前編では、RFP（提案依頼書）の役割や作成する目的、作成前に押さえておきたいポイントについて解説しました。

後編では、実際にRFPを作成する際に「何を記載すればよいのか」を具体的に解説するとともに、RFPを書くときに注意したいポイントや、要件ごとに重要性を明記する方法についても紹介します。

RFPは、単に要望を並べればよいというものではありません。ベンダーから自社の目的や要件に合った提案を受けるためにも、必要な情報を整理し、分かりやすく伝えることが重要です。

これからRFPを作成する方は、ぜひ参考にしてください。

RFPに記載する内容

RFPに記載する内容は、企業形態や規模、立場などによって変わりますが、概ね次の内容を盛り込みます。

プロジェクト概要

まずベンダーにどのようなRFPなのかを理解してもらうために、プロジェクトの全体像をはっきりとさせます。プロジェクト概要には次のような情報を記載します。

プロジェクト名称

プロジェクト名の誤表記や誤認識を防ぐために、プロジェクト名を伝えて共通認識をもつようにします。

プロジェクト目的と背景

「なぜRFPを行うのか？」「調達して何を実現したいのか？」というプロジェクトの目的と背景を記載します。

システムの開発といっても調達したいシステムが、パフォーマンス向上なのか、機能の追加なのかなど、調達の目的によって規模や費用が大きく変わります。

プロジェクト目的と背景がブレていると、単に仕様を満たしただけのシステムを納品されて、結果的に期待した調達ができませんのでしっかりと共有しておくことが重要です。

プロジェクトの課題

今回の調達にあたり、現状の課題を洗い出し、その課題に対してどのように解決していきたいかを記載します。

もし、その課題に対しての解決案が思いつかない（検討できていない）場合は、解決策についても提案を依頼することを記載するのもよいかもしれません。

現状の課題を明確化しておくことによって、多くの開発を行っているベンダーから最適な解決方法を改善提案を引き出すことができますので、できるだけ現状の課題を明記するようにします。

プロジェクトの範囲

RFPに含まれる範囲を明確化します。

プロジェクトの目的と背景を共有した上で、実際にどの部分を提案してほしいのかを明記します。

システムの開発においても、機器の購入、設置工事、システム開発、運用、保守と多くの工程があり、その中でどの範囲を提案して欲しいのかを明確化します。

プロジェクト範囲の明確化は、ベンダーからの工数や機器購入の見積もりに関わってきます。

プロジェクト範囲を明確にしておかないと、正確な見積もりを行うことができず、結果的にプロジェクトが始まってから追加工数やプロジェクトの遅延が発生してしまう可能性があります。

会社情報

必要により会社の基本情報や組織図、システムを利用する部門の情報などを簡潔に記載します。

提案依頼内容

具体的にどのような提案を期待しているか、どのような情報を提案に盛り込んで欲しいのかを明記します。提案を依頼したい範囲や役割分担、必須機能、運用・保守内容、成果物などを明記します。

プロジェクトのゴール

構築したいシステムの全体像やゴールがあれば明記します。
パフォーマンスと拡張性を向上させたシステムを構築したいのであれば、どれぐらいのパフォーマンスと拡張性を目標とするのかを記載します。

システム構成

全体のシステム構成イメージを記載します。情シス側でイメージする構成なので、ベンダーごとにシステム構成は変わりますが、ベンダーに全体のシステム構成をイメージしてもらう必要がある場合に記載します。

システム要件

提案システムにおけるシステムの要件や機能の要件を記載します。提案するベンダーにとっては、ここに記載されている要件を満たすシステムを提案することになるため非常に重要な情報になります。抜け漏れがないように明記するようにしましょう。

記載する内容はシステムの規模や内容によってさまざまですが、一般的には別資料として要件一覧を作成し、システムごとに機能要件を明記していきます。

勤怠管理システムを検討しているのであれば、次のような要件を記載します。

機能要件はできるだけ具体的に記載するようにします。あいまいな表現で記載すると、提案者側の解釈が入ってしまい、本当に実現したい機能が盛り込まれないリスクが増加するためです。

システム要件の洗い出しを行う場合は、「機能要求」「性能要求」「移行要求」「セキュリティ要求」「品質要求」「運用・保守要求」という6つの項目を軸に洗い出すと抜け漏れが減ります。

システム要件詳細

大規模システムのRFPは、詳細な機能要件がある場合は、別紙等でシステム要件の詳細な内容を記載するようにします。

プロジェクトスケジュール

システム導入までのスケジュールを記載します。ここで記載するスケジュールはシステムのリリース日や開発期間といった大枠な内容ではなく、できるだけ具体的に記載するようにします。

具体的には次のような内容を盛り込むようにします。

プロジェクト体制

提案者側のプロジェクト体制を明記するとともに、ベンダー側のプロジェクト体制の記載をお願いします。プロジェクト規模によっては、PMの指名や保有資格、経歴などの記載をお願いする場合もあります。

納品物一覧

提案資料として受領したい納品物を記載します。納品物の例としては次のようなものがあります。

制約事項

RFPに対して制約がある場合は明記します。

選定事項

どのように選定を進めるのかその情報を記載します。

選定条件

各社の提案の中から、どの提案を選定するのかを明記します。一例としては次のような内容になります。

提案書の提出先

提案書の提出先（担当者の氏名やメールアドレスなど）を明記します。

提案書の提出方法

提案書の提出方法（メールでの送付なのか、郵送なのかなど）を明記します。

RFPの書くときに注意すること

RFPを記載する際に注意するポイントとして、絶対に守って欲しい項目とマストではないがあればうれしい項目など、「何がどれくらい重要なのか」をベンダーに伝える必要があります。
ここではRFPを作成する上で、意識すべきポイントについて説明していきます。

ベンダーが回答できるレベルで記載する

RFPにシステム要件を記載する場合、ベンダーが答えられるレベルで記載します。具体的には次の3つのポイントを意識するようにします。

こうしてほしい

「サーバー稼働率は99.9%以上にしてほしい」「システム構築は○月○日までに完了してほしい」など、具体的に「こうしてほしい」と記載する。
ベンダーは要求する内容に対して、対応可能なのかどうか、対応できない場合どのように対処するのかを回答することになります。

どのように

「どのようにプロジェクト体制を組むのかを提示してほしい」「どのように稼働率を向上させるのかを提示してほしい」など、ベンダーに対して「どのように」してほしいのかを記載する。
ベンダーは最適だと思われる内容を回答することになります。

いつまでに

「いつまでに、システム試験が可能になるのかを提示してほしい」「いつまでに、スケジュールが確定するのかを提示してほしい」など、特に時期を意識して記載する。
ベンダーは対応可能な時期を回答することになります。

システム要件が固まっている場合は、「こうしてほしい」という内容を記載しますし、要件が固まっておらず、ベンダーから最適な提案を求めたい場合は「どのように」という内容を記載するようにします。

要件ごとに重要性を明記する

さまざまなシステム要件についても、重要性を伝えるようにしましょう。

「絶対に盛り込みたい機能」と「できれば盛り込みたい機能」など、重要性をベンダーに伝えることでより最適な提案が期待できます。

また、スケジュールに関しても、「絶対に死守しなければいけない時期」と「できれば遵守したい時期」など、重要度がある場合は明記することが重要です。

まとめ

後編ではRFPの書き方を紹介しました。

ここで紹介した内容はあくまでも基本的なものですので、企業の特色や規模によって、盛り込む内容も変わります。

ご紹介した内容を参考に、追加すべき内容がないか、不要な内容がないかを洗い出してみると、一層「使えるRFPのひな形」になると思いますのでぜひ実践してみてください。

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