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働き方改革対策のポイントは業務改善

MOTEXでは、弊社製品をご利用いただいているバックオフィス部門の方々を対象に、
働き方改革やIT活用に関するアンケートを行っております。
今回は、アンケート結果のご紹介および、そこから読み取った”働き方改革とIT活用のトレンド”についてご紹介いたします。2020年東京オリンピックを控え、ますます注目されるテレワークへの取り組み状況も掲載しました。
皆様の会社での取り組みと比較しながら、働き方改革の促進にお役立ていただければ幸いです。

働き方改革における動向

ご存知のとおり、2019年4月から働き方改革関連法案が順次施行され、時間外労働の上限規制が罰則つきで導入されるなど大きな改革が行われています。
また、政府は2020年東京オリンピックの本番テストとして、「テレワーク・デイズ2019」を実施し、多くの企業でテレワークが一斉実施されました。
さて、各企業はどのように働き方改革推進を行っているのでしょうか。

働き方改革の取り組み状況

まず、MOTEXが情シス部門を対象に行った、働き方改革の取り組み状況についての調査によると、働き方改革への取り組みを開始している企業は83%と大多数を占めています。

　［2019年8月調査］

働き方改革関連法の施行や、テレワーク・デイズ2019の実施などを受けて、働き方改革に取り組んでいる企業が多数派となっていることが読みとれます。具体的に取り組んでいる施策としては、「テレワーク実施・環境整備：39％」「残業削減・勤怠管理の強化：30％」「有給・年休の取得促進：22％」「業務の効率化・自動化：7％」となっています。
柔軟な働き方を促進する「テレワーク」、そして、働き方改革関連法案にて「時間外労働の上限規制」が罰則つきで導入されたことから「勤怠管理」へ注目が集まっていることが読みとれます。

ここからは、「テレワーク」「勤怠管理」を効果的に行うために不可欠なITツールの導入状況について、調査結果をご紹介します。

テレワークを推進するIT基盤の導入状況について

テレワークを推進するIT基盤の導入状況として、「オンラインストレージ」「ビジネスチャット」の導入状況を伺いました。

・オンラインストレージの導入状況
オンラインストレージの導入について調査を行ったところ、56％が何らかのオンラインストレージを導入済、もしくは導入予定であることがわかりました。
オンラインストレージの導入は、セキュリティを保ちながらオフィス外からのファイル共有を可能にすることで、テレワークの実現に貢献します。ローカルネットワーク内のファイルサーバーにのみデータが保管されており、リモートワーク時にアクセスができないと、必要資料をメール添付などで共有してもらうまで業務がストップするといった事態になりかねません。オンラインストレージでのファイル管理を行っていれば、社外にいても出勤時と同じ感覚で必要ファイルにアクセスでき、スムーズに業務を進めることが可能です。

・ビジネスチャットの導入状況
ビジネスチャットの導入状況について調査を行ったところ、54％がすでに何かしらのビジネスチャットを導入済、もしくは導入予定であることがわかりました。
ビジネスチャットはエビデンスも残り、迅速なやり取りが可能なことから「会議」「メール・電話」を代替できるツールとして導入が増えてきています。「メールだと文章作成・確認・返信に時間がかかる」「電話をすると相手が席を外している場合つながらない」といった課題がありますが、ビジネスチャットであれば「どこにいても」「迅速に」コミュニケーションができるといった利点があり、テレワークの効果的な導入に役立ちます。

勤怠管理システムの導入について

勤怠管理システムについては、すでに76％が導入を進めていることが明らかになりました。また、打刻方法については、ICカードリーダーでの打刻が35％、PC・スマホからの打刻が30％と上位を占めていました。

前述したとおり、働き方改革関連法案にて「時間外労働の上限規制」が罰則つきで導入されています。これは、残業時間上限を原則として月45時間・年360時間と定めたものです（※1）。
※1：臨時的な特別の事情がある場合でも、複数月平均80時間以内・年720時間以内・月100時間未満
上限規制を遵守するために、企業としては労働時間の把握を行うことが第一歩となります。
厚生労働省によるガイドラインにおいても、「タイムカード、ICカード、パソコンの使用時間の記録などの客観的な記録を基礎として確認し、適正に記録すること」と記載があります。
ここで役立つのが勤怠管理システムといったソリューションです。
例えば、勤怠管理システムでは、「勤務実績」「有給消化」の定量的な把握が可能になります。これに基づき、「過度な長時間労働になっていないか？」「計画的に有給が取得できているか？」をチェックすることができ、働き方改革関連法案に違反するリスクを低減するだけでなく、従業員の長時間労働軽減や有給取得の促進へ役立てることができます。

まとめ

アンケート結果から働き方改革への取り組みが促進していること、多くの企業において勤怠管理システム・オンラインストレージ・ビジネスチャットの導入実績、予定があることが判明しました。
働き方改革を成功させるための重要なポイントのひとつは、”テレワーク導入のため、いかに職場と同じ環境を会社外で整えられるか”といえます。
そのために、社外において必要な資料にアクセスできるオンラインストレージ、そして時間と場所を選ばずコミュニケーションができるビジネスチャットに注目が集まっています。また、管理者が物理的に近くにおらずとも、適切なマネジメントが行える勤怠管理システムやPCの操作ログを活用した勤怠実績の把握は、ますます進んでいくと予想されます。
本アンケート結果が、ITを活用した働き方改革促進のヒントとなれば幸いです。

働き方改革対策のポイントは業務改善

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