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Ver.3モックに嬉しいリアクションいただきました! 「それ、ウチ毎日手でやってますよ。総務の人が。」

Ver.3モックに嬉しいリアクションいただきました! 「それ、ウチ毎日手でやってますよ。総務の人が。」
目 次

そうなんです、動機がないんです!生まれた動機も消えるんです!
代わりに通知します!リマインドします!
動機が生まれた後、その動機を消さないために。
繋がってきました、“4つのない”。
コラム: Syncpit におけるAIの立ち位置

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前回LanScopeNEWS95号では、『”4つのない”から生まれる、なるはや・緊急・よろしく業務』についてお伝えさせていただきました(※1)。その”4つのない”は、Syncpitコンセプトの根幹ですので、改めて表1に記載させていただきます。今回は、この中の『C1:動機がない』に対して、Syncpit Ver.3 がどんなアプローチで解決したかについてお話しさせていただきます。

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※1 バックオフィスに「なるはや・緊急・よろしく」が押し寄せる、4つの理由

そうなんです、動機がないんです!生まれた動機も消えるんです!

管理者のみなさん、こんな事言われたこと、もしくは、ご自身が言ったことありませんか?「あ、そんなこと、やらなきゃいけないんですね。知りませんでした・・・」「忘れていました・・・」「後でやろうとしていました・・・」事前に「やってください、お願いします」と依頼したものでも、依頼した側と依頼された側では完了させるまでのモチベーションに大きな差があることが多々あります。

特に自身の日々の業務とは遠い、いわゆる ”組織的な事務作業” とされる作業は、そんな扱いを受けがちです。そんな方へ「やってください」の依頼やリマインドは疲れますよね。

「打刻漏れがありますよ!」「残業申請出してください!」「パッチ適用されてないですよ、再起動してください!」お互い良い思いをしませんし、伝える側が”なぜか損な役回り”となることもあります。

一方、言われた側も、日々の業務で忙しい状況なので、自身が知らない物事に向かい合う余裕がなく「ん?なんだこれは?やり方わからない・・・。後でやろう。いや、むしろやっといて!」と、やらない理由やできない理由を口にしたくなる状況です。一瞬押されたヤル気スイッチもすぐにオフになってしまいます。

こうして “動機” は再び “ない” 状態になっていきます。

代わりに通知します!リマインドします!

このような背景があり、Syncpit Ver.3 では『通知』や『リマインド』機能を搭載します。単純なテキストメッセージを所定のタイミングで、チャットへダイレクトメッセージとして通知します。さらに、勤怠管理システムと連携し、残業時間など36協定ルールを遵守するような内容を通知することができます。

打刻漏れのリマインドなどは、これらの機能で解決していきます。通知のイメージは図1のようなものです。

また、単純な勤怠管理システムとの連携だけではなく、入退館システムなどとも連携し、「勤怠管理の退勤時刻と、入退館システムの退館時刻に20分以上の差がある場合、本人と上長に通知し理由を記載してもらう。」こんな運用ができるような機能も検討います。あるシステムのデータと、別のシステムのデータを突合し、特定条件にマッチしたら通知して必要なアクションをとってもらう。この組み合わせで、様々な業務の運用をセルフサービス化、もしくは、自動化することが可能です。Syncpit では、ここに大きな可能性を感じています。

動機が生まれた後、その動機を消さないために。

通知を受け取った本人は「あっ!やらなきゃ!」と動機が生まれます。そのあと何が起こるでしょうか。前述のように次の3種類のリアクションが発生するのではないでしょうか。「なんだ、これ。どうするんだろう?」「前もやったこれか。マニュアルどこだったっけ?」「あ、申請しなきゃだった。」。これらを表1に当てはめると、それぞれ『C1:動機がない』の後フェーズとして『C2:イメージできない』『C3:知らない』フェーズにいます。ここで、通知に付随する『関連するリンク』の機能が効いてきます。

図1通知の下部にある、『関連するリンク』にご注目ください。ここに3つのボタンがあります。「1. 勤怠実績申請」「2. 残業申請」「3. 有給休暇申請」、通知を受けて何か申請が必要なことに気づいた方が「あ、そろそろ申請しておこうかな。あれ、どうやるんだったっけ?」その疑問にお答えするのが、この『関連するリンク』です。このリンクで、ユーザーの動機が消える前にアクションすることができます。

この『関連するリンク』には、FAQチャットボットで作成したコンテンツを紐づけることができます。繰り返しになりますが、この導線確保により、「やらなきゃ!」と動機が生まれた方が、すぐにアクションをとることができます。このように、FAQのコンテンツに社内ルールを整備すると、チャットボットとして問い合わせを捌いてくれるだけでなく、通知とセットで使うことでスムーズにアクションまで導くことも可能です。

繋がってきました、”4つのない”。

2018年12月にリリースしたVer.1では一歩目として『C4:権限がない』を解決しました(LanScope An と連携し ”紛失対応” をセルフサービス化)。2019年12月にリリースしたVer.2 では、『C2:イメージできない』『C3:知らない』をチャットボットの『FAQ』機能や、FAQを束ねた『ガイド』機能を使って解決しました。次回リリース予定のVer.3 では、通知とシステム連携を使って『C1:動機がない』を解決しています。

Ver.3 の一歩目としては、勤怠管理システムと連携し “実際の勤怠データ” と “36協定のルール” を照合し、通知をしていきます。その後は、連携システムを拡充し、日々の通知業務やリマインド業務を自動化。さらには ”データとデータの突合業務” も担っていければと考えています。これらの製品コンセプトに対して、既に、タイトルに書いたようなリアクションをいただ頂いております。「それ、ウチ毎日手でやってますよ。総務の人が。Syncpitに任せていけるじゃないですか!」。製品実装は目の前ですので、ご期待ください。

コラム: Syncpit におけるAIの立ち位置


『AI』って、言葉にどんなイメージをお持ちでしょうか。「人間より賢いナニカ」「人間の代わりをしてくれるナニカ」色んなイメージや期待、不安があると思います。SyncpitにおけるAIエンジンは、自然言語処理に特化して『検索エンジン』のように活躍しています。チャットボットというと、コミュニケーションのイメージが強いかもしれません。しかし、Syncpitではコミュニケーション要素をボットに入れずに、『バックオフィス用語に強い検索エンジン』と振る舞うように仕立てました。

なぜか?それは表1のC1からC4までの流れの中でコミュニケーションの必要性が見当たらなかったからです。それより「これらの作業は1秒でも早く終わらせたいのではないか?」との仮説がありました。1秒でも早くこれらの業務を終わらせ、生まれた時間で人と人がコミュニケーションをとっていただいた方が良いと考えています。

図2にSyncpitにおけるAIエンジンの立ち位置を表しました。WEBにおける「検索エンジンのようなもの」というイメージでみていただけるとピンとくるかもしれません。

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