テレワーク/在宅勤務における勤怠・残業・労務管理の課題

オフィス以外の場所で業務を行うテレワークの必要性が急速に高まっています。最初は2019年から施行が始まった、働き方改革関連法に合わせた企業の働き方改革の一環として検討・実施が行われていたテレワークですが、2020年のコロナ禍により半ば強制的に自宅で業務を行う在宅勤務が増加し1年以上経過した現在も継続しており今後もオフィスとオフィス以外での業務を行う事が当たり前になっていくでしょう。
一方で、これまではオフィスに出勤することを前提として最適化されていた様々なシステムやルール、運用面で課題が出てきています。
テレワーク実施時の課題を調査したレポートでは、一番目にセキュリティの課題があげられる事が多いものの、次いで二番目に課題としてあがるのがテレワーク/在宅勤務における勤怠や残業などの労務管理の課題です。

業務の可視化とテレワークへの対応
業務の可視化とテレワークへの対応

働き方の“可視化”のポイントと業務内容・業務時間の可視化を実現する方法をご紹介します。

  • ・求められる働き方の"可視化"
  • ・業務内容・業務時間の可視化を実現
  • ・場所を選ばず働きたい
  • ・テレワークを支える"最新セキュリティ"対策
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テレワーク/在宅勤務時の勤怠・残業・労務管理に関わるよくある課題

  1. サービス残業や過剰労働等、実際の労働時間の把握が難しく大きな問題になるまで気付かない課題
  2. 総務・人事部門と情報システム部門間の役割、やり取りの課題
  3. 注意喚起や指導を何度行っても無くならないサービス残業への対応

LANSCOPEで業務実態を見える化!テレワーク環境での労務管理の課題を解決

サービス残業や過剰労働等、実際の労働時間の把握が難しく大きな問題になるまで気付かない課題

見えない場所での業務でもLANSCOPEが業務状況を見える化、業務の実態を把握し適切な対応を行えます。

テレワークにより生産性が向上するというレポートが多い一方で、業務の長時間化が進む傾向にあると言われています。背景には自宅が仕事場になるため、ついつい仕事を続けてしまうという環境であることや、仕事とプライベートの切り替えがうまくできず、結果的に業務時間が伸びる等の傾向があります。
このような場合でも、勤怠を実際に業務した時間で提出されていれば問題はないのですが、実際の業務時間より短く勤怠を提出するサービス残業や過少に業務時間を申請されることも多く、労務管理上の大きな課題となっています。

特にテレワークでのサービス残業はオフィスでの業務と違い、“残業をしている姿が直接は見えない為”これまで以上に発見が難しく気が付いた時には大きな問題になっている事もあります。
また勤怠情報は各組織で取得していると思いますが、テレワークによりこれまでのタイムカードやカードキーによる勤怠管理システムが使えなくなり、自己申告による勤怠管理を行っている組織も多く、これらサービス残業に気付かないという課題を加速させています。

LANSCOPEオンプレミス版では、テレワーク/在宅勤務環境下での「業務実態の見えない課題」を、パソコンの操作履歴を可視化することで業務実態の見える化を実現し、テレワーク環境下での勤怠・残業・労務管理の課題を解決します。

LANSCOPEで業務実態を見える化!テレワーク環境での労務管理の課題を解決

LANSCOPEの一番の特徴である操作ログ取得機能は、パソコンで操作したすべての操作をドライブレコーダーのように取得し履歴として保存します。この操作履歴は内部不正対策などで活用されてきた情報ですが、勤怠管理に応用することで、パソコンの操作情報=業務の状況を可視化することができます。

パソコンの電源をONにして業務を開始した時間を「出勤」、パソコンの電源をOFFにして業務を終了した時間を「退勤」とすることで、見えないテレワーク環境でも実際に業務を行っていた最初と最後の時刻を把握することが可能です。パソコンの操作状況は、上記図のようにグラフィカルに表示され定時間内での業務の状況(グリーン)や定時前後の残業の状況(オレンジ)が一目で分かります。

また、その残業が適切なのかどうか、サボっているのではないか、といった懸念もテレワーク環境による見えない不安から大きな課題となっています。LANSCOPEの勤怠管理は、確認したい時間帯をクリックすることで、実際にその時間帯にどんなパソコン操作をしているのか、を簡単に確認することができ、不要な残業の削減や正しく業務を行っていることの証明に活用できます。

テレワーク/在宅勤務での、業務実態が見えないことによる勤怠・残業・労務管理上の課題を、LANSCOPEはログによる可視化・見える化により解決します。

総務・人事部門と情報システム部門間の役割分担、連携の課題

勤怠管理ツールとパソコン操作データを連携することで、総務・人事部門でおこなっている従来の労務管理に業務実態を合わせて管理。

労務管理や勤怠情報の管理は、これまでは総務・人事部門で行われていることが多いと思います。しかし、テレワーク / 在宅勤務が進む中で、業務実態が見えない課題が顕在化する中で、課題1で記載したような業務状況を確認するツールの導入による解決方法をとることが増えています。しかし、ここで従来の労務管理に追加された、業務実態の把握・管理をどの部門が行うのかという新たな課題が発生します。
総務・人事部門から、勤務実態情報が必要な場合に都度、情報システム部門に問合せを行う運用も聞きますが、都度依頼をして確認をして対応する、という手間が増えてしまい、また個別の確認では全体を把握することが難しく正しい現状把握と対策が打てないという課題があります。

LANSCOPEオンプレミス版では、パソコンの操作を軸とした、業務の開始と終了の情報をCSVデータとして出力が可能ですので、加工もしやすく従来の勤怠管理データとの紐づけが容易です。出力されるデータには、「業務の開始時刻」、「業務の終了時刻」、「稼働時間」、「業務時間外の稼働時間」などが含まれており、業務の開始・終了だけでなく例えば月間の稼働時間、残業時間の計算が行いやすくなっています。

また、LANSCOPEは各種勤怠管理システムとの連携を用意しております。各種勤怠管理システム上にパソコンの操作による業務開始・終了時刻を取り込むことでデータの一元管理が可能になります。勤怠管理システムにより連携可能な内容が変わる為、詳細はご確認ください。

勤怠管理ツールとパソコン操作データを連携することで、総務・人事部門でおこなっている従来の労務管理に業務実態を合わせて管理

注意喚起や指導を何度行っても無くならないサービス残業への対応

手を尽くしても無くならないサービス残業に対して、最後の手段として強制的にパソコンを終了することで強制的に業務を終了。

総務・人事部門からの注意喚起や指導、各業務ラインの上長やトップからの指導など、色々と手を尽くしてもサービス残業が無くならない場合があります。背景には、「残業代はいらないから仕事をさせて欲しい」、であったり、「納期を守る為に業務をせざるを得ない」などなどそれぞれの事情があることがほとんどです。
しかし、一方で労働管理上はサービス残業を認める事はできず、また従業員の心身の健康のためにも長時間の業務などは是正していく必要があります。

どうしても無くならないサービス残業に対して、LANSCOPEでは強制的にパソコンを終了することで業務を継続できない状態にすることが可能です。大切なのは業務を止めることではなく、サービス残業を是正し業務負荷の分散や人員の増加など、適切な対応を行う事です。
LANSCOPEでは、3段階の通知により残業に対する教育効果と対応を行えます。

●終了促進の通知

定時や定時の1時間後など、指定した時刻を超えてパソコンを使っている場合に、パソコンの終了を促すメッセージを表示し一定の時刻を超えた業務の減少を行います。

●定期的な終了の通知

定時後に定期的に業務の終了を促す通知を出すことで業務の終了を促します。一度目の通知以降も業務をしている場合に、定期的に通知を出すことで長時間残業の抑止を行います。

●強制的な電源のOFF通知

どうしても残業が減らない場合には、通知後に一定の時間が経過したのち、パソコンの電源を強制的に終了する通知を行います。
パソコンを再起動しても再び強制的に電源をOFFにするため、翌日まで業務ができない状態を強制的に作り、過度な残業の抑制を行います。

手を尽くしても無くならないサービス残業に対して、最後の手段として強制的にパソコンを終了することで強制的に業務を終了
業務の可視化とテレワークへの対応
業務の可視化とテレワークへの対応

働き方の“可視化”のポイントと業務内容・業務時間の可視化を実現する方法をご紹介します。

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  • ・業務内容・業務時間の可視化を実現
  • ・場所を選ばず働きたい
  • ・テレワークを支える"最新セキュリティ"対策
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