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定期通知で、従業員のアクション誘導を自動化

管理者のみなさんは、日々の「通知」「催促」業務や「勤怠チェック」業務でこんなことを言われたことはありませんか？
「メールで来ていたんですね。気づきませんでした・・・」「あ、昨日締め日だったんですね・・・」「打刻、忘れてました・・・」。催促を送っても気づかれない、気づいても後回しにされていた、打刻漏れの方へ連絡しなきゃ、など、「通知」「催促」「勤怠チェック」業務で日々時間をとられている方もいるのではないかと思います。言われた側も日々の業務で忙しい状況。やる気スイッチがオフな相手にお願いする“なぜか損な役回り”になり、疲れてしまうこともあると思います。
Syncpit Ver.3から追加される定期通知によって、従業員のアクション誘導を自動化することにより、管理者のみなさんを「通知」「催促」「勤怠チェック」業務から解放します。具体例として「勤怠チェック業務」と「アクションが必要な従業員への通知」を使って、ポイントを見ていきましょう。

従業員のアクションを誘導できる3つの工夫

?必要な情報を必要な人にだけ届けますバラマキ通知としてスルーされることはありません

勤怠情報を自動で取得して、対象者に通知することができます。Ver.3ではクラウド勤怠管理サービス『KING OF TIME』と連携でき、4つの通知を用意しています。
（1）【打刻漏れ通知】打刻漏れがあった場合に通知できます
（2）【残業申請漏れ通知】残業を行ったが申請をしていなかった場合、残業申請漏れを通知できます
（3）【勤怠実績通知】勤怠の実績（残業時間、有給取得日数など）を通知できます　
（4）【打刻エラー勤務通知】間違って休日に打刻してしまった場合などに通知できます

?チャットで本人宛に通知するので気づいてもらえます

社内のコミュニケーションツールとしてチャットをご利用の場合、メールの見落としが増えてくるのではないでしょうか。Syncpitはメールではなくチャットで本人に直接通知し
ます。普段ご利用のコミュニケーションツールに通知されますので、見落としを防げます。

?次のアクションを誘導できます

前回も触れていたところですが、通知を受け取ったあとに「なんだ、これ。どうするんだろう？」「前もやったこれか。マニュアルどこだったっけ？」など、通知を受け取ったあとにアクションを起こしづらいフェーズになります。そこで例えば手順を教えてくれるFAQを紐付けするなどによって、次のアクションへ誘導することができます。

▲打刻漏れ通知

プリセットにより、最短30分で初期設定完了

Syncpitは、はじめてご利用のユーザーでも、Botの設置などの初期設定を含めて最短30分で完了できるようにデザインしています。その立役者は所定の業務をテンプレート化した「プリセット」の存在です。Ver.2のFAQでは150種類以上のプリセットを用意しました。Ver.3の通知ではテレワークを支援できるプリセットのほか、KING OF TIMEを連携した場合でもすぐに利用できる勤怠管理運用を支援するプリセットがあります。Syncpitは設定完了までの早さにこだわりを持ってデザインしており、最短30分で「通知」「催促」「勤怠チェック」業務を自動化できます。

定期通知を、カレンダーで一元管理

全社への定期連絡、特定部署への定期連絡（例えば、経費精算の締め日など）、バックオフィス業務に関連する定期連絡など、どのように一元管理されていますか？Syncpitでは、通知を月間カレンダーで一元管理できるようにしています。一元管理によるメリットは2つあります。

▲通知設定月間カレンダー

①属人化されていた業務が見えるようになります

「催促」「勤怠チェック」は今まで人に依存しており、誰がどのように行っているのかが分かりづらい状況だったのではないでしょうか。カレンダーで一元管理することによって、今まで属人化していた業務が見えるようになります。

②通知のサイクルやタイミングを視覚的に調整できるようになります

通知可能な5つの時間帯（朝・昼前・昼過・夕方・夜）に区切って表示し、どの曜日の時間帯にどのような通知が設定されているか分かりやすくしました。
繰り返しの設定がされている定期通知の上にマウスのカーソルを合わせると、表示されている同じ通知がハイライトされるなどの工夫を行っており、通知のサイクルが分かりやすくなっています。

Syncpitは引き続き、バックオフィスの方々の「緊急・なるはや・よろしく」業務を一つずつ解消していきます。Ver.3では初期設定を含めて最短30分で「通知」「催促」「勤怠チェック」業務を自動化しました。今後はバックオフィス業務をさらに支援できるように、別の勤怠サービスとの連携も検討しています。また、LanScopeシリーズとの連携を強化し、例えば、LanScopeで取得したPCログデータを利用し、勤怠実績の突合ができる、などの機能も検討しています。これからもSyncpitにご期待ください！

Column　FAQ Botの社内浸透を「仕組み化」しました！

●FAQ Botの社内浸透を加速できます。「活用促進通知」機能
FAQ Botを社内展開しようとした際、「ボット利用を通知しても使ってくれない」
など、社内に浸透するまでに大きな壁を感じていませんか？SyncpitではVer.3から、利用されているFAQをランキング形式でお知らせできる「活用促進通知」機能を搭載しました。直近1ヶ月で利用されたFAQのランキングを20位まで通知します。ランキングには今必要なFAQが反映されやすく、通知によってBotの利用を促せます。定期通知によるBotの活用の自動化は、人依存のサポートやコストをかけずにBotを社内に浸透できるので大きなメリットと考えています。

●さらに、活用いただくために！検索キーワードのCSVエクスポート機能
ダッシュボードの費用対効果の見える化に加え、Ver.3からBot利用者がどんなキーワードを利用しているかが確認できるよう「検索キーワードをCSVエクスポート」できる機能を搭載しました。「検索結果が0件のキーワードをヒットするようにする」といった改善活動を行っていただけます。

▲検索キーワードのログをエクスポートしたCSV

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