沿って、有効化を進めてください。

手順	操作内容
1	画面上部の「ルール」から「デバイス設定」を開き、「PC操作ログ設定」をクリックする
2	画面中央のメニューから「Webアクセス」のタブをクリックする
3	対象のグループを選択し、「編集」をクリックする
4	「Webアクセスログの取得」の項目を、「取得する」に設定する
5	「ログ取得に必要なWebブラウザの拡張機能をインストール」の項目を、「自動インストールする」に設定する
6	「保存」をクリックする

なお、「自動インストールする」の設定に関しては、利用しているブラウザごとに設定する必要があります。

また、Google Workspace や Windows のグループポリシーで拡張機能を管理している場合は、すでに設定している拡張機能が削除されてしまうため、「自動インストール」は設定せず、下記のFAQを参照して、対象の拡張機能をインストールしてください。

Q：Google Workspace やグループポリシーの「強制インストールされたアプリと拡張機能」を利用している環境で、Google Chrome のWeb アクセスログを取得する方法を教えてください。

なお、ChatGPTの書込みログは対応環境が限られています。

ChatGPTの閲覧・書込みログを確認する手順

ChatGPTの閲覧・書込みログを確認する際は、「ログ検索」の機能を活用します。

手順	操作内容
1	画面上部の「ログ」を開き、「検索」をクリックする
2	ログの種類に「Webアクセス」、詳細条件に「URL：https://chatgpt.com/」を設定し、「検索」をクリックする
3	検索結果が表示されるため、対象のログを確認する

ログ検索を活用することで、ChatGPTの利用状況を一覧で確認できます。

特定の条件でログを絞り込みたい場合

ログ検索では、特定の部署や利用者、閲覧・書込み等のイベントなど、目的に応じて検索条件を設定できます。

特に、ChatGPTへの質問内容は、情報漏洩や不適切な利用を防ぐうえでも確認しておきたいポイントです。

書込み内容が長い場合でも、詳細を表示することで全文を確認できます。

条件	操作内容
部署で絞り込みたい場合	デバイスグループのリストから、対象の部署を指定する
人で絞り込みたい場合	検索キーワードに「ログオンユーザー名」を追加し、対象ユーザーの「ユーザー名」を入力する
イベントで絞り込みたい場合	イベントに「書込み」など、確認したいイベントを指定する

ChatGPTの利用を制限・禁止する方法

LANSCOPE エンドポイントマネージャー クラウド版では、ChatGPTの利用を制限・禁止することも可能です。

ただし、禁止できるのはWebサイトの閲覧そのものであり、特定の内容だけ書込みを禁止することはできません。

そのため、「個人情報を含む場合のみ禁止する」といった運用には対応していない点に注意が必要です。

設定手順は以下の通りです。

手順	操作内容
1	画面上部の「ルール」から「デバイス設定」を開き、「PC操作ログ設定」をクリックする
2	「Webアクセス」のタブをクリックする
3	対象グループを選択し、「編集」をクリックする
4	「アラート/禁止」の「閲覧を禁止」の項目で、「禁止する」にチェックを入れる
5	「指定したキーワードが含まれる場合に禁止にする」を選択し、「URLに含まれるキーワードを指定する」にチェックを入れる
6	「URLの設定」を選択し、「追加」をクリックする
7	キーワードに「https://chatgpt.com/」を入力する
8	「以下の操作をアラート/禁止にする」の「閲覧（禁止）」にチェックを入れ、「保存」をクリックする

この設定を行うと、従業員がChatGPTにアクセスした際に、ブラウザが強制終了されるようになります。

そのため、従業員が禁止設定を知らない場合、突然ブラウザが閉じて混乱する可能性があります。

混乱を防ぐためには、ポップアップ通知を活用し「ChatGPT は社内ルールにより利用できません。」などのメッセージを表示する運用が有効です。

また、いきなり利用を禁止してしまうと、シャドーAIが発生するリスクがあるため、まずは利用状況を把握したうえで、必要に応じて通知や制限を行うことが推奨されます。

利用実態を把握することで、自社に合った運用を進めやすくなります。

従業員にポップアップで利用ルールを通知する方法

前述の設定でChatGPTの利用を禁止した場合、従業員がChatGPTにアクセスすると、ブラウザが強制終了します。

この案内が事前にないと、「ブラウザがクラッシュした」「不審な挙動が起きた」など、混乱を招く可能性があります。

そのため、ChatGPTにアクセスした従業員に対して、「社内ルールにより利用できないこと」や「個人情報・機密情報を入力しないこと」などを、ポップアップで通知する運用が有効です。

LANSCOPE エンドポイントマネージャー クラウド版では、以下の手順で設定できます。

手順	操作内容
1	画面上部の「ルール」から「デバイス設定」を開き、「PC操作ログ設定」をクリックする
2	「Webアクセス」のタブをクリックする
3	デバイスグループを選択し、「編集」をクリックする
4	「アラート/禁止」「閲覧のアラート」の「アラートする」にチェックを入れる
5	「指定したキーワードが含まれる場合にアラートにする」を選択し、「URLに含まれるキーワードを指定する」にチェックを入れる
6	「URLの設定」をクリックし、「追加」を選択する
7	キーワードに「https://chatgpt.com/」を入力する
8	「以下の操作をアラート／禁止にする」の「閲覧（アラート）」にチェックを入れ、［保存］をクリックする
9	「アラート時にポップアップで通知する」にチェックを入れ、「ChatGPTは社内ルールにより利用できません。」など、通知内容（メッセージ・タイトル）を設定する
10	「保存」をクリックする

通知内容は自由に設定できるため、例えば「ChatGPTは社内ルールを確認したうえで利用してください」や「個人情報・機密情報は入力しないでください」といったメッセージを表示できます。

なお、キーワードに指定したURLごとにポップアップ通知の内容を変えることはできません。

そのため、ChatGPT以外にも利用を制限したいサイトがある場合は、「社内ポリシーでサイトの利用が制限されています」など、共通利用できるタイトル・メッセージを設定してください。

MOTEXの提供する「AIガイドライン」

LANSCOPE エンドポイントマネージャー クラウド版を提供するMOTEXでは、Webセキュリティ専門家でEGセキュアソリューションズ取締役CTOの徳丸 浩氏が監修した「AIサービス利用ガイドライン」を提供しています。

本記事で解説した通り、企業・組織が生成AIを安全に活用するには、利用範囲や取り扱う情報の基準を明確にし、適切なルールを整備することが重要です。

生成AIには、情報漏洩や誤情報の活用、著作権・知的財産権に関するトラブルなど、従来とは異なるリスクもあるため、生成AIに特化した対策が求められます。

本資料では、AIサービスを業務で利用する際の注意点や確認事項を、生成AIならではのリスクや事例も交えながら、専門的な視点でわかりやすくまとめています。

AIサービスの業務利用を検討している方や、社内ルールの策定、従業員への注意喚起にお悩みの方は、ぜひご活用ください。

生成AIの利用方針どう決めた？
MOTEXの【AIサービス利用ガイドライン】を公開！

MOTEXが社内向けに作成したAIサービス利用ガイドラインをダウンロードできます。ChatGPTをはじめとする各種AIサービスの業務利用ルール策定の参考にご活用ください。

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まとめ

本記事では、LANSCOPE エンドポイントマネージャー クラウド版でChatGPTの利用状況を把握する方法について解説しました。

ChatGPTをはじめとする生成AIは、文章作成や要約、情報整理などを効率化できる便利なツールです。

一方で、利用実態を把握できていないまま業務利用を進めると、個人情報や機密情報の入力による情報漏洩、誤情報の活用、著作権・知的財産権に関するトラブルなどのリスクにつながる可能性があります。

LANSCOPE エンドポイントマネージャー クラウド版を活用すれば、Webアクセスログから、ChatGPTの利用日時や利用回数、よく利用している人や部署、書込み内容などを確認できます。

これにより、利用実態を把握したうえで、ルールの周知や注意喚起、必要に応じた利用制限など、自社に合った運用を進めやすくなります。

また、生成AIを安全に活用するためには、利用状況の把握だけでなく、社内ルールやガイドラインの整備も欠かせません。

利便性を活かしながらリスクを抑えるためにも、まずはChatGPTの利用実態を見える化し、適切な運用環境の整備を進めていきましょう。

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