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バックオフィスに「なるはや・緊急・よろしく」が
押し寄せる、4つの理由

Written by ピスタチオ

分けることとその差分を知ることに人生捧げてます。

バックオフィスに「なるはや・緊急・よろしく」が <br>押し寄せる、4つの理由

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「なるはやで、PC購入したい!」「緊急!プリンタが故障した!!」と、バックオフィスの方に声をかけたことありませんか?
もしくは、バックオフィス業務に携わっている方は、そのようにお声がけいただいた経験はありませんか?

たずねた側からすると「ちょっと」な業務でも、それを受ける側は事情が異なります。
同じ調子で社内のあらゆるところから「ちょっと」がくるので、「ちょっと」が積もって「ちょっとの山」となっていきます。
そしてこの「ちょっとの山」が、業務の66%になるというアンケート結果もあります[図1-左]。

以前のSyncpitをご紹介させていただいた記事(※1)では、それらの業務内容を「なるはや・緊急・よろしく」業務と呼び、これらを解消することがSyncpitのコンセプトであることをお話しさせていただきました。
※1『情シス業務を“ワンクリック自動化”新製品「Syncpit」』

[図1] Syncpitが目指す情シス・総務担当者の時間の使い方(MOTEX社内アンケート)

今回は、その「なるはや・緊急・よろしく」業務が、なぜ発生するのか?その過程に注目して理由を解きほぐしてみました。筆者自身も日々「ちょっとすみません、緊急で!」という依頼の仕方をしてしまっているため、その時の行動や、心理状態を振り返ることで分析しました。初めは闇雲に見えていた分析も、様々なケースを書き出し、分析を進めていくうちに「4つのない」に分類できることが見えてきました。

「なるはや・緊急・よろしく」の背後に潜む、4つの「ない」

著者自身が最近、情シス・総務の方々にお世話になったタイミングを思い出してみました。「パスワードロックされた時」「PC持ち出し申請をしたい時」「内線が繋がらない時」「通勤定期の経路が変わった時」など様々な場面がでてきます。最近の出来事を思い出す過程で「消費税増税における交通費変更申請提出」も連絡を受けて作業したことを思い出しました。
その当時「自分に何がなかったのか」、その時「何が欲しかったのか」を、[表1]のようにまとめました。

[表1]は、「ない&欲しい」をC1からC4まで4パターンに分類しています。
「ない」列に、自分に足りなかったもの、「欲しい」列に自分が欲しかったものを並べました。一番右の列「状況イメージ」は、過去の事例を振り返った時に描いたイメージ図です。
(落書きにしか見えないかもしれませんが、少しでも雰囲気をお伝えできればと思い、そのまま掲載させていただきました )

例えば、「PC持ち出し申請の時」はC2パターンに該当します。「PCを社外に持ち出すには手続きが必要」ということは認識していたのですが、「どういう状態になればOKか」「どんな手続きを踏めば良いか」など、ゴールとプロセスが全くイメージできていませんでした。

また、「パスワードロックされた時」はC3パターンに該当します。パスワードロック時、「ロックを解除し、新たなパスワードを設定したい」というゴールはイメージできているのですが、「そのためにはどうすればいいのか?」そのイメージがわきません。
「パスワードロックされた時」などのマニュアルが欲しかったのですが、探しあてることができず、ついつい「ちょっとすみません・・・」をやってしまいました。
[表1]:バックオフィス業務における4つの「ない」

[表1]のように、C1からC4まで整理してみると、これらのケースが繋がっていることも分かります。

先日連絡を受けて作業した「消費税増税における交通費変更申請提出」については、連絡を受け(C1)、ゴールとプロセスを確認し(C2)、マニュアルを見ながら実施しました(C3)。その後承認を受けて、管理システムへ反映されました(C4)。

これらC1・C2・C3・C4が繋がっている時もあれば、C3だけの時もあります。もしくはC4だけのこともあります。
バックオフィス業務における4つの「ない」は繋がりつつも断片的にも発生します。

[表1]をまとめたことにより、自分自身がバックオフィスの方々にどんなタイミングでお世話になっているかが分かりました。「お世話になる=時間をいただく」ことになりますので、Syncpitはここを1つずつ解決していきたいと考えています。

Syncpitが目指す世界

Syncpitが目指しているのは、[表1]の「ない&欲しい」のセットを「ある」に変えて、従業員の皆さんが情シスや総務に頼ることなく自己解決できる世界をつくっていくことです。
その第一歩がVer.1のLanScopeAn連携です。C4における「システム管理権限がない」を解消するため、API連携により権限解放の1歩目を築きました。
今回リリースのVer.2では、C2とC3の「ない&欲しい」を解消するため「FAQチャットボット」機能を搭載しました。今後は、C1の「ない&欲しい」を解消するためVer.3リリースに向けた取り組みを始めています。

次回の製品情報では、Ver.3でC1の「ない&欲しい」をどのように解消したのか?について詳細をお話しできればと考えています。また、様々なバックオフィス業務製品と連携し、C4への対応拡充も進めていきますので、引き続きSyncpitにご期待ください。

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