勉強会

有料版なら最大300人まで参加できるTeams会議は、セミナーや勉強会にも役立ちます。Teamsの機能をフル活用すれば、大人数でもストレスのない運用が可能です。ブレイクアウトルームを使用することでグループワークをしたり、連携アプリのMindMeisterを選択してマインドマップを作成したりすることができます。加えて、アンケートや勉強会の内容の復習として簡単なテストを行ないたい場合はFormsアプリを使ってみましょう。録音・録画機能を活用すれば勉強会の内容そのものを教材として参加メンバーに共有することができます。なお、発表者に対する質問はチャットで行なうと発表者の発言を遮らずに拾ってもらえます。

ワークショップ

Teams会議よりもさらに大規模なワークショップを行ないたい場合はライブイベントを活用してみましょう。ライブイベントはTeams会議の拡張機能で、基本的には1対多のコミュニケーションを目的としています。2021年12月31日までは20,000人が参加でき、最大16時間のイベントを行なうことができるとされています。参加者にOfficeライセンスは必要ありません。開催者からの一方的な配信となりますがQ&A機能を利用して参加者からの質問を受け付ければ、開催者と参加者との間で双方向のやりとりが生まれます。また、出席者エンゲージメントレポートにはライブイベントに参加したユーザーとライブイベントを退席したユーザー各出席者のエクスペリエンスに関するその他のデータが表示されます。これらのデータを顧客管理（CRM）アプリケーションに取り込んでリード管理やフォローアップに役立てましょう。

Teams会議の基本的な使い方

Teams会議の概要が分かったところで早速使い方について見ていきましょう。まずはTeamsを立ち上げてください。会議を始める方法は「今すぐ会議」と「新しい会議」の2種類があります。

すぐに会議を開催して参加してもらう方法

「今すぐ会議」を選ぶと、即座に会議を開始することができます。参加者への招待方法は次の4通りがあります。

●リンクで参加してもらう

左側の「会議」タブから赤枠内の「今すぐ会議」を選択します。

ユーザーの招待方法から「会議のリンクをコピー」を選択して直接メンバーにリンクを送信して招待します。

●予定表から参加してもらう

主催者は左側の「会議」タブから会議をスケジュールします。

目的の会議を見つけて「参加」を選択します。

●チャネルから参加してもらう

チャネルで会議が開始された場合はフィードに参加の招待、関連コンテンツ、およびチャネル内の会議に参加しているユーザーなど会議の詳細が表示されますので「参加」を選択します。

●コールインで参加してもらう

Web上でTeamsアプリまたはTeamsを使用できない場合は、電話番号に電話して会議に参加できます。会議出席招待に電話番号と会議IDがある場合は、参加する番号をダイヤルします。招待の番号が自分に対してローカルではない場合がありますので「ローカル番号を検索」を選択して取得しましょう。

会議をスケジュールして参加してもらう方法

続いては会議をあらかじめスケジュールしておいて参加メンバーに前もって知らせる方法です。こちらも4通りあります。

●予定表で案内する

左側にある「会議」タブで案内する方法です。Googleカレンダーとも連携しているのでGoogleカレンダーで会議の予定を案内することもできます。

●チャネルで案内する

チャネルに会議の詳細を投稿する方法です。ミーティングメンバー全員に周知させるのに便利です。

●チャットで案内する

ミーティングが1on1の場合はプライベートチャットで相手に知らせると良いでしょう。会議の詳細が生成されたらコピペして相手に送付します。

●リンクで案内する

会議リンクを生成して参加メンバーに知らせる方法です。他のWeb会議システムでも導入されている機能なので誰でもわかりやすいのがメリットです。

会議に参加する

最後に自分自分が参加者となった場合の会議への参加方法です。こちらも4通りありますので順番にご紹介します。

●リンクから参加する

最もポピュラーな参加方法です。リンクに飛ぶと会議にそのまま参加できるようになります。チャネルの投稿やチャットで共有されます。

●着信から参加する

会議の開催者から直接着信がある場合、着信が通知されますので会議への参加を承諾するか、拒否するか選択できます。承諾した場合は招待された会議のロビーが表示されます。「今すぐ参加」ボタンを押すと会議に参加できます。

●メールから参加する

参加者のメールアドレス宛に招待メールが届きますのでリンクをクリックします。

するとTeamsをアプリで開くかブラウザで開くか選択する画面が出てきますので、必要に応じて好きな方を選んで会議に参加します。

●予定表から参加する

画面左側の「会議」タブから目的の会議を探して「参加」をクリックします。

Teams会議への招待方法をもっと詳しく知りたい方は

Microsoft Teamsの会議への招待方法を一挙ご紹介！

Teams会議の活用方法

Teams会議には、他のWeb会議システムにはないユニークな機能が多数存在します。順番に見ていきましょう。

自分の画面を参加者に共有する

多くのWeb会議システムには搭載されている機能ですが、Teamsにももちろん画面共有機能は備わっています。手元の資料を相手に共有することでオンライン上でもプレゼンテーションが可能になり、ミーティングをスムーズに進めることができます。さらに、Teamsでは画面共有を「コンテンツのみ」「スタンドアウト」「横並び」「報告者」の4つの発表者モードの中から選択することができます。会議の性質に応じて効果的に画面を見せられる共有方法を選びましょう。

資料やファイルを参加者に共有する

Teamsではチャットで資料やファイルを会議の参加者と共有することができます。Microsoft Office製品であれば、資料やファイルを受け取った参加者はTeamsアプリ内でファイルを開くことができるので、別アプリを起動する必要はありません。送られた資料に対して、参加者はリアクションで反応することができます。また、会議チャットで共有された資料は履歴として残るので、「あの会議で共有された資料をもう一度見たいな」と思った時は会議チャットからいつでも資料を確認することが可能です。なお、Teamアプリ内で共有された資料は閲覧のみ可能となっています。

ホワイトボードを使う

簡単なスケッチで相手に視覚的に伝えたい場合はホワイトボード機能を活用すると便利です。「コンテンツを共有」のアイコンをクリックすると「ホワイトボード」というカテゴリの中に「Microsoft Whiteboard」があるのでそれをクリックしましょう。実際のホワイトボードと同じようにマウスやタッチペンなどでキャンバス上に自由に文字や図形を描くこともできますが、「テキストの追加」を選択するとキーボードで文字が打てるようになります。もちろん、消しゴムで一度描いたものを消すこともできますし画像を挿入することもできます。会議が終わった後はホワイトボードの内容をエクスポートして、議事録の代わりにすることも可能です。ブラウザ版のMicrosoft Teamsを使用する場合、ブラウザにはホワイトボードが内蔵されていませんのでWindows10にインストールされている「Microsoft Whiteboard」を連携させれば利用可能となります。

録画・録音する

Teamsでは有料プランになると会議中の録画・録音が可能になります。会議で聞き流してしまったところを復習することもできますし、議事録作りの材料として役立てても良いでしょう。企業によっては公開会議としてオンデマンドで配信してみても良いかもしれません。レコーダーを用意しなくとも会議の内容をそのまま視覚的・聴覚的にバックアップできるのは大きなメリットと言えるでしょう。

メモ（議事録）をとる

「・・・」の「その他の操作」から「会議のメモ」を選択すると、会議中のことをメモできるようになります。

会議のメモはチャンネルに共有され、チャンネルのメニューからいつでも見ることができます。議事録を取るのに是非有効活用したい機能です。

従来までの会議では議事録を作るためにWordやGoogleドキュメントなどの別アプリを立ち上げて、またさらに出来上がった議事録を別のストレージに保存という手順を踏んでいましたが、Teamsではそれらを全て1つのプラットフォームで完結させることができるのです。

相手に自分の画面を操作してもらう

画面共有は多くのオンライン会議システムが搭載している機能ですが、画面共有だけでは共有資料に対する指摘や修正点が分かりづらいというデメリットがあります。Teamsでは画面共有に加えて会議相手の画面を操作したり、または自分が共有した画面を操作してもらったりするリモートコントロール機能が備わっています。これにより対面に近い操作が可能となり、メンバーはよりインタラクティブな会議を体験することができます。さらに、社外PCから会社のサーバーへリモート接続することも可能であり、出社できず、持ち出し可能PCがない状態でも社用PCにアクセスすることができるので、時間や場所に囚われないミーティングが可能となります。

会議中にチャットする

こちらも多くのWeb会議システムで標準装備されている機能ですが、Teams会議では会議ごとの「会議チャット」というものが用意されているので必要に応じてチャットで会話したり、会議資料などをアップロードしたりできます。会議チャットもまたチャンネルに共有され、チャンネルのメニューからいつでも内容を確認することができます。音声だけでは伝わらないことを文字にして伝えたり、会議内容を補足して重要事項をハイライトしたりするのに便利な機能です。

Teamsの会議に参加する前の注意点

Teams会議に参加する際には、会議に参加する直前の確認画面で設定の確認を行なうようにしましょう。

ここの設定画面でビデオをオンにするかしないか、する場合は背景を選択するかどうか、使用する音声機器やノイズ抑制などをコントロールすることができます。
スムーズなミーティングを行なうためには音声や画像の不具合は避けたいところです。是非会議が始まる前にTeams会議の設定を確認しておきましょう。
なお、これらの設定は会議に参加した後でも変更することができます。必要に応じてビデオオフやマイクオフにして会議が円滑に進むようにしましょう。

安全なビデオ会議

Teamsでは時間と場所を問わずに安全にビデオ会議を行なうことができます。機能を順番に見ていきましょう。

参加者のミュート

Teams会議では様々な方法でミュートにすることができます。ミュートは複数人のメンバーで会議を行なう際にノイズが入るのを防ぐために使われます。Teams会議では自分のマイクをミュートにすることはもちろん、他の参加者をミュートにすることもできます。ミュートにする場合は参加者の右側にある「・・・」（その他のオプション）をクリックして「参加者をミュート」にすれば完了です。会議の主催者が発表者の場合、発表者以外の会議参加者を一括で強制的にミュートにすることもできます。その上で、発表中、特定の参加者を発言させたい時は、その参加者に挙手をしてもらい、挙手している参加者の右側にある「・・・」から「ミュート解除を許可する」でミュートを解除できます。

招待されていない出席者の除外

セキュリティの観点からも招待していないメンバーの会議への参加は制限する必要がある場合もあります。参加者アイコンをクリックすると全ての出席者が表示されます。除外したい出席者の名前を右クリックしてドロップダウンメニューを出し、「削除」を選択します。削除する場合は「部外秘の情報を扱うため」ですとか「セキュリティ上の関係から」などのように、あらかじめ削除予定のメンバーに通知した上で行うのがおすすめです。

発表者と出席者の指名

会議において複数人の参加者がいる場合は、スムーズな会議進行のために「発表者」と「参加者」を指名して、各参加者に役割を割り当てることをおすすめします。個別に指名したい場合は出席者の名前の隣の「・・・」（その他のオプション）をクリックすると「発表者にする」「出席者にする」をそれぞれ選べるようになります。一括変更する場合は「会議のオプション」から発表者となるユーザーを「全員」「自分の組織内のユーザー」「特定のユーザー」「自分のみ」の中から選択します。発表者として選択する全てのユーザーに会議出席依頼を直接送信する必要があります。また、開催者の役割を変更することはできません。発表者と出席者の指名制度は各参加者の機能を制限することで情報が錯綜するアクシデントを防ぎます。開催者、発表者、出席者それぞれに付与されている権限は以下の通りです。

ウェビナーやバーチャルイベント

ウェビナーやバーチャルイベントにはTeams会議に比べてより大人数の参加者が見込まれるため、内部情報が流出しないようにセキュリティにも気をつけたいところです。ここでは「開催状況」「共有資料」「チャット履歴」各項目のチェック方法について見ていきましょう。

●開催状況をチェック

ウェビナーやバーチャルイベントの開催状況を確認したい場合は、ライブイベント使用状況レポートを作成しましょう。組織で開催されたライブイベントのアクティビティの概要が表示されます。 イベントの状態、開始時刻、ビュー、および各イベントの実稼働の種類などの使用状況情報を確認することができ、使用状況の傾向、組織内の誰がライブイベントをスケジュール、発表、および生成しているのかを把握できます。
Teams管理センターの左側のナビゲーションで、「分析＆レポート」＞「使用状況レポート」をクリックします。「レポートの表示」タブの「レポート」で「ライブイベント」を選択します。
「日付範囲」で定義済みの範囲を選択するか、ユーザー設定の範囲を設定します。現在の日付の前後最大1年、6ヶ月分のデータを表示する範囲を設定できます。
「開催者」で、特定のユーザーによって編成されたライブイベントのみを表示することができます。
「レポートの実行」をクリックします。

●共有資料をチェック

Teamsではウェビナーでも会議チャットが作成されるので、オンラインイベント中に参加者に共有された資料は会議チャットから確認することができます。

●チャット履歴をチェック

前項と同様に、Teamsのウェビナーでも会議チャットが作成されるので、会議中のチャット履歴はここから確認することができます。

まとめ

TeamsはSYNCPITと連携させることでバックオフィス業務の効率化を実現します。 SYNCPITとはエムオーテックスが手掛けるチャットボットのサービスです。情報システム・総務担当者の抱える悩みとして、実に全体の業務のうち66%が問い合わせ対応に費やされていることはご存知でしょうか。このような社内問い合わせ業務は全社員の比率に対して管理部門の人数が少ない中堅・中小企業で最も負担の大きい業務であると言えます。これらの定型業務をチャットボット導入により自動化することで、バックオフィス担当者は本来注力すべき業務や新たな挑戦にも取り組むことができます。
従業員のベネフィットとしてはヘルプデスクの対応時間外でも自分が必要とする社内FAQ、マニュアルにアクセスすることができ、問い合わせ回答の待ち時間を削減することができます。合わせてTeams内の蓄積されたスレッドをキーワードで検索すれば、過去事例も参照することができるので従業員自身が自分で調べて課題を解決する姿勢が身につきます。
Teams×SYNCPITというハイブリッドなソリューションで、多くの企業のコミュニケーションコストや問い合わせなどの提携業務は限りなく削減されるでしょう。SYNCPITは月額100円から始められますし、Teamsには無料プランも用意されています。是非この機会に両者の導入を検討されてみてはいかがでしょうか。

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