LanScope An Ver. 4.0 のレポート機能をつかって上司と振り返り面談をしてみた

弊社では、製品検証を兼ねて、リリース前からLanScope An Ver. 4.0をインストールしていました。10月上旬に上司から、上期の振り返り面談時に「個人レポート機能を利用してみよう！」と提案がありましたので、期末面談の振り返り時に個人レポートを使って業務の振り返りを行いました。

勤怠、PCの利用状況について　～業務時間内外のデバイス利用状況～

コロナ禍で現在弊社は、オフィス出勤は週1～2回の出勤となっており基本は在宅勤務となっています。勤怠報告はチームのチャットグループにて“開始”と“終了”を報告し、勤怠ツールにて自己申告で勤務時間を入力して提出します。業務の進捗は定期的なWeb会議で確認する程度で、働いている姿を常時確認などはしていません。

世間ではテレワーク中の働き方に関する課題が注目されて、私自身も在宅勤務で周りが見えないため、問題なく働けているのか不安でした。はじめは可視化されるレポートが怖かったですが、このレポートをみて問題ないことを確認したいと思っていました。

いざ見てみると、私のPCの稼働ログはほぼ毎日規則正しく開始、休憩、終了時刻が刻まれており、グラフが毎日均一な状態でした。（図2）

在宅勤務になり出勤時より時間が自由になったので、勤務状態があいまいにならないように気をつけていました。その結果がレポートで確認ができてとても安心できました。

上司と一緒にレポートを見てコミュニケーションをとることで、互いに状況を確認し合うことができました。私のレポートの状態は、上司には驚かれ、褒めていただけました。
さらに、在宅勤務中にどういった工夫をしているかなど話すことができました。

利用アプリの状況について　～カテゴリ別のアプリ利用状況～

レポートはもう一つあり、PCの稼働時間中のアプリ利用時間を可視化したグラフがあります。私はこのレポートを使って業務を振り返ることで、業務効率に向けての改善点を発見することができました。

利用アプリがOffice製品、メール、コミュニケーションツールといった数個のカテゴリに分類されています。(業務アプリを手動でカテゴライズできる)“どの時間”に“どういったアプリ”を“どのくらい利用していたか”がわかります。
例えば、毎日コミュニケーションツールのカテゴリが大半を占めると、チャットやWeb会議ばかりしており、本来取り組むべき企画を考える業務に取り組めていない、ということがわかります。アプリの利用状況を確認し振り返ることで、生産性を高めるための改善すべき点が見えてきます。

私の場合、CSVやExcelでレポート作成している時間が多くありました。BIツールを使い、レポート作成の効率化を目指しているので、まだ改善できる作業があるということに気づけました。
そして、私はWeb会議ツールを使っている数や時間がかなり少ない状態でした。上司からは「コミュニケーションはとれているか？」と心配されました。在宅勤務が続く状態でしたので、意思疎通が懸念されました。チャットやメールばかりで、実際に会話がないまま進むと認識齟齬がでてくる恐れがあります。積極的にコミュニケーションツールを利用して、対話での認識合わせも心掛けるようにと、アドバイスをいただきました。

チームでレポートを共有する

別日にチーム朝礼の時間に、メンバー全員の個人レポートを共有するという時間がありました。
そこで私が発見したことは、チームメンバーの大半が、昼休憩以外に小休憩をとっていたことでした。私は普段、小休憩をとっていませんでした。小休憩をとる方は、気晴らしに家事をしたり、体操をしたり在宅勤務だからこそ業務に集中できるように、工夫をしていました。私もその話を聞き、「休憩して良い」ということに気づきました。

それから小休憩をとるようにすると、ちょうどよいリフレッシュになりその後の仕事の集中力があがりました。(現在オフィスに出勤しても、小休憩を取り入れてリフレッシュするようにしています)
このレポートを皆で共有することで、普段会話しないような業務に集中するための工夫点などをチームで共有することができました。さらに、在宅勤務中での“許されること”“許されないこと”をチーム内で認識合わせすることもできました。

レポートの可能性

正直はじめは、レポート機能に半信半疑な部分がありました。しかし、実際に活用してみるとたくさんの気づきがあり、生産性を高めるための有効な手段であると確信できました。定期的にLanScope Anのレポートを使った振り返りを実施し、業務改善を行うサイクルに取り組めば、生産性向上の実現ができると思います。

LanScope User Communityのスピンオフ配信で語っています！

当時のそのままの感想をLanScopeUserCommunityのスピンオフ配信にて、お話しています。 (YouTube)
レポート機能ももちろんですが、画面の操作性についてもレビューしていますので、ぜひご覧ください。

YouTube配信や、クローズドなオンラインイベントなど定期的に実施しています。ご参加お待ちしています！