Microsoft Teams （以下、Teams） は、Microsoft 社が提供するビジネス向けのコミュニケーションツールです。

チャットやオンライン会議、ファイル共有、共同編集など、業務効率化につながるさまざまな機能を備えており、多くの企業・組織で導入が進んでいます。

近年は、リモートワークの普及やDXの推進を背景に、場所を問わず円滑にコミュニケーションを取れる環境づくりが求められています。その中で、Teams は、情報共有や共同作業を支えるツールとして広く活用されています。

本記事では、Teams の基本機能をはじめ、主な使い方や他のビジネスチャットツールとの違い、料金プランなどについて詳しく解説します。

Teams の導入を検討している方や、より効果的に活用したいと考えている方は、ぜひ参考にしてください。

Microsoft Teamsとは

近年、リモートワークやハイブリッドワークの普及を背景に、ビジネスチャットツールの活用が急速に広がっています。

チャットやオンライン会議を通じて、場所を問わず円滑にコミュニケーションを取れる環境づくりが求められる中、多くの企業・組織で導入が進んでいるのが 「Microsoft Teams」 です。

Teams は、チャットやオンライン会議に加え、Word や Excel、PowerPoint、SharePoint、OneDrive など、Microsoft 365 の各サービスとシームレスに連携できる点が大きな特長です。

そのため、コミュニケーションだけでなく、ファイル共有や共同編集、タスク管理などひとつのプラットフォーム上で行うことができ、業務効率化や生産性向上に役立ちます。

Teamsの主な6つの機能

Teams の代表的な機能には、以下の6つがあります。

Teams は、コミュニケーションだけでなく、ファイル管理や共同作業まで一つのプラットフォームで行える点が大きな特長です。

ここでは、それぞれの機能について詳しく解説します。

チャット

1つ目の代表的な機能は、チャットです。

Teams では、1対1のチャットだけでなく、グループチャットを作成し、複数人でリアルタイムにコミュニケーションを取ることができます。

そのため、リモートワークや外出先など、場所を問わず打ち合わせや相談、情報共有を行うことが可能です。

また、「@ユーザー名」でメンションを付けてメッセージを送信できるため、相手へ通知を送り、重要な連絡にも気付いてもらいやすくなります。

通話

Teams には、音声通話機能も搭載されています。

チャット画面から通話相手を選択し、通話ボタンをクリックするだけで、オンライン通話を開始できます。

通話中は画面共有やファイル共有にも対応しており、必要に応じてカメラをオンにすることで、ビデオ通話へ切り替えることも可能です。

ビデオ会議

Teams のビデオ会議機能では、社内外のメンバーとオンライン会議を実施できます。

定例会議や商談、社内研修、ウェビナーなど、さまざまなシーンで活用されており、画面共有やチャット機能を組み合わせながら効率的にコミュニケーションを進められます。

また、会議の録画や文字起こし機能にも対応しているため、議事録作成の効率化にも役立ちます。

ファイル共有

Teams では、Word や Excel、PowerPoint などのファイルをチャットやチャネル上で簡単に共有できます。

共有したファイルはクラウド上で管理されるため、PCだけでなくスマートフォンやタブレットからもアクセスでき、場所を問わず必要な資料を確認できます。

ファイルの共同編集

Teams では、共有した Word や Excel、PowerPoint などのファイルを複数人で同時に編集できます。

メールで修正版ファイルをやり取りする必要がなく、常に最新バージョンのファイルを共同編集できるため、業務効率の向上につながります。

また、共有チャネルを活用すれば、組織外のユーザーとも安全にファイル共有や共同編集を行うことが可能です。

チャネル（チーム・プロジェクトごとの情報共有）

Teams では、「営業部」「マーケティング部」などのチームごとに、プロジェクトやテーマごとのチャネルを作成できます。

チャネルごとにメンバーや会話、ファイルを管理できるため、必要な情報だけを関係者へ共有しやすくなります。

業務内容ごとにチャネルを使い分けることで、情報整理やコミュニケーションの効率化にも役立ちます。

Teamsで業務効率化が期待できる4つのシーン

Teams は実際の業務において、どのようなシーンで活用できるのでしょうか。

Teams によって業務効率化が期待できる主なシーンとして、以下の4つを紹介します。

それぞれ詳しく見ていきましょう。

組織外のメンバーとファイル共有や共同作業を行いたい

取引先やパートナー企業など、組織外のユーザーとファイル共有や共同作業を行いたい場合、Teams を便利に活用できます。

Teams の 「共有チャネル」 を活用することで、組織内外のユーザーが同じチャネル上でチャットやファイル共有、共同編集を行えます。

メールで何度もファイルを送受信する必要がなく、常に最新のファイルを共有しながらプロジェクトを進められるため、コミュニケーションコストの削減や業務効率の向上が期待できます。

Microsoft 365 アプリケーションと連携して利用したい

Word や Excel、PowerPoint などの Microsoft 365 アプリケーションを日常的に利用している企業では、Teams と組み合わせることで、より効率的に業務を進められます。

Teams 上でファイルを共有すると、そのまま複数人でリアルタイムに共同編集できるため、ファイルを何度も送受信する手間がありません。

また、Teams は SharePoint や OneDrive など Microsoft 365 の各サービスとも連携しており、ファイル管理や情報共有を一元化できる点も大きな特長です。

在宅勤務でも円滑にコミュニケーションを取りたい

リモートワークやハイブリッドワークでは、対面でのコミュニケーションが減ることで、情報共有や意思疎通が難しくなることがあります。

そこで Teams では、チャット・音声通話・ビデオ会議を状況に応じて使い分けられるため、離れた場所にいるメンバーともスムーズにコミュニケーションを取ることができます。

さらに、画面共有機能を利用すれば、資料や操作画面を見せながら打ち合わせやプレゼンテーションを行えるため、オンラインでも円滑な情報共有が可能です。

プロジェクトごとにチームチャットを整理したい

Teams では、「チーム」の中に目的別・プロジェクト別の 「チャネル」 を作成できます。

例えば、部署ごとのチームの中に、案件やプロジェクトごとのチャネルを作成することで、会話やファイルを整理しやすくなります。

関係者だけで情報共有を行えるため、不要な情報が他のメンバーへ届くことを防ぎ、必要な情報にも素早くアクセスできるようになります。

Teamsと Microsoft 365（office 365）サービス連携の例

Teams は、Word や Excel、PowerPoint、Outlook、SharePoint、OneDrive など、Microsoft 365 の各サービスとシームレスに連携して利用できます。

例えば、Teams の予定表からオンライン会議を作成すると、Outlook の予定表にも自動で反映され、参加者へ会議招待を送信できます。

会議中は、Word や Excel、PowerPoint のファイルを画面共有しながら共同編集できるため、資料を確認しながらリアルタイムに作業を進めることが可能です。

会議終了後は、編集したファイルや OneNote に記録した議事録を Teams 上で共有できるため、情報共有もスムーズに行えます。

このように、Teams と Microsoft 365 の各サービスを組み合わせることで、コミュニケーションから資料作成、情報共有までを一つの環境で完結でき、業務効率の向上につながります。

Teams と連携できる主な Microsoft 365 サービスの例としては、以下が挙げられます。

Teams の料金プラン

Teams は、無料プランから利用を開始できます。

無料プランでもチャットやオンライン会議、ファイル共有などの基本機能を利用できますが、会議時間やクラウドストレージ容量、利用できる Microsoft 365 サービスなどに違いがあります。

主なプランは以下の通りです。

各プランで利用できる機能やストレージ容量、会議機能などの詳細は、Microsoft の最新情報をご確認ください。

Teams のみを利用したい場合は 「Microsoft Teams Essentials」、Word や Excel、PowerPoint、Outlook、SharePoint、OneDrive などの Microsoft 365 サービスもあわせて活用したい場合は 「Microsoft 365 Business Basic」 が適しています。

まずは Teams の操作性を試したい場合は無料プランから始め、自社の利用目的や必要な機能に応じて有償プランへの移行を検討するとよいでしょう。

Teams の導入ではセキュリティ対策も欠かせない

ここまで紹介したように、Teams はコミュニケーションや情報共有、共同編集を効率化できる、現代の働き方に適したツールです。

一方で、クラウドを経由して社内外のユーザーとチャットやファイル共有を行うため、運用方法や設定によっては情報漏洩や不正アクセスなどのセキュリティリスクにつながる可能性があります。

Teams の利用において想定される主なリスクとして、以下のようなケースが挙げられます。

こうしたリスクを低減するためには、ファイル共有やゲスト招待に関する運用ルールを整備するとともに、最小権限の原則に基づいたアクセス権限の設定や、多要素認証（MFA）の導入などの対策を講じることが重要です。

また、ルールを整備するだけでなく、Teams の利用状況やファイル共有、ゲスト招待などの操作を継続的に把握し、不審な操作を早期に検知できる運用体制を整えることも、安全な Microsoft 365 環境を維持するうえで欠かせません。

Teams におけるセキュリティ対策なら「LANSCOPE エンドポイントマネージャークラウド版」

Teams を安全に運用するためには、適切なアクセス権限や共有設定を行うだけでなく、実際に 「誰が」「いつ」「どのような操作を行っているのか」 を継続的に把握することも重要です。

そこで本記事では、IT資産管理・MDMツール 「LANSCOPE エンドポイントマネージャー クラウド版」 のオプション機能である 「Microsoft 365監査ログ管理機能」 を紹介します。

本オプションでは、Teams をはじめとする Microsoft 365 の各アプリケーションの監査ログを自動で収集・保存し、利用状況を分かりやすく可視化できます。

管理画面では、 「いつ」「誰が」「どのアプリケーションで」「どのような操作を行ったのか」 を一覧で確認できるため、ファイル共有や権限変更、外部ユーザーとの共有など、情報漏洩につながるリスクのある操作を迅速に把握することが可能です。

また、リスクのある操作をアラートで把握できるため、不審な利用を早期に検知し、セキュリティインシデントの拡大防止にも役立ちます。

Teams をはじめとする Microsoft 365 環境の利用状況を効率的に把握し、安全な運用を実現したい企業・組織の方は、 「LANSCOPE エンドポイントマネージャー クラウド版」 のオプション機能 「Microsoft 365監査ログ管理機能」 をぜひご活用ください。

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まとめ

本記事では「Teams とは」をテーマに、Teams の詳細について以下の内容を解説しました。

Teams を活用することで、社内外のユーザーとのコミュニケーションやファイル共有、共同編集を効率化し、業務の生産性向上が期待できます。

一方で、Teams はクラウドサービスであるため、ファイル共有やゲストユーザーの招待、アクセス権限の設定などによっては、情報漏洩や不正アクセスといったセキュリティリスクが生じる可能性があります。

そのため、安全に運用するためには、適切なセキュリティ設定に加え、利用状況を継続的に把握・管理することが重要です。

本記事で紹介した 「LANSCOPE エンドポイントマネージャー クラウド版」 の 「Microsoft 365監査ログ管理機能」 を活用すれば、Teams をはじめとする Microsoft 365 の利用状況を可視化し、ファイル共有やゲストユーザーの招待など、情報漏洩につながるリスクのある操作を把握できます。

Teams を安心して活用したい企業・組織の方は、ぜひ 「LANSCOPE エンドポイントマネージャー クラウド版」 の導入をご検討ください。

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