タブの活用で散らばった業務を一元化

チャネルの中には、任意の「タブ」を作成することができます。チャネルを作成すると「投稿」「ファイル」「wiki」の３つのタブがあらかじめ用意されていますが、その隣の＋マークから新しくタブを追加することができます。
追加できるタブの種類はとても多く、特定のWordやExcelのファイルを追加し、直接編集を行うことができたり、SharePoint OnlineのドキュメントライブラリやWebページをタブ内に追加してTeamsの中でWebページの閲覧を行うことができたり、OneNoteやPlannerをタブに追加することで、そのチャネル内の共有メモやタスク確認をメンバー皆で行うこともできます。
また、タブ内にはMicrosoft製品以外にも様々なサードパーティー製品が用意されています。ほとんどがアメリカの製品のため英語を使用しているという惜しい点もありますが、アイディア次第で業務に合わせたタブを自由にカスタマイズすることができます。 今回は前章で登場した「教育チーム」の中から、「会議チャネル」での活用事例をご紹介したいと思います。

事例①　私たち教育チームは、毎週会議を開催し、それぞれの業務進捗の確認を行っています。教育チームには別の事務所で勤務する社員もいるため、基本的にTeamsを使用して行っています。毎回の会議予約は私が会議チャネルの「投稿タブ」内で作成します。これにより、Teamsにアクセスできる環境があればどこからでもメンバーは会議に参加することができます。

事例②　Web会議の様子は毎回必ずレコーディングを行うようにしています。 この録画データは会議チャネルの「ファイルタブ」内に保存されるため、会議を欠席してしまった場合でも、いつでも録画を閲覧して話し合った内容を知ることができます。

事例③　会議に表示する報告資料は全員「ファイルタブ」内にアップロードしています。ファイルタブ内に「2021年度」「1月」「Aさん」という階層のフォルダを作成することで簡単に該当の資料を探すことができます。アップロードされたファイルは常にクラウド上で最新版を全員が閲覧することができるため、「会議開始5分前に急遽報告データの編集をして、保存が完了したらすぐ会議に参加」なんてことも日常茶飯事です。

事例④　タブに「議事録タブ」を追加し、会議の議事録はOneNoteを利用して残しています。そのOneNoteの議事録をタブに登録することで、会議の議事録の所在を探す手間がなくなり、過去の議事録も簡単に見ることができるので、会議中に「前に決めた目標数値って何だっけ？」という話題の際にもすぐ確認をすることができます。

このように、１つのチャネルにまとめることによって、会議に関する事柄はすべて同じ場所で完結させることができます。

　↑＋ボタンから様々なタブを使いすることができます。

　↑チャネル内に会議の予約を作成するので、録画の記録も全員で共有できます。

　↑報告資料も同じチャネル内に保存して一元化を図ります。

　↑Teamsのタブ内でOneNoteを始め、WordやExcelファイルも開くことができます。 　


ここまでTeamsの特徴や、活用事例についてご紹介してきましたが、他にも様々な機能や使い方があります。Teams導入についてより詳しく知りたい！という方は是非　協立情報通信株式会社主催の「マイクロソフトクラウドセミナー」にご参加ください。