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クラウドセキュリティ
「ワークフローの確認、お願いします！」から解放！Garoon連携で「未確認ワークフロー」と「当日スケジュール」の通知を自動化！ SYNCPIT Ver.3.3 リリース。
Written by 厚山 耕太
SYNCPITの立ち上げを行い、プロダクトマネージャーとして活動。
製品企画・設計からマーケティング、プロモーションなど全責任を担う。
また、プロダクトデザインチームを率い、製品横断でUI改善・UX向上を進める。
目次
設定ミスによる情報漏洩を事前に察知
Microsoft 365のセキュリティ対策
クラウドサービスの設定ミスによる情報漏洩事故が増加しています。総務省のガイドラインでも推奨される適切な対策をご紹介します。
「ワークフローの確認、お願いします！」過去1, 2週間で、そんな依頼を何回受けましたか？もしくは、ご自身が「確認お願いします！」と連絡されたケースは何回ありましたか？
日々、ワークフローの確認依頼が組織内でやり取りされています。28%の管理者が『ワークフロー申請』について、従業員に“毎日”通知しています(*1)。繰り返しになりますが、この28%という数字は“毎日”の通知です。各種申請書の提出依頼、稟議書の確認依頼や見直し依頼など、“毎日”様々な通知が行われています。(*1 : 2020年3月実施の当社実施アンケート結果より。図1参照)
こういった確認依頼は、単純に定型文を全員にばら撒いているケースもあれば、現状確認・個別依頼・その後状況確認・再依頼・・・、といった繰り返し作業が発生するパターンも多くあります。
2021年6月30日にリリースした最新バージョンでは、GaroonとSYNCPITでシステム連携し、上記のような “毎日”の『ワークフロー確認依頼』を自動化しました。
28%の管理者が従業員に “毎日” 通知する『ワークフロー申請』依頼
図１は、当社で実施したアンケート結果です。左のグラフは「従業員に毎日通知している内容」で、上位は『勤怠報告の徹底』や『残業申請の徹底』が並んでいます。これらの課題に関しては、SYNCPIT Ver.3.0にて実装したKING OF TIME 連携で、課題解決が可能です。今回は、3番目に多い『各種ワークフローの承認』に着目しました。
下記のグラフは「従業員への通知について、効果的だと考える通知先」です。61%の管理者が『本人通知』が一番効果的と回答しています。
複数のお客様に直接ヒアリングさせていただいた結果も、アンケートと同様の傾向にあったと感じております。インシデントに関わるようなアラートなど、情報の扱いに慎重になる通知は上司や管理者への通知が良さそうです。一方、今回ターゲットにしているような『ワークフロー確認依頼』は、本人への通知が良いようです。上司通知も上司がボトルネックになることもあるので、通知の内容や頻度で使い分けが必要です。
Garoon連携で、ワークフロー催促を自動化
上記のような背景のもと、最新バージョンではGaroonと連携し、『ワークフロー確認依頼』を自動通知できるようにしました。
図2は、実際の通知イメージです。自分自身が確認待ちになっているワークフローや、確認していない回覧ワークフローが通知されます。この確認依頼通知は、確認が終わるまで毎日通知されますので、うっかり確認が漏れていたといったケースを避けられます。
“普段使い”になるためのスケジュール通知
今回のGaroon連携では、『ワークフロー確認依頼』に加えて『当日スケジュール』も通知できます。毎朝、普段使いのビジネスチャットから当日スケジュールを簡単に確認することができます。図3は『当日スケジュール』の通知イメージです。
こちらの『当日スケジュール』は、シンプルに従業員への便利さを提供する機能ですが、同時にもう一つの役割を期待しています。それは、“普段使いのボット”になってもらうことです。日々のスケジュールチェックにボットを活用いただくことで、“せっかく導入したのに使われない”ボットになることを防ぎます。
SYNCPITでは、「導入コストを徹底的にさげること」に加え、「導入後の社内浸透の仕組みを持っていること」を大きな特徴として掲げています。こちらの記事も是非チェックしてください。
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