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IT資産管理のイロハ

IT資産管理のイロハ

情シスでは、サーバーやルータなどの多くのネットワーク機器を管理しています。これらの機器をしっかりと管理しておかないと、リース切れの時期や減価償却の時期が分からないなんてことにもなりかねません。
そこで今回は情シスさんのためのIT資産管理のイロハを紹介します。

IT資産管理の目的

情シスの皆様は、日々増減するシステム(PCやサーバー、ネットワーク機器など)をどのように管理しているでしょうか。日々のシステム構築プロジェクトの管理や目先のPCのセットアップに追われて、構築済のシステムの管理を後回しにしていないでしょうか。

設備の移設や撤去など、IT資産の増減に関わる場合はもちろん、IT資産の増減を伴わない場合もしっかりと資産の管理を行っていますでしょうか。もし管理をしっかりと行っていない場合、IT資産の管理は属人的になってしまい、担当者が変わるたびに「この機器はリースなのか自社資産なのか?」「この機器はまだ使用しているのか?」など、毎回確認しなければいけなくなってしまいます。

そうならないためにも、IT資産の管理は確実に行う必要があります。IT資産管理の目的には次のようなものがあります。

* 法令遵守
* 説明責任
* コスト最適化
* セキュリティ対策

法令遵守

IT資産の中でもソフトウェア製品は、ライセンスで管理することが一般的です。ライセンスをきちんと管理せずに、ライセンスが切れているソフトウェアを使い続けた場合、不正利用となり法令遵守(コンプライアンス)違反となってしまいます。
最悪の場合、企業価値の低下など企業にとって大きなダメージとなる場合もあります。

説明責任

企業が保持しているIT資産は、社内の経理部門や社外のパートナー企業などと情報を共有する必要があります。その場合に、IT資産管理台帳に相当するものがあれば、必要になったら毎回機器を現物確認することも不要です。
そのため、IT資産の管理は常に最新の状態にしておくことが重要です。

コスト最適化

IT資産管理をきちんと行うことで、無駄な投資をする必要がなくなります。また不要になった機器の保守費用やライセンス費用を抑制することもできますので、コスト最適化にもつながります。
また、不要となった機器を撤去することで、ラックスペースを確保できますし、無駄な電力を減らすこともできます。

ソフトウェアのライセンスもしっかりと管理しておけば、無駄なライセンスを購入することがなくなり、コスト最適化につながります。

セキュリティ対策

社内でセキュリティ対策をしっかり実施していたとしても、IT資産管理を漏れなく実施しなければ、セキュリティリスクが発生してしまいます。保有するIT資産をすべて管理できて初めて確実なセキュリティ対策ができます。
自社にどのような資産が何台あるのか、どのように使用しているのかを把握できていない状況で、セキュリティ対策はできません。

IT資産管理の方法

では、何を資産管理の対象にすればよいでしょうか。IT資産管理をする前に、何を資産管理してどのように運用していくのかの方針を立てておく必要があります。一般的には次の3つの情報を管理します。

* 管理機器
サーバー、ネットワーク機器、ラック、PC、ソフトウェア、ライセンスなど
管理する機器は会社によって違いはありますが、PCのディスプレイやキーボード、マウス、OAタップ、作業テーブルなど物理的なものは全て別々に管理することが一般的です。

* 資産区分
買い取り、リース、レンタルなど
管理対象機器が「買い取り」なのか「リース」なのか「レンタル」なのかも管理しておきます。買い取りの場合は自社で付与した管理番号で管理しますし、リースの場合はリース会社から付与された番号で管理することが一般的です。
リース会社によっては、キーボードやマウスなどを「一式」として番号を付与している場合がありますので、その場合は独自に管理番号を付与して別々に管理した方がよいでしょう。

* 利用区分
商用機器、検証機器など
管理機器が商用で利用しているのか、検証や開発で利用しているのかも管理しておくと、どの機器が廃棄しやすいか、どの機器は重要な機器なのかが分かりますので併せて管理すると良いでしょう。

Excelでの管理と資産管理ソフトでの管理

IT資産管理の方法にはExcelなどの表計算ソフトでの管理と、資産管理に特化したソフトウェアを使った管理方法の2通りがあります。

■Excelなどの表計算ソフト

Excelなどの一般的なソフトウェアを利用するメリットは、なんと言っても追加投資が不要ということです。デメリットとしては、資産管理台帳のテンプレートを作成しなければいけないことと、管理台数が増えてくると管理項目や更新作業が煩雑になり、管理しきれなくなってしまうという点があります。

■資産管理に特化したソフトウェア

資産管理に特化したソフトウェアを利用するメリットは、資産管理に特化しているため管理作業しやすい操作性や資産管理に特化した機能が搭載されている点です。デメリットは資産管理ソフトを追加で購入するためのコストが発生する点です。

資産管理台帳の作成と管理

台数が少ない場合や管理する機器の種類が少ない場合は、1つの資産管理台帳で管理してもよいですが、一般的には次のように複数の管理台帳で管理します。

台帳 目的 記載内容
資産管理台帳 管理台数・資産区分の明確化と設置場所の管理 機器管理番号、機器情報、導入日、設置場所、リース番号、リース開始終了日、固定資産番号
リース
管理台帳
リース契約している機器の管理 機器一覧、リース会社、リース契約番号、設置場所、契約日、リース料など
ソフトウェア
管理台帳
ソフトウェア一覧の管理 導入ソフトウェア、保有ライセンス

資産管理台帳

メインとなる台帳で、管理する台数や種類が少ない場合は、資産管理台帳で全てを管理することもあります。記載する項目は「管理番号」「機器情報」「導入日」「設置場所」「リース情報」などを記載します。

資産管理台帳サンプル

※資産管理台帳サンプル

リース管理台帳

リース機器が多い場合は、リース管理台帳を作成します。記載する項目には、「リース会社名」「契約番号」「案件名」「設置場所」「契約日」「リース料金」などを記載します。

ソフトウェア管理台帳

ソフトウェア管理は物理機器とは違い、現物確認ができないため管理が複雑になりがちです。適切にソフトウェアの管理を行う際に参考になる情報として、「IT資産管理評価認定協会(SAMAC)」から、ソフトウェア資産管理基準 Ver4.1(2018年4月現在)が公開されていますので、ぜひ参考にしてみてください。
ソフトウェア資産管理基準 Ver4.1(PDF)
http://www.samac.or.jp/docs/kanrikijyun_ver4.1_20140618.pdf

資産管理台帳は作成して終わりではなく、日々管理し常に最新の状態を保つことが重要です。そのために、資産管理台帳の運用方針を事前に取り決めておくとよいでしょう。

一般的な資産管理台帳の運用方法は、以下の流れとなります。

* 計画

資産をどのように管理するのかを検討し、資産管理台帳の作成と更新するための計画を行います。短期的な計画だけではなく、中長期的なイベントも考慮して作成するようにします。

* 情報収集

管理する資産がどこにあるのかを収集します。思わぬ場所に資産があることもあるため、幅広く情報を集めます。リース品などは他部門が保持していることもありあるため、必要に応じて他部門との打ち合わせも実施します。

* 現物確認

収集した情報をもとに現物確認を行います。収集した情報だけで終わらせるのではなく、必ず現物確認を行うことが大切です。

* 資産管理台帳の更新

現物確認の結果から、資産管理台帳を更新します。

機器の管理

資産管理台帳を管理するとともに、機器自体の管理についても確実に行いましょう。一般的に機器自体の管理には、次のような内容を記載したシールを貼り付けておきます。

* 管理番号
* 名称
* 日付

最近はバーコードシールを利用して機器を管理する方法も多くなってきました。

資産管理の運用

資産管理は資産管理台帳を作成するよりも、それを維持管理していくことがとても重要です。そのためには、しっかりと運用ルールを作成しておかなければいけません。ここでは資産管理の効率的な運用方法について説明していきます。

担当者の選定

最初に資産管理の担当者を選定します。情シス内で資産管理を行っている場合は、現場のシステム担当者と統括する上司を選定することになると思います。会社の規模が大きく、管理部門等で資産を管理している場合は、管理部門と連携する情シスの担当者を選定します。

資産管理ルールの検討

「機器の新設」や「機器の移動」など、機器の増減が発生した場合に、作業の承認フローを設けておくと、資産管理に抜け漏れがなくなります。

また、定期的に「棚卸し」期間を設けることで、管理対象と管理台帳の突き合わせを行い、管理台帳の精度を高めることも重要です。一般的に棚卸しは年2回行うことが多いようです。棚卸しの実施方法は、資産を設置している部門に台帳と現物の突き合わせをお願いするか、情シスなどの資産管理部門が現場を訪問し、突き合わせを実施します。

年間のIT資産管理スケジュールの作成

リースが終了する時期や棚卸しを実施する時期、保守期限が切れる時期などのタイミングを把握するために年間のIT資産管理スケジュールを作成しましょう。
スケジュールに記載する内容には次のようなものがあります。

* 機器ごとのリース終了時期
* 棚卸しの時期
* 機器ごとの保守期限終了時期
* 機器やソフトウェアごとのサポート終了時期
* 法改正の時期

まとめ

以上、IT資産管理のイロハについて解説しました。資産管理台帳の作成は相当のマンパワーが必要になりますが、運用フローをしっかりと設計しておけば、管理台帳の更新業務はそれほど時間はかかりません。
逆に中途半端な資産管理は抜け漏れが発生したり、管理に時間がかかったりと無駄なコストばかり増えてしまいます。本記事が自社のIT資産管理を見直すきっかけとなれば幸いです。

一般的に管理台数が数十台程度であれば、Excelでも管理可能ですが100台を超えてくると、管理項目や更新作業が煩雑になり、管理簿自体も最新の状態を保つことが難しくなってきます。その場合は、資産管理ソフトの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

資産管理ソフトの導入メリットは次のとおりです。

■システムによる管理のため、精度の高い管理が可能になる
■資産の状況が簡単に照会可能になる
■資産の棚卸し業務を効率的に行うことが可能になる
■一元的なセキュリティ対策が可能になる
■一元的に管理することで、無駄な投資コスト削減につなげることが可能になる