勤怠管理業界のリーディングカンパニーは17年前からクラウドだった

株式会社ヒューマンテクノロジーズは、クラウドをベースとした業務システム・生体認証技術を融合したプロダクトサービスを提供している。その技術力から様々なOEMが可能な点も大きな魅力だ。

中でも今回、連携した「KING OF TIME」は、24,000社180万人が利用しており業界トップシェアを誇る。従来のタイムカードでの勤怠管理を効率化はもちろん、様々な働き方や環境にマッチした多彩な打刻方法、豊富な管理機能を有しながらも、シンプルな操作感が好評を得ている。

「KING OF TIMEはリリースから17年目を迎えますが、その頃からすでにクラウドに注目し、製品開発を行ってきました。給与計算に必要な勤怠情報を負担なく行ってもらうために自動集計するプロダクトとして多くの企業様にご導入いただいています。最近は、働き方改革関連法の影響から労務管理を視野に入れた使われ方として求められており、特に4月以降は新たに対象となった中小企業様の導入が急増しています。」 （家崎氏）

▲株式会社ヒューマンテクノロジーズ　サービス企画本部　部長 家崎 氏

また、導入のためにシステムを変えなくても対応が可能という柔軟さも同社の強みである。その背景にあるのがノウハウに基づく手厚いフォローだ。

「勤怠管理は機能の数では測れない分野なんです。企業の数だけルールがあるため、その『深さ』が求められます。例えば、残業取り扱いルールや早出残業をカウントするか否か、休憩時間をどうするかなど、就業ルールが異なります。実際にご利用頂いている2万4千社のお客様の中で、1社として他社と同じ設定で利用されていることはありません。KING OF TIMEはお客様ごとの様々なパターンのルールに対応しており、そのルールをどのように設定に落とし込むかまで、お客様と１対１で対応していくことをリリース当時から続けています。」（家崎氏）

様々な勤怠管理ツールが市場にひしめく中、「KING OF TIME」はその対応の『深さ』が秀でていると感じざるを得ない。トップシェアのユーザーを持ちながらも、運用後の支援も１対１で無償で対応してしまうというのは驚きであり、改めて積み重ねてきたノウハウを感じる。※現在はオンラインにて実施中

▲24,000社180万人が利用する「KING OF TIME」

働き方の変化で求められる新しい「ルール化」

働き方の変化で注目が集まっている「KING OF TIME」だが、17年の歴史の中で勤怠管理ニーズはどんな変遷があったのか聞いてみた。
「勤怠管理自体は企業であれば必ず行う管理業務です。昔の勤怠管理といえば、ネット環境が整っていない会社も多く、例えばタイムカードを月次で集め本社に郵送し、本社にて手打ちでデータ化、不備を各人に電話で確認するといった事が当たり前でした。KING OF TIMEはここをデジタル化することで、リアルタイムに本社から確認でき集計ができる。ここは今も昔も変わらないメリットですね。」 （家崎氏）
企業の多くは月締めで勤怠管理を行う事が多いという。周期的にやってくる集計作業は管理者はもちろん、問い合わせを受ける社員にとっても大きな負担だったに違いない…（私なら覚えていられない）

そして、今、勤怠管理を語るうえで欠かせないテーマが「働き方改革関連法」や「テレワーク」だろう。この影響に関して家崎氏によると、ツールの活用用途が増えたという。
「コロナ禍で働き方が変わる事によって企業はルールを変える必要があり、これまで以上にお問合せが増えています。多彩な勤怠方法など機能が豊富なので、ご要望には柔軟に応えられています。
働き方改革関連法対応として今までの“給与計算”に加え、“労働時間を守らせる”・”休暇をきちんと取らせる“という新たなニーズがでてきましたが、例えば45時間超えのアラートを出すなどの対策機能も複数実装しています。今後は、PCのログオン・ログオフ時間で勤怠を把握していく事が広がっていくだろうと感じています。」（家崎氏）

▲実際の出勤／退勤時間と業務時間(PC稼働時間)と差異がないかチェックできる「差異分析」画面

どんな会社も必ず行う「勤怠管理」だからこそ解決しておきたい課題

そんな「KING OF TIME」にも課題があった。これまで勤怠打刻をいかにスムーズにさせるかを突き詰めてきたが、打刻漏れとその対応作業が管理者の負担となっている事だ。
「打刻方法のバリエーションは非常に充実していますが、勤怠管理の運用には前提として、ちゃんと従業員に打刻をしてもらうことが重要です。実はこれを徹底することが大変だったのです。
打刻忘れが発生した場合、管理者が本人に確認を入れ、調整を行うという膨大な作業を余儀なくされていました。弊社のお客様でも、本社から各店舗に電話しているという状況も当たり前で、苦労しているのをよく聞きます。もちろんKING OF TIMEにも通知機能はありますが、メール通知のため、埋もれてしまう事もありクリティカルな対策とは言えませんでした。」 （家崎氏）
打刻を促す行動・打刻漏れの際のアクションをいかに負担なく行うかが求められているとのことだった。

KING OF TIME×Syncpitで全方位の勤怠管理

その課題に対し、支援できるのがKING OF TIMEとSyncpitの連携だ。管理者の大きな負担となっていた従業員の「打刻漏れ」や「残業申請漏れ」などの連絡業務を自動化できる。 「打刻漏れ対応としてビジネスチャットに通知して欲しいというリクエストも増えており、Microsoft TeamsやLINEWORKSなど企業利用が進む主要なビジネスチャットを通じて、本人に打刻漏れや残業申請漏れを自動通知できる点は弊社にとってもありがたい連携です。Syncpitとの連携は、KING OF TIMEユーザーにとっても有効だと思います。」 （家崎氏）

▲経費精算や勤怠管理の締め日など、担当者の代わりに必要な連絡を登録しておけば自動通知

打刻漏れや残業申請漏れがあった場合、ビジネスチャットを通して従業員本人に通知が可能だ。これまで、管理者が従業員に個別に打刻や残業申請を徹底するよう連絡していた業務を自動化することで、管理者の負担を大きく削減できる。また、“労働時間を守ってもらう”・”有給休暇をきちんと取ってもらう“といった法令順守の徹底という効果も期待できる。

さらなる勤怠管理・労務管理を追求

新しい働き方において欠かせないツールとなっている「KING OF TIME」の、今後の展望を聞いた。
「勤怠を中心に、より『深さ』を追及し、付加価値を提供していきたいと思います。テレワーク支援の一環として36協定における労働時間のグラフ化や、運用面ではシングルサインオン・アカウント統合など進めています。勤怠管理と連動する部分にもなる人事労務的な機能も拡張していきます。」（家崎氏）

▲残業超過を管理する「36協定トップアラート」画面

今でこそ巷に安価で簡素な勤怠管理ツールが様々登場しているが、勤怠管理という企業にとって毎日行う必須の管理と考えると、長年積み重ねてきたノウハウ・実績に加え製品力の観点からも一線を画すプロダクトは心強い存在ではないだろうか。