クラウドセキュリティ
バックオフィス業務の効率化・デジタル化に向けた課題と解決策を徹底解説！
Written by 田中寛大
目次
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近年はテレワークの推進など働き方改革が叫ばれる中で、多くの企業では業務の効率化が喫緊の課題となっています。その中でも業務内容が多岐にわたり、会社全体を支える組織にとって必要不可欠なバックオフィス業務を効率化すれば、全従業員の業務全体が円滑に進むよう導くことができるでしょう。課題を洗い出し、ITツールを導入するなどの適切な解決を狙うことで、生産性の向上や社員のモチベーションの向上にも繋がります。本記事では、バックオフィス業務の概要や抱えている課題、効率化に向けた解決方法をご紹介します。
バックオフィスとは
バックオフィスとは、フロントオフィスの業務を後方支援する部署を指します。クライアントに直接関わる部門とは異なり、間接的に利益をつくるサポーターとしての役割です。
まず、バックオフィス業務の例についてご紹介します。バックオフィスには人事や経理、情シス部門などが該当します。フロントオフィスの業務を支援するため、直接クライアントと関わる機会は多くありませんが、社内業務を円滑化する役割を果たします。
人事
人事は社員を採用するだけではなく、異動や人事評価を行う部門です。転勤や退職のサポートもします。会社によっては、総務部門が兼務しているケースもあるでしょう。社員研修も含め、幅広く社員を支援する部門です。
経理
経理部門は、業務における支出や請求書・見積書のチェック、税理士との調整など経理周りを管理する部門です。各部門から起案されるプロジェクトの予算確認や、相見積もりの内容精査など業務の幅は多岐に渡ります。
法務
法務部門は企業の法的な業務を担当し、契約内容に沿って業務が行われているかどうかを確認します。また、法的な知識をもとにバックオフィス業務の支援も行います。コンプライアンスの整備やトラブルへの対応の実施も行う部署です。
総務
総務部門は、企業内の事務を司る管理部門の中枢です。「会社のなんでも屋」と呼ばれることもあり、人事などほかの部門の業務を兼務する企業もあるでしょう。福利厚生や消耗品・備品の発注など、庶務を中心に多様な業務を行います。
財務
財務部門は企業全体の資金を管理しつつ、経済的な観点からフロントオフィスを支えます。経理のように帳簿の記録や支払い・請求業務を行うのではなく、会社全体の予算などを管理しています。財政的な戦略を立てて、各部門と調整する業務も担当します。
情報システム
情報システム部門は、基幹システムの運用・保守やセキュリティ対策、ヘルプデスクなどITに関する業務を幅広く担当します。社内のDX化を推進する役割も果たしており、業務効率化の要といえるでしょう。中にはエンジニアが在籍していない企業も多くみられます。
バックオフィスが重要視される理由
業務ではフロントオフィスが目立ちがちですが、その業務を支えているのはバックオフィスです。バックオフィスの業務が効率化されれば、フロントオフィスのより重要な業務を的確にサポートできるようなります。加えて、会社全体の士気や雰囲気を高めることにも繋がるでしょう。近年リモートワーク等の普及により働く環境はがらりと変化しました。その中で、企業は各部門の生産性をより高めることが重要視されています。バックオフィス業務を効率化し、企業全体の環境を改善するという意味でも、重要な役割を担っています。
バックオフィスのデジタル化・効率化に向けた課題
バックオフィスを担う部門は、人手不足や他部署からの問い合わせ対応などさまざまな課題を抱えています。どのような業種・業務形態であってもバックオフィスは必要不可欠です。そのため、どのような企業も一度は多くの課題に直面するのではないでしょうか。ここでは、バックオフィスに起こりがちな課題について解説します。
未だアナログの業務が多い
デジタル化が進まずバックオフィス業務がアナログである傾向が顕著にみられます。マニュアル等の書類を紙で管理していたり、印鑑を使用した部署内での情報共有を行っているなどが挙げられるでしょう。特にリモートワーク環境下でバックオフィス業務の効率化を図るためには、早急な改善が重要です。例えば、契約書や請求書のペーパーレス化やスマホの導入が挙げられます。中小企業やベンチャー企業においても、バックオフィスを効率化しないと業務負荷により本来すべき仕事に時間を充てられません。アナログ業務を放置したままにすると、本来短縮できるはずの業務に時間が取られ、生産性は向上しないでしょう。
人手不足
専門知識やノウハウが必要とされるバックオフィス業務は、人手不足が課題です。その結果総務が人事業務を兼務するなどの、本来の業務に集中できない状況が生まれてしまうケースもあります。マルチタスクをしていては業務の効率化につながりにくく、成長スピードが滞るだけではなく従業員の士気も低下してしまいます。人手不足を解消するには、業務のアウトソーシングやDX化を検討することも重要です。
業務の属人化
バックオフィス業務が属人化して担当者任せになってしまうと、離職者が出た場合に換えが効かない可能性があります。特に企業のマネジメントを担う部門での属人化は起こりやすい傾向にあります。そのため、バックオフィス業務の自動化やデジタル化が重要です。
例えば、企業全体の把握が必要な総務部門などは多岐に渡る業務を担当しています。備品の準備や社内規定の整備、福利厚生など、ほかの部門よりも業務を手広く理解する必要があるため、誰にでもわかりやすい形でまとめておかなければ、担当者がいないときに誰も詳細を知らないという事態に陥ってしまいます。属人化から脱するには、何よりも引き継ぎやわかりやすい情報共有方法の模索が大切です。
他部署からの問い合わせ対応
バックオフィスを担当する部門には、さまざまな問い合わせが集中します。社内ポータルのように共用のサイトにFAQとして情報を掲載していたとしても、膨大な情報からほしい情報をすぐに得られない社員が多い場合もあるでしょう。情シスや人事部門などは、特に他部署からの問い合わせがあるたびに時間をとられてしまうリスクがあります。そのようなことが常態化していると、本来やるべき業務に集中できません。問い合わせ対応の課題を解決するには、チャットボットなどのITツールを活用すると効果的です。
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バックオフィスをデジタル化・効率化するメリット
バックオフィス業務を効率化できれば、時間を捻出できフロントオフィスの生産性を高められるでしょう。またコスト削減や社員のモチベーション向上にもつながります。それぞれのメリットを詳しく解説します。
生産性の向上
庶務に時間がとられていると、社員それぞれのスキルを十分に発揮させることが難しくなります。バックオフィス業務を効率化することで、本来すべき仕事に集中できるため人的リソースを不要なところに割く必要がなくなり生産性の向上が図れます。
モチベーションの向上
バックオフィスの効率化を図ると、それぞれの社員が本来すべき仕事に取り組めるようになります。その結果、個々の社員がキャリアをイメージしやすくなるでしょう。これにより社員がより意欲的に働ける環境を構築することが可能です。加えて、ビジネスチャットやグループウェアを導入すれば、細かなコニュニケーションをとることができるためリモートワーク下でもモチベーションの管理がしやすくなります。
バックオフィス業務をデジタル化・効率化する方法
バックオフィスの環境を日々改善することで、多くの業務の効率化が可能になります。バックオフィスにおける課題を解決し、業務を効率化するための方法を解説していきます。企業によって抱えている課題は異なるので、それぞれの目的に合った解決策を試してみてください。
情報系システム
事務作業の効率化を図るために活用したいのが、情報系システムです。ビジネスチャットやスケジュール管理ツールなどのコミュニケーションを円滑にできるツールの活用が挙げられます。特にリモートワーク環境では社内でのコミュニケーションをどのようにとるかが課題として挙げられます。自社に合った情報系システムを導入することで、同じオフィスにいなくてもコミュニケーションを円滑になり、各社員のタスクを把握できたりするなどの利点があるでしょう。
基幹システム
基幹システムは、企業の中枢を担うシステムを指します。情報系システムとは異なり、停止してはいけないシステムです。そのため、セキュリティの面で優れたシステムが求められるでしょう。バックオフィスの効率化を図るには、基幹システムのクラウド化が向いています。クラウドサービスであればライセンスを複数登録でき、リアルタイムに情報共有が可能です。また、クラウドであれば場所を問わず使用できるため、近年増加したリモートワークにも対応することができます。
ERPの導入
ERPとは「Enterprise Resource Planning」のことで、企業の資源を一元的に管理するシステムを指します。または、企業の資源を効果的に使う計画自体のことを表す場合もあります。
企業の成長に伴い、バックオフィスの業務は拡大し情報が複雑化します。ERPを導入すれば企業内の情報を一元管理でき、経営判断が円滑になるでしょう。また、これまで複数部門で行っていた業務を一元化できるので業務の効率化に直結します。
クラウド型のものが展開されており、低コストでの導入も可能です。バージョンアップのメンテナンスが必要なく、テレワークでも利用できます。
アウトソーシング
バックオフィス業務の効率化を図るには、アウトソーシングも積極的に行う必要があります。人員不足が問題となっている少人数の企業などは思い切って外部に業務を委託するという判断も選択肢のひとつとなります。マルチタスク化や属人化してしまっている業務をアウトソーシングすることで、担当者が本来すべき仕事に集中でき生産性を高められるでしょう。
バックオフィス業務をアウトソーシングするリスクとしては、情報漏えいが挙げられます。機密性の高い情報を外部に漏らさないように注意が必要です。
社内向けチャットボット
社内の問い合わせ対応や通知業務はチャットボットでも対応することが可能です。問い合わせ対応により本来すべき業務が後回しになってしまう傾向にあります。また、質問をする立場としてもタイミングを伺ったり、担当者の有無によって欲しいタイミングで回答がもらえなかったりと非効率的です。チャットボットにマニュアルなどのQ＆Aを組み込むことで自動化すれば、質問をする側もうける側も大幅な時間短縮になり、本来すべき業務に時間を充てられるようになります。
バックオフィスのデジタル化・効率化に欠かせないITツールの導入
バックオフィスの効率化をはかるためには、ITツールの導入も欠かせません。次に、ITツールを導入する際のポイントについて解説していきます。スムーズにITツールの導入を行うため、それぞれ把握しておきましょう。
課題の洗い出し
ITツールを導入する前に、まず自社が抱える課題を明確にしておきましょう。ITツールを導入することでどのような課題を解決したいかというゴールをはっきりとさせないまま「流行っているから」「安いから」という理由で導入してしまうと、適切なツールを選べなかったり、現場で積極的に使用してもらえずかえって導入・運用の費用のみがかさんでしまったりしてしまいます。部署や業務ごとに業務プロセスを見直し、どのような部分を解決するべきなのか、どの部分を効率化したいのか等の課題をみつけましょう。
使用中のツールとの相性
ツールを選定するうえで、すでに社内で使っているツールとの相性を把握しておくことも重要です。連携できるツールがあれば社員もスムーズに使用できるため、導入時の混乱が起こりにくくなります。例えば、ビジネスチャットツールを導入する場合にはオンラインストレージやスケジュール機能と連携できると、ひとつのツールでコミュニケーションだけではなくタスク管理やファイルの共有も行えるようになります。コストパフォーマンスに優れたツールを導入したいところですが、既存システムとの連携という観点からツールを比較・検討することも重要になります。
操作性
ツールの操作性は十分に確認することが重要です。ITツールにはさまざまな種類があり、それぞれ機能性や使用感が異なります。操作性が悪ければツールを使用するのに大幅な時間がかかり、業務時間が短縮できなくなってしまったり、社員が積極的に使用したくなったりすることも考えられます。特に費用のかかるツールについては事前によく比較検討して導入を決めましょう。無料トライアルなども積極的に利用して見極めることも重要です。また、社員全体が使用するツールの場合は、リテラシーのレベルに関わらずスムーズに操作できるツールであることが重要です。
工数管理
ITツールを導入する場合には、導入までの工数管理を怠らないようにしましょう。導入するのに手間や負担のかかるツールだと、本来すべき業務に集中できなくなってしまいます。また、工数管理ができるツール自体も導入すると便利です。バックオフィスでは日々行っている業務が外からは見えにくい部分があります。このような場合は管理ツールを活用して工数を可視化することで進捗状況を確認でき、生産性の向上につながります。
サポート体制
ツール導入の際は、ヘルプデスクがあるかどうかのチェックも欠かせません。複雑な仕様のツールになればなるほど使い方で不明点が生じる可能性があります。ITツールは専門的な知識が必要になるケースもあるため、導入後もスムーズに使用することができるようサポート体制の有無が重要となります。ツールによっては無償のサポート期間が限られているケースもあるので注意が必要です。
バックオフィスのデジタル化・効率化事例
最も手軽にバックオフィス業務を効率化する方法として挙げられるのがチャットボットの導入です。その中でも社内問い合わせやヘルプデスク対応としての活用におすすめできるチャットボットが「SYNCPIT（シンクピット）」。機能性だけではなく、月額100円から導入ができるというコストメリットも魅力です。ここではSYNCPITの導入事例をご紹介します。
大和財託株式会社
同社では社員から情報システム部門への問い合わせが多かったため、定型的な問い合わせ対応を自動化する目的でSYNCPITを採用しています。社内で使用していたチャットツールのMicrosoft Teamsから、SYNCPITにすぐアクセスできるよう連携も行いました。SYNCPITの投入によりバックオフィスの業務効率化を狙うだけではなく、社員が自分で調べる文化を定着させることに取り組んでいます。
株式会社キャリアコンサルティング
同社では、ヘルプデスクに社員からの問い合わせが多く寄せられていたため、定型的な問い合わせ対応を自動化するためにSYNCPITを導入しました。チャットツールのLINE WORKSと連携させ、社員が自分自身で問題を解決する文化を育んでいます。
まとめ
バックオフィス業務を効率化することは、会社の成長を支えるのに重要な要素です。不透明な情勢の中で、会社には常に業務の効率化が求められています。企業経営の基盤を強固にするためにも、バックオフィス業務の抜本的な改革が必要となるでしょう。抱えている課題を明確にしたうえで、ぜひ自社とマッチしたITツールの導入を検討してみましょう。
情シス・総務が抱える「問い合わせ対応」の課題をデジタル化で効率化
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▼資料内容?
・バックオフィスが抱える課題?
・「問い合わせ業務」の自動化ニーズ?
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バックオフィス業務自動化ソリューション「SYNCPIT」
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