Written by 田原 由子
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情報システム担当者 1,000人に聞いた！
“IT資産管理ツールのクラウド移行”実態調査
8割以上のユーザーが「クラウドIT資産管理ツール」の導入を検討していると回答しています。
今やビジネスに欠かせないPCやスマホを管理するために、IT資産管理ツールやMDMツールといった管理ツールを導入することが一般的となりました。購入したPCやスマホの資産管理をはじめとして、情報漏洩の防止や有事の原因追求のために操作ログを取得すること、また紛失デバイスの発見に利用できる位置情報取得など管理ツールの役割は多岐に渡ります。しかし、操作ログや位置情報を取得することに対して、“監視されている”という不安から、導入する際に従業員から反発が出てしまったり、その懸念から経営層も導入について慎重にならざるを得ない場合があります。こういった場合、管理ツールの導入を断念してしまうケースをよくお聞きします。
そこで今回の記事では、従業員の皆様にIT資産管理ツールやMDMツール導入の必要性を理解してもらうために踏むべきステップやポイントについてご紹介します。従業員向けに説明する際に利用できる、サンプル資料もご用意しています。ぜひ最後までお読みください。
管理ツールの導入にあたり従業員が感じる不安とは
最近は情報漏洩事件などセキュリティ事故のニュースを耳にする機会も多く、セキュリティ対策の必要性は従業員もある程度理解していると思います。しかし会社に管理ツールが導入されて実際に自分自身のPCやスマホが監視対象になると聞くと、従業員からは次のような不安の声があがります。
・自分の業務を常に監視されていると不安を感じる
・業務後のプライベートの時間も監視されているのではないかと不安を感じる
・取得された操作ログや位置情報を誰がどのような時に見るのか分からない
・PC上のすべての操作が監視されるのか、どこまで管理されるのか分からない
このような不安をどのように解消したらいいのでしょうか。次章以降で、従業員の不安を解消しながらツール導入の理解を得るためのステップについて説明していきます。
従業員の理解を得るために押さえておきたい3ステップ
従業員へ「セキュリティ対策のために今後は資産情報や、操作ログを取得するツールを導入します」と一方的に通知したところで理解を得るのは難しいでしょう。そこで、従業員が感じている疑問や不安を解消しながら次の3ステップに分けて説明し、導入の理解を得ていきましょう。
1.管理ツール導入の必要性を説明
2.どのような管理を行うのか説明
3.従業員の不安を解消するために、管理体制を説明
それぞれのステップでどのようなことを説明すると従業員の理解が得やすくなるのか、もう少し詳しく解説していきます。説明する具体的な内容については説明サンプル資料に詳しく記載しているので、ダウンロードしてご確認ください。
1.管理ツール導入の必要性を説明
・昨今のセキュリティ事故の例を紹介する
・組織のセキュリティ対策の方針を説明する
管理ツールを導入せずセキュリティ対策を行わなかった場合のリスクを説明すると、必要性をより理解しやすくなります。リスクの事例として、昨今のセキュリティ事故やサイバー攻撃などを紹介するとよいでしょう。最近はセキュリティ事故が民放のニュースでも取り上げられることが多いので、日ごろからニュースや警視庁のサイトなどをチェックして情報収集しておくのもおすすめです。他にも、個人情報保護法をはじめとした法律やそれに基づく罰則規定を説明し、セキュリティ対策は企業が法令順守のために取り組むべきものだということを伝えるのもよいでしょう。
このように事例や法令を紹介して必要性を理解してもらったうえで、組織としてのセキュリティ対策の方針を説明すると、方針への理解がより深まるかと思います。
2.どのような管理を行うのか説明
・管理ツールを導入し、どのような情報を取得するのかを説明する
・どのようなデバイス利用を禁止するのかを説明する
「操作ログを取得します」と一言従業員へ伝えても、キーボードで入力した文字まで分かるのか、マウス操作まで取られるのかなど、どこまでの操作がログとして取得されるのか分からず不安を感じるかと思います。どのような操作ログを取得するのかきちんと説明しておきましょう。特に、Webサイトへのアクセス制限、会社指定のUSBメモリ以外の利用禁止など、PCやスマホ利用の制限に関するルールについては、業務に支障が出る恐れもあるので事前に案内しておくと、導入後のトラブルを軽減できます。
3.従業員の不安を解消するために、管理体制を説明
・操作ログは必要時しか開示しない、位置情報の取得は業務時間内のみに限るなど、情報の取り扱いについて明確に伝える
・管理者がどのような情報を確認しているのか、管理者も監視されていることを説明する
PC上の操作はすべて監視されているのか、業務後の位置情報も取得されているのかなど従業員が気になる点を解消するために、管理体制（操作ログの取得・閲覧ルールなど）について説明します。管理者側の操作ログ取得や、複数部門でツールを管理するなど相互監視する体制についても説明し、管理ツールの不正利用が起きない体制を築いていることも伝えておくと従業員も安心するでしょう。
従業員向けの説明資料のサンプルについて
冒頭でも申し上げましたが、管理ツールの導入には、“監視されている”という不安から、導入する際に従業員から反発が出る場合があるので、ツール導入前には今回ご紹介したような内容を従業員へ事前に説明するとよいでしょう。組織からの丁寧な説明と、従業員の理解を得たうえで進めたいという姿勢を示すことが、導入をスムーズに進めるポイントになります。
今回、記事内で紹介した3ステップの内容を盛り込んだIT 資産管理・MDM ツール導入の必要性を理解・認識していただくための説明資料のサンプルをご用意しました。自社で従業員に向けて説明をする際の資料として参考にしていただければ幸いです。
情報システム担当者 1,000人に聞いた！
“IT資産管理ツールのクラウド移行”実態調査
8割以上のユーザーが「クラウドIT資産管理ツール」の導入を検討していると回答しています。
