電子帳簿保存法の概要

まずは、電子帳簿保存法の概要についてご紹介します。

概要と主な改正点

電子帳簿保存法は、1998 年に施行された「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」の略称で、さらに略して「電帳法」などとも呼ばれます。もともとは、紙で保存することが法律で定められていた国税関係の書類を、例外としてデータで保存できる要件を定めた法律でした。各税法上で、原則紙での保存が義務付けられている帳簿書類について一定の要件を満たしたうえで電子データによる保存を可能とすること、電子的に授受した取引情報の保存義務などが規定されています。
ITの利活用の拡大に伴って数度の改正が行われ、2022年1月にまた大幅な改正が行われました。2022年の改正のポイントは以下の通りです。

電子データの保存を行う場合の税務署長の事前承認制度の撤廃

国税関係帳簿書類のデータ保存、スキャナ保存にあたっては、3カ月前までに税務署長への事前承認を受ける必要がありましたが、今回の改正でこの手続きが撤廃されました。
電子取引のデータ保存は事前申請が元々不要だったことから、電子データを扱うすべてのデータ保存に関して税務署長への事前申請が不要となり、事務手続きによる負担を大幅に軽減することができました。

タイムスタンプ要件の緩和

タイムスタンプの付与期間が3営業日から最長2カ月まで延長され、受領者の自著も不要となります。また、時刻認証機能があり、「データの修正や削除の履歴が残る、または修正や削除ができない」「入力期限内にデータを保存したことが確認できる」といった機能を持つクラウドサービス等を使用する場合、タイムスタンプの付与自体も不要になります。

検索要件の緩和

検索要件として規定されてきた項目が「日付」「取引金額」「取引先」に限定され、「日付／金額の範囲指定により検索できること」「2つ以上の任意の項目を組み合わせて検索できること」の要件が撤廃されます。

適正事務処理要件の廃止

これまで不正防止の観点から必要とされてきた、「3名以上で事務処理を行う」という相互牽制の規定や「1年に1回以上の定期検査が必要で、終了までは原本の保管が必要」「定期検査で発見された不備は、原因究明と再発防止策を構築する」といった事務処理要件の規定が撤廃されました。

電子取引における書面保存の廃止

電子取引における書面保存が廃止され、電子データでの保存が義務化されます。これまでは、電子取引で授受した電子データを出力して保管することも可能とされてきましたが、今回の改正によって、電子取引で授受した電子データは、すべて電子データとして保存することが義務付けられました。

罰則規定の強化

今回の法改正により事務処理の効率化とペーパーレス化を目的としたさまざまな緩和が行われました。その一方で、不正・不備が発覚した際の罰則規定は強化されます。具体的には、青色申告の承認を取り消される、追徴課税や推計課税を課される可能性があります。また、会社法により過料が課される場合もありますので注意が必要です。

電子データの保存期間

ここでは、電子データの保存期間について説明します。

保存期間は7年

帳簿書類の保存期間は7年間と規定されています。
法人の場合は、確定申告書の提出期限の翌日から起算して7年間となります。
「電子化しない紙」の保存期限は、「電子データ」の保存期間と同様、7日となります。
「電子化したあとの紙」の保存期間は1年以内となります。

帳簿書類の保存方法による保存年数の違い

帳簿書類の保存は、条件によって保存年数が変化します。

欠損金の繰り越し控除を受ける場合：最長10年

欠損金とは、各事業年度の所得計算において、損金の額が益金の額を超える場合に生じる金額のことを指します。具体的には、売上低迷や大型の設備投資などを実施したことにより、赤字に転落した場合などが該当します。

青色申告の事業年度にこのような欠損金が生じた場合、最長10年間繰越控除を行うことができます。繰越控除とは、現在の赤字と将来の黒字で相殺できる仕組みのことで、中小企業の場合は100分の50を限度に繰越控除をすることができます。
この場合、繰越控除の期間が最長10年となることから、欠損金が生じる場合の帳簿書類の保存期間も最長10年まで延長されます。
なお、個人事業主の場合の繰越控除は3年間が期限となるため、法人のように10年間の保存義務はありません。

認められている保存方法

ここでは、データの種類に応じた保存方法についてご紹介します。

電磁的記録での保存

電磁的記録（電子データ）は、手書きではなくPCなどを用いて電子的に作成されたデータの保存方法のことを意味しています。
電子データの保存は、使用したシステム上で電子データのまま保存することができます。データはDVDやハードディスクなどのメディアを使った保管だけでなく、クラウドサービス等を利用してサーバー上に保管したデータも該当します。
また、保存に際しては、改正電帳法が定める「真実性の確保」「可視性の確保」を担保することが必要となります。

紙データをスキャナで保存

スキャナ保存は、紙で届いた書類、または紙で送付することを目的として作成された書類の控え（写し）を、スキャン等を用いて保存する方法です。
スキャナ保存については要件が細かく規定されているので、注意が必要です。

スキャナ保存できる書類

スキャナ保存できる書類は、紙で届いた、あるいは紙で送付することを目的として作成された書類の控え（写し）となります。従って、電子データとして作成された帳簿や電子取引データを出力してスキャナ保存することは認められません。

スキャンデータの真実性の確保

訂正・削除を行った場合にその履歴が確認できること、約2カ月以内にタイムスタンプが付与されていること、などが規定されています。

スキャンデータの可視性の確保①解像度等

スキャンデータは誰もが視認でき、確認できる状態で保存しておく必要があります。
具体的には以下のような要件を満たす必要があります。

• ・ 解像度200dpi 以上
• ・カラー画像による読み取り　※赤/ 緑/ 青それぞれ256階調（約1677万色）以上
• ・14インチ以上のディスプレイ及びプリンタに整然とした形式で明瞭な状態で出力できる
• ・入力期間の設定（業務処理に係る通常の期間＝最長2カ月）
• ・ 帳簿との相互関連性の保持

スキャンデータの可視性の確保②システム要件

「日付」「金額」「取引先」を検索条件として設定できることが規定されています。

電子取引データの保存

電子取引データの保存は、電子保存が義務付けられます。電子取引に係るデータ保存に該当するのは、紙を用いず電子で完結する取引で、具体的には電子決済やメールデータ、EDI取引データなどが該当します。
これまで、データで受け取った国税関係書類の出力保存が認められてきましたが、2022年1月 以降は原則禁止となります。
電子取引は、メールに添付データとして送受信する場合や、WEBやクラウド上で自動的に発行されるようなシステム利用の場合も含みます。
データの保存に際しては、やはり「真実性の確保」と「可視性の確保」が求められます。

電子帳簿保存法の対象となる文書

文書にはさまざまな種類があります。
まず大きく「帳簿」と「書類」に分けることができます。

帳簿

帳簿とは、総勘定元帳や仕訳帳、現金出納帳、売掛金元帳、買掛金元帳、固定資産台帳、売上帳、仕入帳などが該当します。

書類

書類とは、注文書、契約書、領収書などの取引関係書類や、損益計算書、貸借対照表などの決算関係書類などが該当します。

重要書類

書類の中でも、資金や物の流れに直結するような書類は、「重要書類」と呼ばれます。
契約書や請求書、納品書、領収書などが挙げられます。

一般書類

書類の中でも、資金や物の流れに直結しない書類は、「一般書類」と呼ばれます。
例えば、見積書や注文書、検収書などが該当します。

電子帳簿保存の対象（帳簿・決算関係書）

電磁帳簿保存の対象となるのは、国税関係帳簿と、国税関係書類のうち、決算関係書類、取引関係書類です。
具体的には、仕分帳、総勘定元帳、現金出納帳、貸借対照表、損益計算書、棚卸表、領収書の控え、請求書の控え、発注書の控えなどが該当します。

スキャナ保存の対象（重要書類・一般書類）

スキャナ保存の対象になるのは、国税関係書類のうち、紙で届いた取引関係書類です。
具体的には、領収書や請求書、発注書などが該当します。

不要になった帳簿処分方法

不要になった帳簿の処分は、紙の場合はシュレッダーなどにかけて情報を読み取れないように処理をしたうえで、破棄します。
電子データの場合も同様に、電子データを復元できないようなシステムにかけた上で破棄するようにしましょう。ただし、保存期間の規定はそれ以降保存してはならないことを規定したものではないため、税法上の保存期間を超えた場合でも必ずしも破棄しなくてはならないわけではありません。
定められた期限の間は、定められた通りに保存し、それ以降は自社で定めた規定に則って処理することが必要です。社内でルールの整備を進めましょう。

SYNCPITの紹介

改正法に伴い文書の保存対象や保存方法の周知徹底に役立つ自動化ツールをご紹介します。

法改正に伴う社内問い合わせの増加をSYNCPITで自動化

請求書や領収書などの書類の保存対象や保存方法に関する内容は、実際に現場担当者の日常業務に深く関連する内容です。
ところが多くの場合、「マニュアルがどこにあるのかわからない」「質問したいことがあったが担当者が不在だった」といったことが原因となり、対応が遅れたり、周知徹底が行き届かないといった事態に陥りがちです。

FAQチャットボットSYNCPIT なら、国税庁が提供する一問一答をベースに想定される問い合わせの回答を事前に作成し、自動応答機で回答を得られる仕組みを整えることができます。

こうすることで改正法への啓蒙に役立つだけでなく、社内からの問い合わせに忙殺されがちなバックオフィス部門の業務負荷軽減にも寄与します。

法改正に伴う社内ルール・運用フローをSYNCPITで自動通知

電帳法の改正により、さまざまな要件が緩和された一方、不正や不備に対する罰則規定は強化されました。認識の齟齬や誤った理解による不備をなくすためにも、社内ルールや運用フローをSYNCPITの通知ボットに登録し、 全従業員に周知することは重要です。

チャットボット機能を使って一人ひとりが課題を解決できるような仕組みを整えていくことで、今後の法改正や社内ルールの細かな変更に対しても迅速に理解促進を図ることができます。

「この件について誰に聞くべきなのかわからない」「担当する社員が少ないので問い合わせ対応に追われて休暇が取りづらい」といった心理的な負荷も軽減できるでしょう。

まとめ

改正電帳法は、幾度かにわたって要件が緩和されてきたということもあり、最新の情報を正しく理解することが難しい内容です。
また、日常的に作業が発生する請求書や領収書といった身近な書類の保存方法にも深く関わる内容であることから、関わる担当者の数も多くなります。改正法の内容を全社的に正確かつ迅速に周知させるためには、すべての問い合わせに対してバックオフィス部門の担当者が対応するのは現実的ではありません。バックオフィス部門の業務負荷軽減のためにも、自動応答機能の整備が急がれます。是非この機会にSYNCPITの導入をご検討ください。