企業・個人の間で行われる「ファイル共有の方法」には様々なものがあり、以下のような手法が代表例として挙げられます。

利便性の高いファイル共有ですが、利用方法を誤ると、情報漏洩や操作ミスによるデータの削除、意図しない書き換えといったリスクが発生する懸念もあります。

個人はもちろん、ビジネスシーンの利用においては、ファイルへのアクセス権限設定やデータのバックアップ機能といったセキュリティ機能をうまく活用し、クラウドストレージを安全に活用することが重要です。

（ビジネスシーンで活用できるクラウドストレージサービスの詳細を知りたいという方は「代表的なクラウドストレージサービス」の章からご覧ください）。

この記事では、ファイル共有の7つの方法についてや、より安全にファイル共有を行うためのセキュリティ対策などをわかりやすく解説します。

ファイル共有の代表的な方法7選

ファイル共有は、ビジネスや個人利用において欠かせない機能の1つです。同じファイル共有でも手法によって特徴があるため、用途や状況に応じて適切な方法を選ぶことが重要です。

ここでは、代表的なファイル共有の方法を7つご紹介します。

1．クラウドストレージ

クラウドストレージは、インターネット上にデータを保存・共有できるサービスです。場所を問わずアクセスできる利便性が特徴で、複数人での同時編集も可能です。

セキュリティ面でも優れており、多くのサービスでアクセス制限やパスワード設定ができます。

2．ファイル転送サービス

大容量ファイルの送受信に適したオンラインサービスで、ファイルをアップロードし、生成されたURLを相手に送れば共有できます。ソフトウェアの導入が不要で、社内外問わず利用可能です。

ただし、こうしたサービスの多くは保存期間に制限があるので、データの蓄積には不向きという側面があります。

USBメモリ

ファイルをUSBメモリに保存し、受け渡しすることでも共有可能です。

端末間でファイルを直接コピーできる簡便さが特徴ですが、クラウドサービスと異なり、同時閲覧や編集ができない点が欠点です。また、USB本体の紛失や盗難リスクがあり、第三者にUSBの中を見られると情報が漏洩するリスクがあります。

「データ持ち出し」などの内部不正や、マルウェア感染といったセキュリティリスクの要因となるため、「USBメモリの使用」自体を制限している企業も少なくありません。

4．メールの添付ファイル

メールにファイルを添付し、相手に送信することでファイルの共有が可能です。

手軽にサービスを利用できる一方、以下のようなデメリットがあります。

5．PCの共有フォルダ

同一ネットワークにあるPC同士で、共有フォルダを利用し、ファイル共有を行う方法です。Windows 10 以降の標準機能を利用するため、追加のソフトウェア購入などは不要です。

ただし、共有フォルダが保存されているPCが故障すると、アクセスできなくなるリスクがあるため、日頃からバックアップを作成することが必要不可欠です。

6．NAS

NASシステムとは、ネットワークへの接続が可能なハードディスクを使用する方法です。USBケーブルなどで接続する「外付けHDD」と異なり、インターネットを通じて、同一ネットワーク内の複数の端末からアクセスし、データの保存や閲覧ができます。

NASのメリットとして

などが挙げられますが、細かいカスタマイズなどは難しいというデメリットもあります。

7．ファイルサーバー

ファイルサーバーは、高度なセキュリティ設定や大容量ストレージが特徴のシステムです。複数名が同時にアクセスしてファイルのやり取り・保存を行うことができ、すべてのファイルを管理者が一元的に管理できるため、企業・組織のデータ管理に適しています。

ベンターが提供するクラウドストレージと異なり、企業が自社で構築するのが特徴です。

ただし構築には専門知識が必要であり、導入コストも発生します。カスタマイズ性は高いものの、運用には人的リソースやある程度の知識が必要になるでしょう。

このように「ファイル共有」には複数の種類があり、特長やメリットも異なります。自社の目的や規模・リソースなども加味して、最適な方法を選択すると良いでしょう。

ファイル共有サービスの市場は右肩上がり

DX推進やリモートワークの普及といった「働き方の変化」の影響を受け、企業向けの「ファイル同期・共有市場」は、近年急速に成長しています。

コンサルティング企業「Mordor Intelligence (モルドールインテリジェンス)」の調査よると、企業向けの「ファイル同期・共有サービス」市場は、2029年までに364億2,000万米ドルに達すると予測されており、また2024年から2029年にかけての年平均成長率（CAGR）は、24.38％という驚異的な成長が見込まれています。

▼法人向け「ファイル同期および共有」市場規模予測

出典：Mordor Intelligence｜エンタープライズ ファイル同期および共有 (EFSS) の市場規模と市場規模株式分析 – 成長傾向と成長傾向予測 (2024 ～ 2029 年)

日本国内でも同様にファイル共有のニーズが高まっており、今後もこの傾向は続くことが予想されます。

ただしファイル共有にはリスクもある

利便性の高いファイル共有ですが、以下のようなセキュリティリスクも存在します。

これらのリスクを軽減するために、企業はもちろん個人がファイル共有を行う際には、適切なセキュリティ対策・運用管理が重要です。

ファイル共有で特にニーズが高まっている「クラウドストレージ」で出来ること

ファイル共有サービスの中でも、特に多くの企業・組織が導入を促進しているのが「クラウドストレージ」です。

クラウドストレージとは、インターネット経由でデータを保存、管理、アクセスできるオンラインのストレージサービスのことです。自社構築するファイルサーバーと違い、ベンダーが環境を提供する点が特徴です。

ユーザーは、パソコンなどの端末上にデータを保存する代わりに、インターネットを介して「クラウドプロバイダー」のサーバー上にデータを保存し、どこからでも、複数名で、データへのアクセスが可能となります。

また、クラウドストレージでは、以下のことが可能です。

ファイルへのアクセス権限の付与

クラウドストレージの優れた点は、ユーザーごとにきめ細かなセキュリティレベルを設定できることです。外部パートナーと協働する際も、機密情報へのアクセスを制限しつつ、必要なデータのみを共有ができます。
これにより、情報漏洩のリスクを最小限に抑えながら、効果的な外部連携が実現します。

データのバックアップ

多くのクラウドストレージには自動バックアップ機能が搭載されています。
そのため、操作ミスによってファイルを削除してしまったり、書き換えたりしても、バックアップからファイルを復元できます。

スマートフォンでの共有

クラウドストレージは、インターネットに接続されていれば、場所や端末の種類問わずアクセスすることができます。
例えば、クラウドストレージに保存された資料を、移動中にスマートフォンで閲覧したり、編集したりすることも可能です。

代表的なクラウドストレージサービス

以下の表は、主要なクラウドストレージサービスの特徴をまとめたものです。

サービス名	特徴
OneDrive	・Microsoft 365 と統合されており、複雑な設定をしなくても Word や Excel から直接保存・編集などが可能
Microsoft SharePoint	・OneDrive の機能に加えて、フォルダやファイルごとの権限設定などの管理機能が充実
GoogleDrive	・Google Workspaceと統合されており、Docsやスプレッドシートから直接保存・編集などが可能。Googleの検索技術を活かした協力な検索機能
Box	・容量上限無し クラウドストレージとして単独で様々な設定が可能。大規模、エンタープライズ向けに特化しており、セキュリティ機能が強力
Dropbox	・個人向けから始まったサービスで、使い勝手の良いインターフェースや同期機能などにより、個人・中小企業向け

これらのサービスは、それぞれ独自の特徴を持っています。選択する際は、必要な容量、セキュリティ要件、他のツールとの連携性、コストなどを総合的に考慮することが重要です。

組織の規模や業務の性質に応じて適切なサービスを選ぶことで、効率的なデータ管理と共有が可能となります。「OneDrive」「Sharepoint」のファイル共有や設定に関しては、以下の記事にもまとめています。

クラウドストレージの選定ポイント

クラウドストレージを選ぶ際には、自社のニーズや予算など、様々な要素を考慮する必要があります。以下に主要な選定ポイントを挙げ、それぞれの重要性を解説します。

ランニングコスト

多くのサービスは月額または年額制で、初期費用は低くても継続的な支出が必要です。
選定時には、提供される機能や容量、ユーザー数と費用のバランスを慎重に評価しましょう。一部の法人向けサービスでは、無料の試用期間や検証用アカウントを提供しています。
長期的な視点でコストを考え、会社の規模や成長に合わせて柔軟に対応できるプランを選択することが大切です。

セキュリティ機能の強さ

企業のデータ保護・情報漏洩対策において、クラウドサービスの「セキュリティ機能の精度」は最重要事項です。個人向けの無料サービスは、セキュリティ面で不安が残るため、企業が利用するのであれば「法人向け」のサービスを選ぶことをおすすめします。

中でも、高度な暗号化技術や多要素認証など、強固なセキュリティ機能を持つサービスを選びましょう。さらに、アクセス権限の詳細な設定や監査ログの確認ができるものが望ましいです。これにより、内部不正や操作ミスによるデータ流出リスクを低減できます。

データ容量

自社が必要なデータの容量に合致したプランが提供されているかを確認しましょう。また必要に応じて、簡単な手続きで容量を増やせる仕様になっているかも重要です。

共同編集や権限設定

チームでの利用を想定する場合、ファイルを簡単に共有できるか、リアルタイムで共同編集できるかといった点も重要です。「主なクラウドストレージ」であげた、Microsoft OneDrive や Google Drive などは、複数ユーザーにて同時編集が可能です。

またフォルダやファイルごとに、アクセス権限を細かく設定できるかも見るべきポイントです。不適切な権限設定は、先述のとおり情報漏洩を招いたり、データを削除・上書きしたりといった被害に繋がりかねません。

読み取り専用、編集可、共有リンクの期限設定などが可能かも見ておくと良いでしょう。

より安全にファイル共有を行うために

より安全にファイル共有を行うため、以下のセキュリティ対策をあわせて行うようにしましょう。

ファイルを暗号化する

ファイルを暗号化することで、許可されたユーザー以外は内容を閲覧できないため、万が一データが漏洩しても機密性を保つことができます。
暗号化には主に以下の3つの方式があります。

適切な暗号化方式を選択し、ファイル共有の各段階で暗号化を適用することで、データ漏洩のリスクを大幅に軽減できます。

IPアドレスでアクセスを制御する

共有フォルダに接続可能なIPアドレスやホスト名をあらかじめ指定することで、第三者の不正なファイル閲覧・アクセスを防ぐことができます。

主な方法として以下があげられます。
・ファイアウォールにアクセスルールを設定し、許可または禁止するIPアドレスを指定
・Webサーバーの設定ファイル（httpd.confなど）や htaccess ファイルに、アクセスを許可または禁止するIPアドレスを記述

信頼できるIPアドレスにアクセスを限定することで、外部からの不正アクセスを大幅に減らすことが可能です。また、過去に不正アクセスがあったIPアドレスを禁止リストに登録することで、再発防止に役立ちます。

多要素認証を導入する

クラウドストレージやファイルサーバーへの不正アクセスを防ぐ手段として「多要素認証」は非常に有効です。多要素認証とは、複数の異なる認証要素を組み合わせることで、ユーザー認証のセキュリティを強化する方法です。
多要素認証を設定すると、ユーザーはログインの際、以下の3つの要素から2つ以上の項目に対応する必要があります。

例えば、「パスワード入力（知識情報）」後に、スマートフォンへの認証コード入力（所持情報）を要求するといった認証の流れは、「多要素認証」に該当します。

▼多要素認証のイメージ

多要素認証の導入により、単一の認証方法よりも高いセキュリティレベルを確保でき、不正アクセスのリスクを低減できます。

推測されにくいパスワードを設定する

安全なファイル共有のためには、ファイルの保存先であるクラウドストレージなどのログイン時に、強力なパスワードを設定することも重要です。

単純なパスワードやパスワードの使いまわしは、ブルートフォース攻撃や辞書攻撃といったサイバー攻撃によって、パスワードを推測され、認証を突破されてしまうリスクがあります。

推測されにくいパスワードを作成するためには、以下のポイントを考慮する必要があります。

また、Web上で誰でも簡単に利用可能な「パスワード生成ソフト」を利用するのもおすすめです。

あわせて「パスワードの使いまわし」も危険なため、パスワード管理ツールなどをうまく活用し、サービスごとに異なるパスワードを使うようにしましょう。

安全にファイル共有するなら、LANSCOPE プロフェッショナルサービスにお任せ

安全にファイル共有を行うためには、アクセス権限や外部共有の設定を定期的に見直すことが重要です。

LANSCOPEプロフェッショナルサービスが提供する「Microsoft 365セキュリティ診断」では、MOTEXの経験豊富な専門エンジニアが、お客様の Microsoft 365 環境全体を診断し、OneDrive や SharePoint といったクラウドストレージを含む Microsoft 365設定の不備を洗い出し、インシデントにつながるリスクの改善をサポートします。

以下のような項目を細かく確認し、修正を支援します。

さらに、Microsoft 365のサービスがアップデートされた際、意図しない設定変更や初期化が発生した場合でも、このセキュリティ診断を実施することで、設定の漏れを網羅的に改善することが可能です。

「Microsoft 365セキュリティ診断」は、診断範囲に応じて複数のプランをご用意しています。

従業員の不正なファイル操作をリアルタイムで把握できる「LANSCOPE エンドポイントマネージャー クラウド版」

IT資産管理・MDMツール「LANSCOPE エンドポイントマネージャー クラウド版」では、従業員のPC操作における「操作ログ」を自動取得し、ユーザーの不正なファイル共有や持ち出しといった、セキュリティリスクに繋がる行動を、一目で把握することが可能です。

操作ログは、最大5年分の保存が可能。ログ画面からは「ファイル操作」のほか、アプリの利用、Webサイトの閲覧、Wi-Fi接続などインシデントに繋がる従業員の行動について、「どのPCで」「誰が」「いつ」「どんな操作をしたか」などを簡単に把握できます。

情報漏洩に繋がりそうな従業員の不正操作を、早期に発見し、インシデントを防止することが可能です。

Microsoft 365 の不正操作を、監査ログで見える化「LANSCOPE セキュリティオーディター」

LANSCOPE セキュリティオーディターでは、SharePoint を含む Microsoft 365 の監査ログを取得し、「誰が」「いつ」「何をアップロード・共有し」「誰がダウンロードしたのか」といった、Microsoft 365 上における操作を、管理者側が一覧で把握することができます。 
 
ログは最大25カ月保存できるため、万一 Microsoft 365 に起因した情報漏洩が発生した場合も、速やかに原因を特定することが可能です。 

また、従業員が「社外ユーザーを無許可で招待した」「機密情報の入ったファイルをダウンロードした」といったセキュリティリスクのある操作を行い、事前に設定したポリシーに違反した場合、管理者はその動向をレポートで把握したり、従業員本人にアラートで注意喚起したりすることが可能です。 

▼操作アラート一覧

組織外共有アラート	組織外の不特定ユーザーにフォルダやファイルを共有した場合に把握できます。
キーワード共有アラート	指定したキーワードを含むフォルダやファイルを共有した場合に把握できます。
時間外操作アラート	指定した時間外にアプリの利用があった場合に把握できます。
ゲストユーザー招待アラート	ゲストユーザーを招待した場合に把握できます。

日常から定期的にMicrosoft 365 における利用状況を把握し、早期にインシデントへ対応されたいお客様に最適です。 

まとめ

本記事では、「ファイル共有」をテーマに、その方法やリスクなどを解説しました。

様々な共有方法を紹介しましたが、ビジネスシーンにおいては、高度なセキュリティ機能を搭載しているクラウドストレージの利用がおすすめです。

クラウドストレージ以外の共有方法を利用する場合は、ファイルの暗号化や多要素認証の導入を行い、セキュリティレベルを向上させましょう。