テレワークの落とし穴！IT資産管理のクラウドシフトで適切なPC管理を行う効果とは？

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多くの職種で日常的にPCを利用する現代では、組織が保有しているPCを適切に管理することは必須と言える業務です。
しかしPC管理業務では、PCの有無だけではなく保守期限やリース期限、セキュリティ対策など管理するべき項目が多岐にわたります。
多くの組織ではPC管理に余計な手間をかけず、その他のコア業務にIT管理者のリソースを集中させたいと考えているのではないでしょうか。
この記事ではPC管理の重要性と管理できていない場合のリスク、基本的なPC管理の方法を解説します。

この記事では、PC管理の基礎知識をわかりやすく解説します。

PC管理の重要性が高まる背景

組織が保有するPCは業務に必要不可欠なツールであると同時に、適切な管理が行われていなければ、企業の機密情報が漏洩してしまうなどのセキュリティリスクにもなり得ます。

サイバー攻撃が巧妙化し情報漏洩のリスクが高まる現代では、PCを管理する観点は資産管理としてだけではありません。
PCを漏れなく管理し紛失や盗難の防止はもちろん、適切なセキュリティ対策が施されている状態を維持する必要があります。
また、外部からのサイバー攻撃だけではなく従業員による内部不正も情報漏洩に繋がる可能性があるため、PCの適切な利用を管理・監視することは内部不正の防止にも繋がります。

このように、PC管理は資産的な管理だけではなく、組織のセキュリティを守るためにも極めて重要です。

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PC管理を怠ることによる具体的なリスク

PC管理がおろそかになってしまうと、どのようなリスクがあるのでしょうか。ここでは適切なPC管理が行えていないことで生じるリスクについて解説します。

無駄なコストの発生

PCを調達してから廃棄するまでの流れをPCライフサイクルと呼びます。「調達」「初期設定」「運用」「廃棄」の流れが一般的です。
PCライフサイクルを適切に管理するためには、そのPCがいつ導入され、どこで使われているのかなどの情報を正確に管理しておく必要があります。
耐用年数を超えたPCに気づかず調達が遅れれば、動作の安定性を欠き故障リスクが高まったPCを業務利用しなければならないといった状況に陥るためです。
また、予備のPCで代用可能なのに新しくPCを調達してしまうなど、無駄なコストの発生にも繋がります。

セキュリティの低下

セキュリティ対策には多種多様な方法や製品がありますが、OSやウイルス対策ソフトを最新の状態に保つことは大前提とも言える基本のセキュリティ対策です。
しかし、従業員1人に1台のPCが貸与される環境では、OSアップデートなどの日常管理は従業員に任せることになります。
忙しくて後回しにしてしまう、セキュリティ意識が不十分で更新を怠ってしまうなどもあり、全てのPCを確実に最新の状態に保つのは難しいのではないでしょうか。
各PCの状態を一元管理することで適切な管理がされていないPCを検出し、是正することが可能になります。

ライセンス違反

有償のソフトウェアは買い切り型だけではなく、ライセンス契約により利用するものが多くあります。ライセンス規約は様々ですが、利用ユーザー数やデバイス数、利用期間による契約が一般的です。
複数製品のライセンスを利用していると管理が複雑になり、不要なライセンスを保持してしまうことで無駄なコストが掛かってしまったり、気づかないうちに契約しているライセンス数を超過しライセンス違反をしてしまうなどのリスクがあります。
ライセンス違反が発覚すると、莫大な賠償金を請求されるケースも存在します。
ライセンスを一括管理することで、このようなリスクを避けることができます。

IT資産管理ツールでは一覧を作成するだけではなく、ソフトウェアのインストール状況なども確認できます。PCの詳細情報を適切に管理することで無駄なコストの削減やセキュリティ対策に繋がります。

効果的なPC管理方法とツールの活用

IT管理者が人力で組織のPCを管理するのは、工数や質の観点からも限界があるのではないでしょうか。
後述しますが、PC管理は組織が保有するPCの一覧を作成するだけでは不十分なケースが多くあります。

そのため、管理対象が多い組織であればIT資産管理ツールを導入して管理の効率化を図るのが一般的です。
IT資産管理ツールは管理下にあるPCのハードウェア情報・設定情報などを自動収集し、資産台帳を効率的に作成します。
その他、操作ログ取得やUSBデバイスの利用制限、Webフィルタリングなど、セキュリティ機能を搭載した製品も存在します。

保有するPCが数台であれば管理者が各PCを調査し、資産台帳を作成・更新する方法も考えられます。
しかし、台数が増えるにつれて管理者の負担は膨大になり、本来の業務に支障が出てしまうでしょう。
入力間違いや抜け漏れなどのケアレスミスのリスクも無視できません。

管理する台数が増えれば増えるほどPC管理は手間が掛かり、ミスを誘発しやすい作業です。効率的で正確なPC管理を実現するためにはツールの検討も重要です。

表計算ソフトによるPC管理とIT資産管理ツールの比較

IT資産管理ツールを活用することで、表計算ソフトでは実現できないPC管理の効率化やセキュリティ対策を実現できます。製品により提供される機能は異なりますが、一般的に搭載されている機能に関して比較すると、下記の通りです。

ツールを利用しない場合と比較して、管理効率の向上やセキュリティの強化を見込むことができます。
管理対象の台数やIT担当者のリソースとのバランスを加味して検討するとよいでしょう。

PC管理で重要となる基本項目

IT資産管理ツールではPCの外見だけではわからないシステム情報を管理することが可能です。
製品により項目は異なりますが、基本的な管理項目を紹介します。

IT資産管理

IT資産とは、企業が保有するIT機器などの資産のことを指します。具体的には、PC、タブレット、スマートフォン、サーバー、ストレージ機器、プリンター、ルーターなどのネットワーク機器、アプリケーション、セキュリティソフトウェアなどが含まれます。

管理番号、品名、固定資産番号、登録日、設置場所などの情報を記録し管理します。

PC管理では、購入時に管理番号や固定資産番号を付与し、台帳に登録します。「誰が」「どこで」使用しているかを対象のPCを廃棄するまで管理します。

インベントリ情報

インベントリとは、「目録」や「保有資産」を意味し、PC管理におけるインベントリ管理は、OSやアプリケーション、ライセンス情報、セキュリティ情報などの管理を指します。

インベントリ管理によって、セキュリティ上の問題が発生した場合に、どのデバイスにどのようなリスクがあるのかを素早く把握でき、影響を最小限に抑えることができます。

ライセンス管理

ライセンス管理とは、インベントリ管理で得られた情報と保有しているライセンス情報の照合、ライセンス期限の確認、重複利用の検出、再利用可否の判断などが含まれます。
ライセンス管理には、ソフトウェアのバージョン、ベンダー、使用者、管理部門、ライセンス形態、ライセンスの数、使用開始日などの情報が必要です。IT資産管理ツールを利用することで、これらの情報を収集し、ライセンス利用が適切かを確認することができます。

サブスクリプション型のソフトウェアやクラウドサービスのライセンスも含め、適切なライセンス管理を行うことで、ライセンス違反の防止、コスト削減や業務の円滑化が図られます。ライセンス管理は、企業のリスク管理やコスト削減に大きく寄与する重要な要素です。

PC管理は資産把握とセキュリティ対策に必須

PCは導入して終わりではなく、各種設定やアップデート、ライセンスの適用など様々な関連情報が存在する資産です。
従業員それぞれが間違いなくPCを管理することは難しく、知識のある管理者が一括して管理することが大切です。
管理者の工数圧迫を防ぎ、正確なPC管理を実現するためにはIT資産管理ツールの導入が有効です。
従業員が意図せず情報を持ち出してしまうことで起こる情報漏洩や増加するサイバー攻撃に対応するためのセキュリティ対策の観点からも、IT資産管理ツールを活用することが不測の事態を防止することに繋がるのではないでしょうか。
自組織のPC管理を見直し、必要な対策はどのようなものなのか検討してみましょう。

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ここまで、PC管理について解説してきました。最後に、エムオーテックスが提供するクラウドIT資産管理・MDM「LANSCOPE エンドポイントマネージャー クラウド版」についてご紹介します。
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