電子帳簿保存法の概要

電子帳簿保存法（電帳法）について、その概要と改正のポイントについてご紹介します。

電子帳簿保存法概要

電子帳簿保存法とは、国税関係帳簿書類並びに電子取引の取引情報を電子保存するために定められた法律です。

これまで、国税関係帳簿書類や取引書類は紙で作成、授受されることが一般的であったことを念頭に、紙での保存のルールについて定められてきました。ところが、実取引においては電子データでの作成や電子取引等が一般的となったことなどを背景に、いくつかの改正を経て、電子データでの保存も認められることとなりました。

2021年12月には令和4年度税制改正大綱が決定され、2022年1月1日より改正電帳法が適用されます。この改正電帳法では、ペーパーレス化による書類の保管スペースの節約や事務負担の軽減、業務効率改善等を目的として、従来の運用から大幅な変更が加えられることとなりました。

具体的には、紙で受領した書類をスキャン等によって保存する際の要件が緩和され、電子取引における電子データの保存が義務化されます。電子保存に求められる要件は、改ざんなどがされていないユニークなデータであるという「真実性の確保」と、誰もが視認でき、検索・確認できるよう保存されているという「可視性の確保」が求められます。
2年間の経過措置が取られるものの、改正法への対応を社内でマニュアル化して周知徹底するに十分な時間があるとはいえず、対策が急がれます。

改正のポイント

改正のポイントは大きく6つ挙げられます。

1. ①税務署長への事前承認手続きの廃止

   これまで、国税関係帳簿書類の電子データ保存を行う場合、3カ月前までに税務署長に届け出て承認を得る必要がありましたが、今回の改正でこの事前承認制度は撤廃されました。

2. ②タイムスタンプの要件緩和

   これまで、データの真実性を確保するためのタイムスタンプ付与は、3日以内に付与されていること、書類の受領者の自著があることが要件とされてきました。
   今回の改正ではタイムスタンプの付与は概ね2カ月以内に行うこと、書類受領者の自著は不要、時刻認証機能があり、訂正削除履歴が残る、または訂正削除できないシステムを利用している場合はタイムスタンプが不要、という要件に緩和されました。

3. ③検索要件の緩和

   可視性の確保のために定められてきた検索要件はこれまで、「取引年月日、勘定科目、取引金額、その他その帳簿の種類に応じた主要な記録項目により検索できること」「日付または金額の範囲指定により検索できること」「二つ以上の任意の記録項目を組み合わせた条件により検索できること」という内容でしたが、今回の改正によって「取引年月日、取引金額、取引先で検索できること」という要件に緩和されました。

4. ③適正事務処理要件の廃止

   これまで、適正事務処理要件という規定があり、「3名以上で事務処理を行う相互牽制が必要」「1年に1回以上の定期検査が必要で、終了までは原本の保管が必要」「定期検査で発見された不備は、原因究明と再発防止策を構築する」という規定がありましたが、今回の改正ではすべて撤廃されました。

5. ④電子取引における書面保存の廃止

   これまでは、電子取引で授受した電子データを出力して保管することも可能とされてきましたが、今回の改正によって、電子取引で授受した電子データは、すべて電子データとして保存することが義務付けられました。

6. ⑤罰則規定の強化

   ここまで見てきた通り、要件がいくつか緩和されたことに伴って、保存に不備や不正があった際の罰則規定が強化されます。具体的には、青色申告の承認を取り消される、追徴課税や推計課税を課される、会社法により過料が科せられる、といった形になります。

タイムスタンプとは

ここでは、改正の大きなポイントとなる、タイムスタンプの概要についてご紹介していきます。

タイムスタンプの目的・メリット

そもそもタイムスタンプとは、「真実性の確保」を担保するために必要な処理です。
電子データに打刻がされていることにより、そのデータがある時点で存在し、改ざんされていないことを証明します。
タイムスタンプを付与するには、総務省より調査機関として指定されている一般財団法人日本データ通信協会に認められた認定事業者と契約し、認定スタンプサービスを利用する必要があります。最近では、アプリケーション・サービス・プロバイダがそのサービスを自社のサービスの一部に組み込んで提供している例も増えています。認定タイムスタンプを利用している事業者かどうかは、一般財団法人 日本データ通信協会が発行する認証マークを取得しているか確認することで判断することができます。

参考：一般財団法人 日本データ通信協会 認定タイムスタンプを利用する事業者に関する登録制度

タイムスタンプの仕組み

電子データにタイムスタンプを付与するだけでは、時刻そのものの信頼性やデータ改ざんの可能性を否定することができません。
従ってタイムスタンプは時刻認証局（TSA：Time-Stamping Authority）を通じた第三者による付与が必要となります。

タイムスタンプ付与の仕組みは以下の通りとなります。

1. ①認証局に電子証明書の利用を申し込む

   利用者はまず認証局に電子証明書の利用を申し込みます。

2. ②ハッシュ値を算出する

   利用者は、ハッシュ関数を使ってハッシュ値と呼ばれる値を算出します。

3. ③ハッシュ値とスタンプ付与の依頼を送って認証局にタイムスタンプの生成を依頼

   利用者は、算出したハッシュ値とともにタイムスタンプの生成と付与を認証局に依頼します。

4. ④認証局がタイムスタンプを実行

   認証局は、ハッシュ値と現在の時刻情報を結合して、タイムスタンプ・トークンを生成します。

5. ⑤認証局がタイムスタンプ・トークンを暗号化して返信

   認証局は、タイムスタンプ・トークンを暗号化（電子署名を施）して、利用者に返信します。

これらの手続きを経ることで、電子データから算出したハッシュ値と、タイムスタンプ・トークンから取り出したハッシュ値を比較し、一致すればその電子データがその時刻に存在し、改ざんがなされていないということを検証・証明することができます。

書類で保管されていた時代には、用紙の劣化具合や筆跡、指紋などによって書類が改ざんされたかどうかを知る手がかりを掴むことができました。
電子データを扱う場合にデータの真実性を担保するための要件として、それらの代わりとなるタイムスタンプ要件が誕生したのです。

タイムスタンプ要件とこれまでの改正

ここでは、タイムスタンプ要件の改正の歴史について見ていきましょう。

2020年の改正で電子取引のタイムスタンプが一部不要に

タイムスタンプに関連して、まず大きな変更が加えられたのは、2020年の改正でした。
2020年の改正では、以下の2点について要件が緩和されました。

タイムスタンプが一部不要になる

2020年以前には、電子データの保存に関するタイムスタンプの付与は、発行者と受領者側の双方で必要なものでしたが、2020年の改正によって、発行者側のタイムスタンプの付与のみでも認められるようになりました。

領収書が一部不要になる

クレジットカードを始めとするキャッシュレス決済の場合の領収書が不要になり、電子取引のデータそのものが税務上の証拠として認められるようになりました。

2021年改正でスキャナ保存のタイムスタンプ付与期間がさらに緩和

2021年の改正で、さらにタイムスタンプの要件は緩和されました。
主な改正点は以下の通りです。

スキャナ保存のタイムスタンプ付与期間が緩和

2021年以前は、「受領者とスキャンする人が同一である場合」「受領者とスキャンする人が異なる場合」「業務処理サイクル方式を採用する場合」の各シチュエーションについて、それぞれ異なる付与期間が定められていました。2021年の改正ではこれらそれぞれの付与期間がなくなり、「最長約2ヶ月と概ね7営業日以内」に統一されることとなりました。

2022年改正で条件を満たすことによりタイムスタンプ要件が廃止

2022年の改正では、ある条件を満たすことでタイムスタンプの付与が不要になりました。
主な改正点は以下の通りです。

要件を満たせばタイムスタンプの付与は不要

時刻認証機能があり、電子データの削除・訂正ができないシステム、削除・訂正の履歴が残るシステムを利用している場合には、タイムスタンプ要件は不要になりました。
電子帳簿保存法に対応するシステムを提供する事業者は複数あります。これらのシステムを利用することで、タイムスタンプの付与は必要なくなる、ということです。

タイムスタンプの利用方法

ここでは、タイムスタンプの利用法についてご紹介します。

ネット環境

タイムスタンプの付与は、インターネットを通じて行われます。
まずはインターネット回線を引き、インターネット通信ができる環境を整える必要があります。

時刻認証局との契約

タイムスタンプの付与は、時刻認証局が実施します。
利用者は、一般財団法人日本データ通信協会によって認定された認定事業者と契約を結ぶ必要があります。

システム導入

タイムスタンプ利用の事前準備が整ったら、保存したい電子データをシステムにアップロードし、タイムスタンプを付与してもらいます。

タイムスタンプ利用にかかる費用

タイムスタンプには利用料が発生します。費用は事業者ごとに異なるので、詳しくは各事業者のサイトで最新情報をお調べください。
ここでは概算として、初期導入費用では、アカウント発行費用として1アカウントあたり6,000円前後の金額が必要となります。初期費用とは別に、月々の利用料が発生します。
利用料も定額制や従量制など事業者やサービス内容によって異なりますが、8000円前後の月額利用料が発生することが多いようです。

タイムスタンプを付与できるシステムにはさまざまなサービスがあり、対応範囲もさまざまあります。詳細は各事業者のホームページでご確認ください。

LANSCOPE セキュリティオーディター の紹介

タイムスタンプの要件は細かく、複雑です。これらの情報整理に役立つバックオフィス機能の自動化システムをご紹介します。

法改正に伴う社内問い合わせの増加をLANSCOPE セキュリティオーディター で自動化

LANSCOPE セキュリティオーディター は、バックオフィス特化型FAQチャットボットです。チャットボットをうまく取り入れることで、バックオフィス部門の業務効率化を図ることができます。

例えば、情報システム部門や総務部門では、定常業務や日々の問い合わせ対応に使う時間が全体の約66％にも及ぶと言われています。
今回の法改正によるタイムスタンプの仕組みを周知するにあたっては、現場の混乱と問い合わせ件数の急増が想定されます。

そこで、LANSCOPE セキュリティオーディター が役立ちます。「よくある問い合わせ」の回答をいつでも照会・閲覧できるLANSCOPE セキュリティオーディター のFAQ ボットの自動応答機機能を利用すれば、類似かつ膨大な問い合わせに対応する時間を大幅に削減することができます。

さらに、LANSCOPE セキュリティオーディターでは、ビジネスチャットと連携した通知も可能。

電帳法を受けて社内で作成した規定や業務手順を、LANSCOPE セキュリティオーディターの通知ボットに登録しておけば、 全従業員へ定期的に通知し、浸透を図るのに役立ちます。

手順や運用フローを自動通知することで、バックオフィス部門の中でも、社内ルールや運用フローの認識に齟齬がないかを常に確認することができます。

まとめ

タイムスタンプの付与に関する改正法の内容は煩雑で、理解と周知徹底には甚大な業務負荷がかかることが予想されます。
LANSCOPE セキュリティオーディター のようなチャットボットやタイムスタンプ機能を内包したシステムの導入を検討することで、電帳法へのスムーズな対応を進めてください。